淺析“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”背景下公文處理工作的問題與應對

■劉冬亞/北京社會管理職業(yè)學院(民政部培訓中心)

為了提高行政效能，實現(xiàn)便民利民，國家致力于電子政務(wù)的發(fā)展，加大電子信息技術(shù)的應用，不斷推動我國電子政務(wù)建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展、信息化建設(shè)不斷增強，各機關(guān)單位也逐步適應新形勢，探索改善工作方法，電子公文辦公系統(tǒng)的應用日趨廣泛，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”等新型電子政務(wù)發(fā)展模式也逐漸興起，因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下對公文處理工作的探討很有必要。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的電子政務(wù)和公文處理

電子政務(wù)是指國家機關(guān)在政務(wù)活動中，全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公自動化技術(shù)等進行辦公、管理和為社會提供公共服務(wù)的一種全新的管理模式，廣義電子政務(wù)的范疇包括所有國家機構(gòu)在內(nèi)，狹義的電子政務(wù)主要包括直接承擔管理國家公共事務(wù)、社會事務(wù)的各級行政機關(guān)[1]。隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)通信技術(shù)已無法滿足人民日益增長的信息需求。電子政務(wù)帶來新型的電子信息應用和傳遞手段，使信息傳播變得更加高效便捷[2]。2015年，國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于積極推進互聯(lián)網(wǎng)+行動指導意見》正式明確了公共服務(wù)領(lǐng)域是“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的重點實施領(lǐng)域之一，對創(chuàng)新政府服務(wù)供給模式、再造政府業(yè)務(wù)流程具有重要意義，互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等新一代信息技術(shù)將在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”中起著基礎(chǔ)性的先導作用，進而推動形成全新的電子政務(wù)發(fā)展模式[3]。2018年4月，習近平出席全國網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會議時強調(diào)，要運用信息化手段推進政務(wù)公開、黨務(wù)公開，加快推進電子政務(wù)，構(gòu)建全流程一體化在線服務(wù)平臺，更好解決企業(yè)和群眾反映強烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問題，充分體現(xiàn)了國家對于信息化建設(shè)和電子政務(wù)的重視。

電子公文隨著電子政務(wù)的應用而應用。電子公文是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，通過特定的辦公軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)公文的擬稿、簽發(fā)過程，為實現(xiàn)無紙化辦公需要而產(chǎn)生的一種新的公文辦理模式。目前，電子公文辦公系統(tǒng)已廣泛應用于各企事業(yè)單位。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，在傳輸過程中，必須通過計算機系統(tǒng)閱讀處理并通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，提高了辦公效率，以實現(xiàn)其與紙質(zhì)公文具有同等的法律效力[4]。電子公文在制作、使用、批轉(zhuǎn)、發(fā)放等方面具有優(yōu)勢，被越來越廣泛的使用，具備較大的發(fā)展?jié)摿?。首先，電子公文具有快捷性。電子文檔的制作、處理、存儲以及歸檔均可依托于特定的軟件系統(tǒng)完成，在文件傳輸和發(fā)放上、信息資料的整理等各方面突破了空間的限制，使得異地辦公、遠距離辦公成為了現(xiàn)實，具有方便快捷的特點；其次，電子公文具有靈活性，同一份電子公文，可以供不同人在同一時間、不同地點進行閱讀，在行文方式、資料收集和整理等方面具有靈活性，有助于工作的開展和實施。另外，電子公文具有經(jīng)濟性。在文件傳輸上，電子公文的使用縮短了空間距離，可以大大減少人力、物力、財力上的支出。在文件存儲上，由于公文以數(shù)據(jù)形式進行存儲，可以節(jié)約更多的儲存空間，在進行整理歸檔、處理過期公文時，也可靈活采用數(shù)據(jù)處理的方式，從而減少了辦公用品的支出和管理成本。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”背景下公文處理存在的問題

在電子公文廣泛使用為各企事業(yè)單位帶來方便的同時，也應該正確看待“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，公文的寫作和處理由于其自身發(fā)展不平衡不充分而帶來的問題。

(一)安全保密性問題

電子公文以數(shù)據(jù)形式存儲于電腦中，并在一定范圍內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)形式進行傳輸，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)面臨偶然或者惡意原因而遭到破壞、更改、泄露的風險。此外，由于工作人員對電子公文的操作技術(shù)手段不足、在安全保密的認識上仍然不足等，導致存在一定的安全隱患。因此“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的公文寫作和公文處理，其安全保密性是需要重點突破的問題。

(二)流程規(guī)范性問題

公文辦理流程是公文在機關(guān)內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的標準化流程。一般而言，公文的收文過程往往需要簽收、啟封、登記，擬辦、請辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文，發(fā)文流程則需要擬稿、會商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文等規(guī)定動作。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)的公文的紅頭、規(guī)范用印等，也是公文有效性的重要體現(xiàn)。當前，雖然電子文件的運行和處理是在統(tǒng)一的公文管理系統(tǒng)中運行，但由于其信息產(chǎn)生、交換、使用、處理較為靈活，文件信息的內(nèi)容又相對復雜，在文件運行、處理、歸檔等方面都需要在專門的管理系統(tǒng)中進行，因此在規(guī)范性方面會稍顯不足。另外，電子公章能否做到專人專用，避免盜用、竊取、篡改，也是現(xiàn)存問題之一。

(三)操作系統(tǒng)推廣問題

互聯(lián)網(wǎng)背景下的公文處理，歸根結(jié)底是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對政府各項職能進行電子化、信息化整合。要想引入電子公文處理系統(tǒng)，必須要對其系統(tǒng)平臺的基本操作、業(yè)務(wù)辦理、模塊功能、審批流程等各程序進行系統(tǒng)化學習，還需要對專門業(yè)務(wù)人員進行專業(yè)化培訓，在推廣過程中需要耗費時間成本和人力成本。此外，電子系統(tǒng)的推廣往往是自上而下進行，如傳統(tǒng)公文辦理程序運行良好的情況下，電子辦公系統(tǒng)的引入可能會推翻原有習慣，部分領(lǐng)導和員工可能依然習慣于傳統(tǒng)操作，在接受度和學習成效上將會存在障礙，不利于系統(tǒng)推廣。

(四)標準化建設(shè)問題

電子政務(wù)建設(shè)至今取得了顯著成效，但也逐漸顯現(xiàn)由于標準化不夠而產(chǎn)生的問題，我國電子政務(wù)系統(tǒng)普遍存在著條塊分割、政出多門、管理過細、協(xié)調(diào)復雜、職能不清等問題，給具體的政務(wù)實施帶來了困難。由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標準，雖然各單位建立了各自單位的網(wǎng)站和政務(wù)操作系統(tǒng)，但各系統(tǒng)軟件只能各自為政，無法進行信息傳遞和資源共享，使得電子公文的傳輸和交流遇到了障礙，產(chǎn)生設(shè)而不立、立而不用的局面，造成資源浪費。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”背景下如何做好公文處理工作

“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”背景下的公文處理工作，承擔著整個政務(wù)機關(guān)管理活動的過程[5]，是信息傳遞與管理、促進機關(guān)協(xié)作的重要工具，是實現(xiàn)其管理職能的重要形式。新時代背景下，做好公文的處理和管理，對優(yōu)化電子政務(wù)管理系統(tǒng)、提高辦公效率、推動工作體制改革發(fā)展等具有重要意義。

(一)落實網(wǎng)絡(luò)安全防范措施

首先，電子公文起草者和操作者要提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，充分了解各項各類網(wǎng)絡(luò)不安全因素，加強安全防范，注重對文件的加密儲存，杜絕由于個人操作不當、人為疏忽、安全意識不強而導致問題。其次，電子公文的安全管理需要技術(shù)層面保障，要按照要求，從技術(shù)手段上增強安全防護，建立信息管理網(wǎng)絡(luò)，保護網(wǎng)絡(luò)安全、保護應用服務(wù)安全和保護系統(tǒng)安全。另外，要健全電子公文安全法律法規(guī)建設(shè)，通過法律法規(guī)的強制性，有效約束行為，對不依法依規(guī)行為做出相應懲處。

(二)完善電子公文的管理規(guī)范

明確的制度和統(tǒng)一的規(guī)范對公文的寫作和處理有重要意義，因此應完善有關(guān)電子公文的管理規(guī)范條例，建立電子公文管理標準體系，對公文寫作、公文處理、公文傳送、公文歸檔等各方面事項均能做到有法可依，使得電子公文在信息傳送、協(xié)同共享等方面發(fā)揮應有作用。要結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的經(jīng)驗，在公文管理過程中明確專門機構(gòu)或人員負責不同流程，結(jié)合實際情況賦予相關(guān)人員相對應的管理權(quán)限，促使公文管理系統(tǒng)朝著規(guī)范、真實、有效、安全的方向發(fā)展。

(三)加強管理人員的信息化培訓

相關(guān)公文寫作和處理、政務(wù)辦理的相關(guān)人員需要具備較強的信息化水平、檔案管理、計算機操作知識等各方面能力，因此需要對相關(guān)人員進行培訓，有助于順利推進電子公文在各企事業(yè)單位的推行，同時也能保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)滿足組織的各項要求，對于采用電子政務(wù)系統(tǒng)的政府部門而言，信息化水平更是對新時代下行政管理人員的必然要求，因此要強化培訓，提升辦公效率和服務(wù)質(zhì)量。

(四)促進政務(wù)系統(tǒng)的標準化建設(shè)

標準化引入電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)是必不可少的，也是較為基礎(chǔ)性的工作之一。首先要繼續(xù)完善電子政務(wù)各項標準，在技術(shù)層面上達到協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，打破各平臺系統(tǒng)間的技術(shù)壁壘，為系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息安全打好基礎(chǔ)。此外，要嚴格落實電子政務(wù)標準，建立健全實施機制，將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機鏈接，完善標準咨詢與服務(wù)體系的建設(shè)。