中職校秘書專業(yè)學生職業(yè)能力培養(yǎng)探索

宋曉瑛

[摘? ? ? ? ? ?要]? 秘書是企事業(yè)單位不可或缺的職業(yè)崗位之一，具有特定的職業(yè)能力要求，圍繞中職校秘書專業(yè)學生職業(yè)能力的培養(yǎng)，從專業(yè)能力、方法能力和社會能力以及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)等四個方面展開論述，旨在準確定位中職校秘書專業(yè)學生能力培養(yǎng)的目標，探索積極有效的培養(yǎng)方法。

[關? ? 鍵? ?詞]? 中職校;秘書;職業(yè)能力

[中圖分類號]? G715? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）06-0232-04

一、中職校秘書專業(yè)學生職業(yè)能力內(nèi)涵探索

（一）學術界對秘書職業(yè)能力的界定

秘書是企事業(yè)單位不可或缺的職業(yè)崗位之一，具有特定的職業(yè)能力要求，而對秘書職業(yè)的能力包括哪些方面是文秘專業(yè)教育工作者和相關專家和學者一直在探討的問題。教育部職業(yè)技術教育中心研究所研究員姜大源在2007年4月出版的《當代德國職業(yè)教育主流教學思想研究：理論、實踐與創(chuàng)新》一書中提到：德國職業(yè)能力的基本結構包括了橫向層面的能力，即專業(yè)能力、方法能力和社會能力以及縱向層面的能力，即基本職業(yè)能力和綜合職業(yè)能力即關鍵能力，如下圖所示。

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職業(yè)能力的結構示意

有較多的專家、學者采用了上述觀點，認為秘書的職業(yè)能力包括了專業(yè)能力、方法能力和社會能力。也有部分學者如丁建平博士將秘書的職業(yè)能力概括為五個方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力及團隊合作能力。史振洪教授等專家從崗位需求出發(fā)，認為秘書應具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協(xié)調(diào)能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達能力、操作與辦事能力。還有相關教科書經(jīng)過歸納后認為秘書應具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等。各類研究真是百家爭鳴、百花齊放。

筆者通過多方面的研讀、分析，認為丁建平博士的“五個能力”和史振洪教授的“六方面能力”可以與德國職業(yè)能力的基本結構相融合，也就是說筆者更認同將秘書的職業(yè)能力分為專業(yè)能力、方法能力和社會能力。專業(yè)能力是指具備從事職業(yè)活動所需要的技能及其相應的知識，如丁建平博士倡導的組織能力、溝通能力、團隊合作能力，史振洪教授主張的口頭與書面表達能力、操作與辦事能力等;方法能力是指具備從事職業(yè)活動所需要的工作方法和學習方法，如史振洪教授主張的收集與選擇信息能力等;社會能力是指具備從事職業(yè)活動所需要的行為能力，如丁建平博士提出的獲取新知識的能力等。

（二）對中職“秘書專業(yè)”教學標準的解讀

《上海市中等職業(yè)學校文秘專業(yè)教學標準》明確了中等職業(yè)學校文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標是培養(yǎng)在現(xiàn)代化辦公環(huán)境中能從事辦公室日常事務處理、信息收集和處理、文書擬寫與檔案管理等工作，具有公民基本素養(yǎng)和職業(yè)生涯發(fā)展基礎的中等應用型技能人才。該教學標準對中職秘書專業(yè)的基本定位體現(xiàn)在了兩個方面：（1）培養(yǎng)中等應用型技能人才;（2）從事辦公室的基礎管理崗位。對職業(yè)素質的具體要求為能從事辦公室日常事務處理、信息收集和處理、文書擬寫與檔案管理等工作，具有公民基本素養(yǎng)和職業(yè)生涯發(fā)展基礎。以上“標準“實際上就是要求該專業(yè)的人員需要具備應有的專業(yè)能力、方法能力和社會能力。

（三）企業(yè)對中職秘書專業(yè)畢業(yè)生的能力要求

為了更好地了解市場上秘書崗位對專業(yè)人員的職業(yè)要求，以便對本校文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標有清晰定位，我們邀請了相關企業(yè)人力資源部的經(jīng)理或主任以及文秘專業(yè)的學術專家，圍繞秘書崗位專業(yè)人員需要具備的專業(yè)技能、職業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)等相關話題展開了激烈的研討。通過調(diào)研，筆者得出了這樣的結論，專業(yè)的文秘人員應該具備三個層面的能力：專業(yè)能力、方法能力和社會能力。專業(yè)能力是指具備從事職業(yè)活動所需要的技能及其相應的知識，包括口頭與書面表達（寫作）能力、操作與辦事能力、協(xié)調(diào)與溝通能力、團隊合作能力等;方法能力是指具備從事職業(yè)活動所需要的工作方法和學習方法，包括收集與選擇信息的能力、自我學習的能力等;社會能力是指具備從事職業(yè)活動所需要的行為能力，包括適應社會的能力、獲取新知識（發(fā)展自我）的能力等。除此之外，企業(yè)的HR和專家學者還表示良好的職業(yè)道德也是秘書人員需要具備的素養(yǎng)之一。

（四）秘書專業(yè)標準和市場調(diào)研對秘書專業(yè)能力培養(yǎng)的思考

整合了學術界對秘書職業(yè)能力的界定、《文秘專業(yè)教學標準》中的相關內(nèi)容以及市場調(diào)研的結果，筆者研究了其中的共同點，發(fā)現(xiàn)了它們之間的交集在于：中專的秘書專業(yè)是中等應用型技能人才，主要從事辦公室的基礎管理崗位，于是針對現(xiàn)代中職生的特點，最終筆者將中職校秘書專業(yè)學生的培養(yǎng)目標定為——以學生的能力培養(yǎng)為核心，以學生的職業(yè)發(fā)展為本位，學生的能力包括如下。

專業(yè)能力：包括專業(yè)技能和技術技能，如辦文能力（以公文寫作為基礎的文字能力）、辦事能力（人際溝通、辦事流程、辦公設備的操作）、辦會能力（各種會議流程、溝通協(xié)調(diào)、團隊合作）等能力。

方法能力：包括學習和思考的能力。對中職生來說，是自我學習的能力、信息的處理能力以及選擇、判斷和處理信息的能力。

社會能力：包括自我評價、適應社會、悅納自我、融入團隊，發(fā)展自己的能力。

二、中職校秘書專業(yè)學生職業(yè)能力培養(yǎng)探索

（一）創(chuàng)設職業(yè)化訓練環(huán)境，在職業(yè)化訓練中培養(yǎng)學生的專業(yè)能力

專業(yè)能力包括專業(yè)技能和技術技能。剛進入專業(yè)學習，學生大腦的這部分區(qū)域是一片空白，如何在這張白紙上留下漂亮的圖片，就要看專業(yè)教師如何揮好這支畫筆。第一個階段自然是在一年級的專業(yè)初始化學習中在學生大腦的白紙上留下深刻的烙印。作為專業(yè)教師，筆者教授了秘書學概要、秘書實務、秘書寫作、檔案管理、中文速錄等專業(yè)課程。在教學過程中，筆者不斷強化學生的理論知識，用強化記憶、多角度練習、分析游戲、任務引領等教學方法和手段，引導學生學習秘書專業(yè)的理論知識。筆者會不斷創(chuàng)設職業(yè)化訓練場景，培養(yǎng)學生的專業(yè)能力。

比如說，辦文能力的培養(yǎng)，課堂上講解的理論知識是遠遠不夠的，因為這么專業(yè)的知識學生有時就像在聽天書一樣，所以除了在課堂上會通過實踐操作的案例進行輔助教學外，筆者也會利用平時班里經(jīng)常收到學校發(fā)文的機會，借助主題教育課的時間，將理論知識和實踐繼續(xù)“合并”和延伸，讓學生能充分理解并“能夠做”。

對辦事能力的培養(yǎng)，筆者充分利用“班主任”這個平臺，在班級管理中建立“秘書處”制度，“班級”就是一個“企業(yè)”，學生就是員工，在“企業(yè)”中設立行政秘書，讓他們力所能及地管理“企業(yè)”的日常工作，培養(yǎng)秘書的角色意識。筆者也會不斷地給“秘書處”制定不同的任務，讓學生運用所學的秘書理論知識管理日常事務，并定期對任務進行檢查和分析。通過這個平臺給予學生更多實踐的機會。如每次主題教育課的組織其實就是對會務組織知識的運用;各種文檔、表格、文件等資料的制作，就是對Word和Excel的實際運用。

對辦會能力的培養(yǎng)，在學習會務組織的知識時，筆者將會務組織的所有知識分為會前準備、會中工作和會后收尾三個階段的內(nèi)容，將知識進行分割，目的是讓學生有個清晰的概念和學習過程。同時在每個學習階段筆者采用的學習方法也是不同的，在會前準備階段，筆者采用了任務引領的教學方法，先設置了一個會議場景，然后邊講解理論知識，邊設置一些練習，讓學生邊學邊做。在講解會中工作時，筆者采用了會場模擬的教學手段，講解完相關的理論知識后，筆者設計了一些模擬題，讓學生根據(jù)所學的知識進行運用，現(xiàn)學現(xiàn)做。而在會后收尾工作的講解時，筆者又采用了做練習的方法，在講解完相應的理論知識后，讓學生完成筆者設計的相應練習。學生剛接觸專業(yè)知識，出錯自然很多，筆者便鼓勵學生，犯錯反而是反思的良好機會，并幫助學生糾正錯誤。理論教學結束后筆者會設計出不同場景的會議案例，如表彰會、座談會、簽約會、新聞發(fā)布會等，明確不同的要求后，根據(jù)學生不同的特點分成小組，讓學生根據(jù)不同的會議案例自行組織會議，通過角色扮演模擬出不同的會議場景，并實時錄像，最后通過錄像進行講解與分析，達到融會貫通的效果。

同時，筆者也會借助各種校外的機遇創(chuàng)設職業(yè)化的訓練環(huán)境。如上海市一年一度的政協(xié)會議中我校文秘專業(yè)的學生擔任了簡報組和提案組文字錄入等會務工作，每年筆者都會抽調(diào)近30位該專業(yè)中優(yōu)秀的學生前往政協(xié)擔任此項工作。這項工作是一個很好的鍛煉學生實際運用能力、組織協(xié)調(diào)能力、臨場發(fā)揮能力等綜合能力的平臺。筆者有幸擔任了這項工作的負責教師之一，同時自己也直接參與了這項工作，因此深刻體會到其中的感受，這對筆者現(xiàn)場指導學生更有幫助。借助這樣的實踐平臺，能讓學生在學會做事中充分培養(yǎng)專業(yè)能力，這項工作筆者是分了三階段進行的。

第一步：在學校期間，通過我校德育選修將會務的速錄工作融入到課程學習中，從學生的基本指法到速錄速度的提升，從中文字符的初步錄入到最終100%的準確率，強化學生的速度和準確率。

第二步：距離會議開始前的一個月，筆者將重心移到了辨認各種手寫字體的能力上。因為在會議中人們輸入的資料是文字秘書總結好的政協(xié)委員的發(fā)言稿，是手寫體，然后發(fā)言總結稿要讓委員“過目”，在“過目”的過程中需要委員進行修改，也是手寫體，而且政協(xié)委員來自于各個領域，有單位領導，有醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)，也有文體或主持明星等，他們的字體繽紛多樣，有時很難辨認，這對學生來講是一個巨大的考驗。于是筆者積累了大量各種字體的手抄本讓學生進行強化訓練，所以說政協(xié)的工作是一個很好的教育契機。

第三步：親自帶領學生前往會場參加政協(xié)的會務工作。每次開會前叮囑學生需要注意的問題，進行必要的心理疏導等，目的就是保證高質量完成任務。每次會議結束又給學生進行總結，提請注意的事項，并將大會會務組的反映及時反饋給學生，就這樣在指導—實踐—總結—反饋的過程中讓學生得到鍛煉，在實踐中提升自己。

平時我們也經(jīng)常承接校外各種會議的會務接待工作、會議記錄工作、禮儀接待工作、資料輸入工作、上級教委的成績輸入工作等，筆者也都會將這些機會作為實踐教學的一種擴展，通過任務引領，讓學生學會在做事中培養(yǎng)秘書的角色意識，這比課堂上單純的理論教學的效率要高得多，學生也更容易接受，更容易提升自身的能力，更容易發(fā)展自己。

（二）理實一體，讓學生在“做中學”，培養(yǎng)學生的方法能力

方法能力包括學習和思考的能力。中專類學校的學生普遍存在學習力差、思維不夠嚴謹、分析力低等問題。這些問題并不是僅僅通過課堂能夠解決的，所以筆者首先將課堂的學習引入理實一體化的教學形式，筆者會先拋給學生一個案例，然后根據(jù)案例引入對應的知識點和技能點，無須面面俱到，因為當學生沒有真正具備相應的方法能力的時候，他的大腦是裝不進太多的理論知識的，于是讓學生做，并引導學生在“做”中去學習、去思考，當學生面臨問題需要求助的時候，筆者再發(fā)揮教師的作用，詳細講解相關的技巧和方法，這樣學生才會積累相應的方法和經(jīng)驗。但是學生在課堂上學習時會運用得很好，一旦離開課堂可能很快就會忘記。于是筆者將課堂形式進行了擴展和延伸，將平時的各種鍛煉也都視為實踐教學的一種形式，創(chuàng)造各種實踐的機會，讓學生克服學習力差、思維不夠嚴謹?shù)壤щy。在實踐教學中，筆者不斷提醒、督促、耐心講解，幫助學生建立愛動腦、會思考的好習慣，將所學的理論知識實踐化。

每次帶班，筆者都會設立班主任助理的崗位，相當于筆者的“小秘書”。交給“小秘書”的每項任務筆者都會有所設計和思考，讓學生有機會去親身體會課堂之外的秘書工作，而且這個崗位會不定期地換人，以便讓更多的學生有機會去體驗。云就是其中一位女孩，每當她完成一項任務后，筆者都會用專業(yè)的角度去評判和指導她完成的情況。她是一位聰慧的姑娘，每次只要筆者稍加提點，她都會學著去思考、去探索，在中職校期間她創(chuàng)設了動漫社，并成為晉江文學網(wǎng)的網(wǎng)絡簽約作者，擁有了自己的“Fans”。畢業(yè)后考取了上海行健職業(yè)學院計算機網(wǎng)絡技術專業(yè)。

只有不斷地實踐、不斷地“做”，才會更好地將理論知識轉化為實踐經(jīng)驗，才會充分體現(xiàn)實踐教學的優(yōu)越性，讓學生在“做中學”，培養(yǎng)學生的方法能力。

（三）任務引領，讓學生在學會做事中培養(yǎng)社會能力

“學會做事”已經(jīng)不能再像過去一樣簡單地理解為就是為了培養(yǎng)某人去從事某一特定的具體工作，不能看作是單純的傳授多少重復不變的實踐方法，知識和信息的支配作用使得專業(yè)資格的概念變得有些過時，企業(yè)越來越注重能力方面的要求，能力是每個人特有的一種混合物，它把通過技術和職業(yè)培訓獲得的嚴格意義上的資格、社會行為、協(xié)作能力、首創(chuàng)精神和冒險精神結合在一起。這里所提的社會能力包括自我評價、適應社會、團隊合作的能力。當今的孩子由于是家長的“獨寶”，所以集全家人之愛于一身，從小嬌生慣養(yǎng)，“自我”的意識太過突出，因此培養(yǎng)學生的社會能力并不是一朝一夕的事情。于是筆者“兩手都抓，兩手都要硬”。一手抓課堂教學效果，按照工作任務的相關性進行課程設置，以工作任務為中心組織課程，通過任務引領的方式，消化所學的理論知識;另一手抓平時任務的訓練，在完成實際任務的過程中，讓學生相互磨合、相互協(xié)作，當有風險發(fā)生的時候，筆者只是起杠桿的作用，引導和協(xié)調(diào)。

筆者帶班的班委采用的是部門負責制度，部門的負責人競聘上崗，每個部門都有各自不同的班中成員，負責人和部門中的成員就是一個團隊，一個團隊完成他們所負責的任務，學期初筆者會指導他們制定部門一學期的計劃和任務，一學期中分兩個階段進行評估和小結，以保證任務的順利完成。當一個團隊在制定任務時由于各人的不同意見，大家需要配合、需要分析，通過多次討論后制定出最終的計劃，制定計劃就需要運用秘書寫作的專業(yè)知識。然后分工合作，分配任務，有的時候會因為任務分配的問題而發(fā)生沖突，筆者就會運用沖突處理的知識指導他們，引導他們用正確的方法化解矛盾。到了評估小結階段，有的學生因為功勞分配的問題又發(fā)生分歧，這時筆者又會運用按勞分配的制度、獎懲分明的原則、團結共進的原則進行指導，引導他們正確看待獎與懲，認識到精誠合作意識的重要性。通過實際任務的操作，學生“懂理”“明理”的過程會更快，更容易接受，社會能力的培養(yǎng)也就更容易。

目前，在上海中學工作的小孫同學，剛進校時雖然成績在班中名列前茅，但與教師、同學之間的相處一度進入到冰點，自我意識膨脹，缺乏正確的自我評價能力，缺少與他人合作的意識。于是筆者借助他英語強項的特點，通過做英語課代表，每階段布置給他不同的任務，讓任務引領他成長，通過完成任務的過程讓他慢慢意識到?jīng)]有正確的自我評價、沒有適應社會的能力，沒有團隊合作的精神和意識，即使再好的成績也是徒勞，慢慢地他學會了去改變，學會了去適應，學會了去合作，曾在上海市星光計劃—英語口語演講比賽中獲得二等獎的好成績。終于這只長滿“刺”的刺猬逐漸蛻變成一個成熟、穩(wěn)重、優(yōu)秀的男孩。進入上海中學的工作崗位后，他也以優(yōu)秀的表現(xiàn)獲得了部門領導的肯定和喜愛。

三、過程育德，讓學生在踐行中培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)

學生的職業(yè)化教育是一個長期的過程。素質靠養(yǎng)成，能力靠訓練。職業(yè)化教育的最終目標不是僅僅讓學生能找到合適的工作，能勝任崗位工作，還要能在今后的職業(yè)生涯中做一個有道德的合格職業(yè)人，因此，職業(yè)人的敬業(yè)意識和職業(yè)責任意識培養(yǎng)是職業(yè)精神培育的重要內(nèi)容，專業(yè)教師就是要把敬業(yè)精神的培育滲透在學生專業(yè)教育的各個環(huán)節(jié)。蘊涵在學生職業(yè)活動的過程中，讓學生在實踐活動中體驗什么是職業(yè)人的責任意識，什么是職業(yè)人的敬業(yè)精神。指導學生在“成事”中學會成為一個合格的職業(yè)人。

筆者所在學校的文秘專業(yè)，近年來培養(yǎng)的學生一直受到用人單位的青睞，畢業(yè)生經(jīng)常是供不應求，除了扎實的專業(yè)理論素養(yǎng)嫻熟的職業(yè)技能以外，學生到崗面試時的嚴格的時間觀念，整齊的職業(yè)著裝，飽滿的精神狀態(tài)往往會使用人單位眼睛一亮。眾所周知，對今天的獨生子女來說，尤其是生長在上海這樣大都市的青春年少中職生來說，從事秘書職業(yè)所需要的耐心、細致、服從和集體榮譽感以及對企業(yè)的忠誠度都是一種挑戰(zhàn)，要能夠做到從學校到崗位的無痕過渡，這就需要在學校期間就有意識向他們播撒“敬業(yè)愛崗”的種子。

當他們初步學習了專業(yè)知識以后，學校還給他們提供在學校的各辦公室做見習秘書的機會，讓學生近距離融入職業(yè)化的氛圍，盡早地遭遇問題，深刻地了解自我，在體驗式教育中感悟職業(yè)素質和職業(yè)道德在職業(yè)崗位上的重要作用。提高學生的實踐能力、應變能力、合作能力等各種綜合能力，為今后的職業(yè)工作打下良好基礎。

同學小陳平時學習成績名列班級前茅，在專業(yè)學習上也自我感覺良好。一次，在學校市場部做見習秘書，指導教師讓她發(fā)一封郵件，當時指導教師囑咐她，郵件寫好，一定要仔細檢查，讓教師看過以后，再發(fā)給有關單位，當時她嘴上應著，心里卻在嘀咕，“不就是發(fā)郵件嗎？教師上課時都教過了，我也在實踐課上操練過了，那么簡單沒問題的。”她把郵件寫完后，想等教師來檢查，可當時指導教師有事走開了，眼看下班時間到了，于是，她就自作主張將郵件發(fā)了出去。心里還美滋滋地等指導教師表揚她工作效率高，可是，對方單位很快來了回復，由于她的郵件中有一個數(shù)據(jù)不準確，導致了理解上的歧義，引起了對方的誤解，造成了不必要的麻煩。這件事對小陳的觸動很大，“原來秘書工作對責任心和仔細程度的要求這樣大，我真是沒想到”。

第二次見習實習，她選擇了學生會秘書的工作崗位，在這個崗位上她運用課堂的理論知識運用指導實踐，工作忙而不亂，有條不紊，充分顯現(xiàn)了她作為秘書的職業(yè)素養(yǎng)?；仡欉@段工作歷程，她說：“在秘書處的工作的日子里，我遇到了很多，學習了很多，掌握了很多……我學會了如何去寫會議記錄，學會了如何去搜集資料、統(tǒng)計資料、管理資料，學會了如何去處理事情……許多的學會都是經(jīng)過無數(shù)次的失敗后所積累而成的經(jīng)驗，這更使我明白了一句話‘只有經(jīng)歷過，才會懂得如何才能做得好。有時候，我會把在秘書課上學習到的東西結合實際情況，運用在秘書處的工作中;有時候，我會去詢問教師，學習那些從來沒有遇到過的事情的解決方法、處理辦法。在不斷的失敗與挫折中，我增長了很多經(jīng)驗，為我今后能夠立足于社會起到了很大的幫助。在做秘書處的工作的時候，需要的是比平時更多的仔細與認真，因為一個小小的數(shù)據(jù)上的錯誤都將會影響最終的結果，所以在做秘書處的工作時一定要認真、仔細，避免錯誤的產(chǎn)生。有些看來是一些不經(jīng)意的小事，但有關職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，在平時的專業(yè)考卷上是很難反映的，很多細節(jié)只有在實踐中才能去體會、去感悟。比如：在工作中，如何遵守秘書的保密原則，如何和不同的服務對象交流，秘書需要具備忍耐的能力，那么在具體的工作中，忍耐度如何把握，這些其實都是職業(yè)素質，也只能在實踐中去體驗和把握。這段時間我總結了這么一句話：面對群眾，耐心聽言;面對領導，誠心進言;把握分寸，細心傳言;擔負責任，靜心補漏;勤于學習，充滿自信！”

沒有經(jīng)過實踐的磨煉，是得不出這樣的結論的。綜上所述，對中職秘書專業(yè)的學生培養(yǎng)需要多方面、多途徑、多元化發(fā)展和培養(yǎng)，通過培養(yǎng)學生的專業(yè)能力、方法能力和社會能力，才會不斷適應現(xiàn)代社會的高速發(fā)展，才能成為合格的符合市場需求的專業(yè)人員。

參考文獻：

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◎編輯 武生智