高校檔案工作信息化建設(shè)思考

楊軍

[摘? ? ? ? ? ?要]? 高校檔案工作是一項非常繁瑣且勞動強度較大的管理工作，現(xiàn)如今多數(shù)高校檔案仍以紙質(zhì)材質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案不論是存檔、查找還是利用都十分麻煩。將信息技術(shù)運用到高校檔案工作中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠有效提高檔案利用效率和效果，因此，檔案工作信息化建設(shè)成為高校檔案管理的發(fā)展主流。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校;檔案工作;信息化建設(shè);思考

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ?[文獻標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）04-0184-02

高校檔案是高校進行教育教學(xué)、黨政管理、學(xué)生管理、科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)等一系列工作以及進行其他社會活動時形成的，具有保存價值的文檔、圖表、聲音、影像等文件材料的總稱，是高校發(fā)展過程的真實歷史記錄。檔案工作是高校管理活動的重要內(nèi)容之一，是學(xué)校工作的有機組成部分，檔案管理工作的好壞關(guān)系到學(xué)校的正常運作和發(fā)展。目前，高校各項工作正朝著信息化的方向邁進，探討高校檔案工作信息化建設(shè)，保障檔案工作全面、有序、高效開展已經(jīng)成為高校檔案管理人員急需解決的問題。

一、檔案信息化建設(shè)工作的研究背景和必要性

信息化是當(dāng)今世界社會和經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。社會信息化程度、科學(xué)技術(shù)水平的高低、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用及發(fā)展?fàn)顩r逐漸成為衡量國家現(xiàn)代化水平的標(biāo)志之一，我國各個領(lǐng)域都在爭先恐后地進行改革，品嘗改革的成果。當(dāng)前，我國高校檔案管理工作普遍較為傳統(tǒng)，對檔案的開發(fā)和利用嚴(yán)重不足，效率低下，創(chuàng)新不夠，跟不上時代步伐，逐漸積累了諸如制度不完善、體制不健全、人員不思進取、工作效率低下等問題。因此，當(dāng)前高校檔案工作要抓住信息化發(fā)展機遇改革創(chuàng)新，充分利用科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢，發(fā)揮高校人才集中的特長，處理好檔案工作中存在的問題，加快信息化建設(shè)步伐，確保高校檔案工作隨著社會的發(fā)展共同進步。

檔案工作信息化建設(shè)，是指創(chuàng)新原有的檔案管理技術(shù)，利用信息技術(shù)和信息化手段對傳統(tǒng)檔案管理工作進行改革。通過檔案管理人員及其相關(guān)領(lǐng)域研究人員有針對性地開展研究，找出原有檔案工作中存在問題的實質(zhì)，盡可能利用新技術(shù)手段思考問題，提出改革和創(chuàng)新的方法策略，真正幫助高校檔案工作走出傳統(tǒng)管理模式的困境，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，進而提高檔案管理綜合水平。這是研究檔案工作信息化建設(shè)的意義所在，也是對高校檔案管理創(chuàng)新工作進行研究的價值所在，這項研究不僅在服務(wù)高校，也在造福社會。鑒于這樣的使命，我們將高校檔案工作信息化建設(shè)的研究工作提上重要日程。

二、當(dāng)前高校檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）高校檔案管理工作人員缺乏先進的管理理念

由于長期受到傳統(tǒng)檔案管理理念、方式、方法的影響，高校檔案工作幾十年如一日，存在設(shè)施、設(shè)備老化，工作機械、被動，人員學(xué)習(xí)氛圍不濃，管理方式傳統(tǒng)、陳舊等問題。而且，檔案工作在許多高校通常無法受到校領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的重視，容易成為高校日常管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，進而影響到全校整體的可持續(xù)發(fā)展。此外，很多高校檔案管理工作人員缺乏檔案知識的素養(yǎng)，不具備檔案工作創(chuàng)新意識，大多數(shù)人沒有把自身工作重視起來，把檔案工作看作是對檔案資源簡單的“收、管、存、用”，至于如何收全、如何保存、如何提高工作效率，如何將檔案的效用發(fā)揮好，沒有去多想，更沒能主動學(xué)習(xí)先進的管理理念，沒能真正實現(xiàn)與信息時代接軌，由此使高校檔案工作信息化建設(shè)嚴(yán)重遲滯。

（二）高校檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)前高校檔案館管理人員人數(shù)不足，文化偏低、專業(yè)性不強等問題很突出。很多工作人員所學(xué)的專業(yè)知識與檔案管理基本不相關(guān)，只是由于工作的安排和調(diào)整才進入檔案系統(tǒng)。此外，很多人對檔案館存在偏見，認為檔案館是“養(yǎng)閑人”的地方，尤其是高校檔案館，他們“自覺”認為，高校檔案館辦公環(huán)境好，工作清閑，待遇穩(wěn)定，而且壓力還不大，這些認識使高校檔案館成為人員層次和性質(zhì)最為雜亂的地方，除了為數(shù)不多的正式在編人員外，還有數(shù)量不少的教工家屬、臨時工等人員，這類人員不具備基本的檔案專業(yè)知識，來館里工作后才開始慢慢接觸、學(xué)習(xí)，因此，能讓其完成檔案管理基本工作已屬不易，更不能要求做出創(chuàng)造性、創(chuàng)新性工作了。其實，檔案工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要同時具備檔案學(xué)相關(guān)知識和一定的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的人來實施，由此看來，人的因素非常重要，人事管理制度的改革以及檔案管理人員自身素質(zhì)的提高成為需要迫切解決的問題。

（三）高校檔案利用效率低，檔案功能單一

高校一般保存著教學(xué)、科研、黨政、人事、財務(wù)、基建、學(xué)生等11類檔案，名目繁多，數(shù)量龐大。如今，高校依靠傳統(tǒng)檔案管理方式進行管理，費時費力，工作不見成效。對館藏檔案的利用還屬于簡單利用，當(dāng)用戶前來查檔，工作人員需要找出實體檔案進行復(fù)制，再提供給用戶使用。從程序上看，傳統(tǒng)檔案工作利用方式單一、繁瑣、被動，從效果上看就是效率低下，不能滿足用戶需求，不能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。此外，由于用戶對檔案的需求是有限的，高校檔案中使用率高的是教學(xué)和人事檔案中的部分檔案，這導(dǎo)致多數(shù)檔案在存檔后便被束之高閣，成了“死檔”，沒能得到有效利用，失去了檔案存在的價值。

三、對高校檔案工作信息化建設(shè)的思考

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立信息化管理的先進理念

近幾年，檔案越來越受到重視，高校領(lǐng)導(dǎo)也在慢慢轉(zhuǎn)變觀念，增加對檔案工作的關(guān)注和基礎(chǔ)設(shè)施的投入，切實要將檔案工作的開展和全校整體的發(fā)展協(xié)調(diào)起來。但我們也看到，檔案工作本身并沒有發(fā)生多少改變，依舊沿用較原始的方式進行管理，檔案的重要作用沒有得到充分體現(xiàn)。

信息化檔案管理理念是近幾年提出的全新的、科學(xué)的、先進的管理理念，能促進高校檔案工作走向現(xiàn)代化?？墒菣n案工作者對其存在疑慮，原因在于，一是檔案工作信息化的基礎(chǔ)是檔案數(shù)字化，而檔案數(shù)字化是一項費時費力的大工程。掃描館藏檔案是需要拆卷、再裝卷等工序，需要進行詳細的條目著錄，實際操作中，許多老舊檔案和日常利用率高的檔案紙張條件都不好，掃描時必須仔細處理。此外，在“雙套制”下，紙質(zhì)和電子檔案需要一并歸檔，必然增加工作人員的工作量。這些必不可少的基礎(chǔ)工作給工作人員帶來較重的工作負擔(dān);二是檔案工作信息化建設(shè)是長期的系統(tǒng)工程，需要群策群力、多方配合，使這項工作在短期內(nèi)看不到效果，阻礙了工作人員的工作熱情。因此，高校檔案管理變革中，要加強高校檔案工作人員管理理念的更新，樹立信息化管理先進理念，要讓其充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要意義，下定決心改變陳舊的管理方式、方法，自覺適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。

（二）完善高校檔案管理制度，提高工作人員整體素質(zhì)

古語有云：“沒有規(guī)矩，不成方圓?！蓖晟?、合理的制度是工作、任務(wù)完成的必要條件，高校檔案管理制度一般包括五個方面的內(nèi)容，即立卷歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案利用以及檔案人員崗位責(zé)任制等制度。由此可以看出，對檔案工作人員職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)以及考核等方面提出明確要求是高校檔案管理制度的重要組成，它對提高人員素質(zhì)、強調(diào)工作中的規(guī)范，執(zhí)行檔案保密紀(jì)律和提高業(yè)務(wù)水平都有重要意義。

制度管理的目的是進行人才建設(shè)。用完備的制度為高校檔案工作信息化建設(shè)保駕護航，可以從以下幾方面入手。加速人才流動，將更多的檔案專業(yè)技術(shù)人員引入檔案管理崗位，充實檔案專業(yè)隊伍;以人為本，制定有效措施，讓檔案人從中感受到尊重與平等，從而激發(fā)出工作熱情;采取提高待遇、打通晉升渠道等方式盡可能地留住專業(yè)人才，穩(wěn)定工作人員隊伍;積極提供學(xué)習(xí)條件，加緊對現(xiàn)有檔案人員的培養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代管理的需要。在當(dāng)今信息時代，對高校檔案工作人員提出了新的要求，我們?nèi)绻蜓嘏f、不思進取，抱著傳統(tǒng)的管理模式和方法過日子，必然會被淘汰、被邊緣化。

（三）推進數(shù)字化檔案建設(shè)，實現(xiàn)檔案功能的多樣化

檔案數(shù)字化是推動檔案工作信息化的基礎(chǔ)，也是創(chuàng)新檔案工作的必經(jīng)之路。檔案數(shù)字化就是通過技術(shù)手段將以紙張為主要介質(zhì)的檔案材料進行數(shù)字化加工掃描，轉(zhuǎn)化為能計算的數(shù)字、數(shù)據(jù)，然后運用專業(yè)檔案管理軟件來實現(xiàn)檔案“收、管、存、用”基本功能，解決以往檔案管理主要依靠人工進行的傳統(tǒng)管理模式，使檔案管理更準(zhǔn)確、快捷、高效。當(dāng)然，這些只是數(shù)字化檔案的基本功能，它的功能決不僅限于這些?！笆舜蟆眻蟾嬷赋?，文化軟實力顯著增強是全面建成小康社會必不可少的五項新要求之一，也給檔案管理提出了新要求，指明了檔案進行文化建設(shè)的必要性。對高校而言，檔案資源建設(shè)顯得尤為重要，我們要通過數(shù)字化檔案帶來的工作便利，盡可能全面、豐富地收集資源，結(jié)合新時代要求，針對性地舉辦展覽，做好宣傳，陶冶師生情操，弘揚社會正能量。此外，豐富的檔案資源提供給檔案研究人員重要的資料參考，使他們能拓寬研究視野，緊緊抓住檔案管理新動向，走在檔案研究領(lǐng)域的前沿;還可以利用數(shù)字化檔案特點，給高校師生及社會提供更便利的服務(wù)，提升公共服務(wù)功能。

四、結(jié)語

在當(dāng)今社會信息技術(shù)發(fā)展的背景下，推進檔案工作信息化是做好檔案管理的必然趨勢，也是高校管理改革發(fā)展的必然要求。我們要在充分認識到高校檔案信息化建設(shè)的重要意義后，積極面對困難，迎難而上，將現(xiàn)代化的檔案管理理念與先進的信息科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，用高素質(zhì)的人才來穩(wěn)固檔案工作信息化建設(shè)的成果，加快信息化建設(shè)步伐，為高校檔案管理的長足發(fā)展貢獻力量。

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編輯 張 慧