新形勢下對財(cái)務(wù)檔案管理的探析

曲艷華

（山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，山東 濟(jì)南 250100）

一、新形勢下財(cái)務(wù)檔案管理的意義

隨著國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的不斷加快，新形勢下的財(cái)務(wù)檔案必須盡快適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，加快財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)是事業(yè)發(fā)展的必然需求,也是國家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。作為管理者必須充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值，高度重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，提高對檔案工作的認(rèn)識，不斷擴(kuò)大財(cái)務(wù)檔案重要性的宣傳，增強(qiáng)法律意識，切實(shí)把本單位的財(cái)務(wù)檔案管理當(dāng)作重點(diǎn)工作來抓。認(rèn)真組織好會計(jì)人員對《中華人民共和國會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理辦法》等一系列法律規(guī)定的學(xué)習(xí)，提高對財(cái)務(wù)人員的管理要求，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)工作責(zé)任制，不斷加強(qiáng)督導(dǎo)檢查。尤其在對財(cái)務(wù)人員的選用上，必須要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，堅(jiān)持任人唯賢、德才兼?zhèn)涞脑瓌t，堅(jiān)決杜絕“專業(yè)盲”和“人情網(wǎng)”進(jìn)入會計(jì)崗位，真正從源頭上抓好財(cái)務(wù)檔案建設(shè)，維護(hù)財(cái)務(wù)檔案的嚴(yán)肅性和完整性。

二、財(cái)務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀

1.財(cái)務(wù)檔案管理法規(guī)不健全

目前，我國財(cái)務(wù)檔案管理方面的法律、法規(guī)僅有《會計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，缺乏適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的會計(jì)檔案管理法規(guī)，在以法制經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)特征的市場經(jīng)濟(jì)體制下，無法滿足推進(jìn)企業(yè)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.財(cái)務(wù)檔案監(jiān)督機(jī)制不完善

一是財(cái)務(wù)信息披露進(jìn)程中的政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力，缺乏效率；財(cái)務(wù)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊會計(jì)師制度不完善，一方面注冊會計(jì)師既要對受托單位的會計(jì)信息進(jìn)行客觀公正的審計(jì)，又要收取審計(jì)費(fèi)用，對被審計(jì)單位依賴性強(qiáng)；另一方面注冊會計(jì)師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機(jī)制，部分從業(yè)人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)道德水準(zhǔn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)低。三是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制不完善，領(lǐng)導(dǎo)不重視，內(nèi)部制度得不到落實(shí)，會計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱。

3.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全及會計(jì)軟件存在隱患

首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，有些部分還存有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊和破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能等問題。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外，電算化財(cái)務(wù)系統(tǒng)只有在財(cái)務(wù)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，財(cái)務(wù)軟件對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起著決定性作用。而現(xiàn)在財(cái)務(wù)軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會計(jì)軟件處理功能陷阱，對財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行與維護(hù)系統(tǒng)造成極大的破壞性。

4.從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化財(cái)務(wù)檔案管理自動化程度高低的關(guān)鍵因素。由于財(cái)務(wù)檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業(yè)知識,電子檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會計(jì)資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或認(rèn)為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的財(cái)務(wù)資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

三、規(guī)范和完善財(cái)務(wù)檔案的管理措施

1.建立健全相關(guān)法規(guī)和制度

企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn),而與之配套的會計(jì)檔案管理機(jī)制并未建立健全。因此建立切實(shí)可行的財(cái)務(wù)管理制度勢在必行，如制定細(xì)化的 《電算化會計(jì)檔案管理辦法》、《電算化會計(jì)檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會計(jì)檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度，確保電算化會計(jì)檔案的安全。檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對信息時(shí)代電算化會計(jì)檔案重要性的宣傳，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》等，加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案的安全管理意識。

2.規(guī)范和完善與新形勢要求相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管體系

企業(yè)內(nèi)部會計(jì)檔案管理應(yīng)突出內(nèi)部控制和內(nèi)部約束機(jī)制，強(qiáng)化企業(yè)負(fù)責(zé)人的會計(jì)責(zé)任，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)道德教育。由有關(guān)政府部門行使的國家監(jiān)督，應(yīng)當(dāng)明確主體，責(zé)權(quán)統(tǒng)一，發(fā)揮注冊會計(jì)師及會計(jì)師事務(wù)所在維護(hù)會計(jì)檔案質(zhì)量方面的作用，政府部門應(yīng)加強(qiáng)對注冊會計(jì)師及事務(wù)所的監(jiān)督，同時(shí)發(fā)揮社會公正的監(jiān)督作用。新《會計(jì)法》規(guī)定：任何單位或個(gè)人不得以任何方式授意、指示、強(qiáng)令會計(jì)人員偽造會計(jì)憑證、賬簿和其它資料，提供虛假財(cái)務(wù)報(bào)告，單位負(fù)責(zé)人對本單位的財(cái)務(wù)工作、財(cái)務(wù)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。這些規(guī)定將進(jìn)一步加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行有效的約束，形成財(cái)務(wù)活動主體與財(cái)務(wù)資料相一致的完整的責(zé)任主體，有利于消除當(dāng)前在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中權(quán)利與行為不一致所導(dǎo)致的責(zé)任界定不清、相互之間推諉，從而影響檔案監(jiān)管職能的現(xiàn)象。

3.加強(qiáng)對電算化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全管理

一是建立健全電算化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全管理制度。保障錯誤信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)檔案信息安全的永久性措施應(yīng)是建立程序化、制度化管理模式并嚴(yán)格執(zhí)行、落實(shí)到位。所以,對會計(jì)人員、會計(jì)管理人員的責(zé)任要嚴(yán)格規(guī)范,加強(qiáng)對密碼、口令、授權(quán)的管理,并制定相應(yīng)的管理規(guī)范,如網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房、服務(wù)器管理規(guī)范,會計(jì)信息存儲器管理規(guī)范,安全操作規(guī)范等,而且要監(jiān)控與操作分離,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效控制。二是先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、先進(jìn)的通用軟件開發(fā)平臺和數(shù)據(jù)庫技術(shù),對數(shù)據(jù)庫文件徹底加密,并在軟件功能上采取必要的控制手段,如提示功能、保護(hù)功能、檢驗(yàn)功能等。三是建立嚴(yán)格的會計(jì)信息安全存取制度。會計(jì)信息安全存取可以采取以下措施:(1)采用認(rèn)證技術(shù),及廣泛使用多種個(gè)人身份鑒別方法,常用的口令保護(hù)以及身份標(biāo)示器。(2)采用訪問控制策略,確定合法用戶對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)資源所享有的權(quán)限,以防止非法用戶的入侵和合法用戶使用非法權(quán)限資源。(3)采用防火墻技術(shù),既可以阻止對本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問,又可以阻止機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出,并可有效預(yù)防病毒。(4)采用入侵檢測與安全審計(jì)技術(shù),對任何被保護(hù)會計(jì)數(shù)據(jù)的存取操作,系統(tǒng)應(yīng)詳細(xì)記錄和跟蹤檢測,任何非法存取應(yīng)立即反映到控制臺上,以便系統(tǒng)管理人員及時(shí)采取對策。(5)及時(shí)備份,備份是防止會計(jì)系統(tǒng)意外事故組有效、最基本的手段,要及時(shí)做好硬件、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多層次的備份工作,從而降低會計(jì)檔案信息失真的風(fēng)險(xiǎn)

4.提高財(cái)務(wù)檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn),要求檔案人員要有較專業(yè)的理論基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)、財(cái)務(wù)檔案管理學(xué)等理論知識,還要不斷擴(kuò)展知識領(lǐng)域,優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國內(nèi)外先進(jìn)的財(cái)務(wù)檔案管理方法和技術(shù)，熟悉財(cái)務(wù)檔案的管理要求和工作規(guī)律。隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案人員要具有豐富的會計(jì)業(yè)務(wù)知識和檔案管理專業(yè)知識，財(cái)務(wù)檔案人員還要轉(zhuǎn)變觀念、更新思維方式、更新知識結(jié)構(gòu)、提高操作技能，強(qiáng)化對有關(guān)檔案法規(guī)、檔案專業(yè)知識、會計(jì)電算化知識等方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升財(cái)務(wù)檔案管理者綜合素質(zhì),因此財(cái)務(wù)檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好檔案管理工作的根本保證。樹立服務(wù)意識,積極開展對會計(jì)人員兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉會計(jì)檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能，逐步提高財(cái)會人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。