對機(jī)關(guān)檔案工作者綜合素質(zhì)提升的思考

蘭菊慧

【摘 要】機(jī)關(guān)檔案管理在機(jī)關(guān)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用，特別是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)涵向更廣、更深的方向延伸，與此同時(shí)，新的歷史時(shí)期對機(jī)關(guān)的檔案管理工作者提出了更高的要求，不僅要求其具備扎實(shí)的理論知識基礎(chǔ)，還要求其具備精湛的業(yè)務(wù)技能與較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。一個(gè)單位檔案管理工作水平的高低與其檔案管理工作者綜合素質(zhì)的高低整正比。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案；綜合素質(zhì)；提升

一、機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展方向

（一）信息化

隨著信息時(shí)代的到來，機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作越來越多地運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)和電腦，人們對信息數(shù)據(jù)資源的關(guān)注度格外高漲，這種熱情進(jìn)一步推動了大數(shù)據(jù)快速發(fā)展，檔案管理各階段也從傳統(tǒng)的檔案室轉(zhuǎn)到外圍空間。將來大眾對檔案的關(guān)注不再局限在管理和保管上，更多是對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新、利用、傳播和開發(fā)。除此之外，檔案信息的種類也比較繁多，信息化發(fā)展是其必然趨勢，這既保證了檔案管理工作高效高質(zhì)發(fā)展，也使檔案管理及利用更加快捷、便利、多樣。

（二）資產(chǎn)化

當(dāng)今社會，知識管理已成為機(jī)關(guān)管理的新方向，對機(jī)關(guān)而言，知識是其發(fā)展的動力和根源，是為機(jī)關(guān)創(chuàng)造無限價(jià)值的無形資產(chǎn)。站在知識資產(chǎn)的角度來分析機(jī)關(guān)檔案管理，其記錄的是機(jī)關(guān)在各個(gè)歷史時(shí)期所形成的的社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化方面的活動，包含了機(jī)關(guān)核心技術(shù)和信息，是機(jī)關(guān)日常工作存儲的“精華”，因此，這部分檔案很多都是機(jī)關(guān)知識資產(chǎn)的一部分。比如常見的有科技檔案、文書檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等。所以，立足今后發(fā)展方向來看，知識管理水平將會在很大程度上決定機(jī)關(guān)檔案管理水平，知識管理將會對檔案利用效率、提升機(jī)關(guān)競爭力等方面提供強(qiáng)有力的支撐。

（三）人文化

機(jī)關(guān)檔案的實(shí)質(zhì)也是一種文化，其不但對機(jī)關(guān)的發(fā)展痕跡進(jìn)行記載，還和機(jī)關(guān)文化建設(shè)方向一致。基于機(jī)關(guān)的文化建設(shè)看，不難發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案記錄了其重要?dú)v史發(fā)展的整個(gè)過程，并且以文字記錄的形式加以保存，為社會、國家乃至個(gè)人都提供了十分珍貴的原始資料，讓機(jī)關(guān)各個(gè)歷史時(shí)期有跡可循。檔案切實(shí)記錄了機(jī)關(guān)整體運(yùn)行和文化建設(shè)，這體現(xiàn)了機(jī)關(guān)文化儲存的主要形式，反映了機(jī)關(guān)的整體形象。例如，機(jī)關(guān)大量的檔案信息資源，不僅向社會展示出整個(gè)機(jī)關(guān)單位的奮斗歷程，還能幫助梳理機(jī)關(guān)規(guī)章制度，策劃機(jī)關(guān)整體形象，進(jìn)而促進(jìn)機(jī)關(guān)文化建設(shè)。機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)是機(jī)關(guān)發(fā)展的客觀要求，也是其增強(qiáng)自身軟實(shí)力、提高檔案工作管理水平的重要途徑。

二、檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

當(dāng)前，檔案行業(yè)的發(fā)展呈現(xiàn)出一系列新趨勢、新方向，在這樣的大環(huán)境下，檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來。如部分檔案工作者綜合素質(zhì)不高、對機(jī)關(guān)整體發(fā)展中出現(xiàn)的新問題，應(yīng)對解決能力薄弱，提供檔案利用服務(wù)的水平較低，大部分停留在低層次的應(yīng)付程度上。

（一）專業(yè)水平有待進(jìn)一步提高。長期以來，社會上對檔案管理工作的認(rèn)識普遍停留在表象，認(rèn)為該工作清閑、安逸，沒有太多技術(shù)要求可言。許多機(jī)關(guān)單位在人員配置上考慮不周，出現(xiàn)部分從事檔案工作者文化程度低、專業(yè)不對口、臨時(shí)兼任、無證上崗及零基礎(chǔ)知識等問題，導(dǎo)致這些機(jī)關(guān)在檔案管理工作中，出現(xiàn)了檔案歸檔程序不規(guī)范、檔案鑒定不準(zhǔn)確、分類不正確、脫離機(jī)關(guān)實(shí)際需要、檔案編號編排不合理、檔案標(biāo)題書寫錯(cuò)誤、檢索效率低、檔案內(nèi)容沒有利用價(jià)值等現(xiàn)象。檔案管理是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的基礎(chǔ)管理工作，它涉及了較為廣闊的知識領(lǐng)域，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步延伸，促使檔案工作各個(gè)領(lǐng)域也得到現(xiàn)代化發(fā)展，這也就要求檔案工作者不斷提高自身綜合素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。

（二）觀念陳舊，不適應(yīng)時(shí)代的需要。部分檔案工作者對信息時(shí)代以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息存儲技術(shù)為代表的新知識、新技術(shù)、新方式產(chǎn)生了一種巨大的心理壓力。有的望而卻步，怕字當(dāng)頭，怕趕不上、怕不適應(yīng)、怕被淘汰，恐懼感應(yīng)由而生；有的因循守舊，用老陳舊觀念看待發(fā)展，對新領(lǐng)域、新方法無法接受，甚至產(chǎn)生抵觸的情緒；有的目光短淺，看問題片片面，無法以全新視野審視自己的想法觀念，做不到及時(shí)調(diào)整角色定位，導(dǎo)致角色扮演失調(diào)。

偏頗的認(rèn)識、陳舊的觀念，導(dǎo)致行為上的梗阻。究其原因，首先，有的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識比較淡薄，對檔案管理工作重視度不夠，認(rèn)為檔案工作人員相當(dāng)于一個(gè)單位“倉管員”的角色，未能認(rèn)識到從事檔案工作的人員必須具備較高的綜合素質(zhì)和較強(qiáng)的專業(yè)基礎(chǔ)。有的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)只重視在位期間單位創(chuàng)造的業(yè)績，重視對財(cái)務(wù)、工程等部門的專業(yè)技能培訓(xùn)，忽視了檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，對檔案工作人員的職業(yè)規(guī)劃沒有給與足夠的支持。再者，機(jī)關(guān)單位對檔案工作的資金投入力度不足，直接導(dǎo)致檔案管理設(shè)備得不到及時(shí)更新，檔案工作采取的技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于同類部門。其次，部分檔案工作人員沒能清楚認(rèn)識到自身面臨的巨大挑戰(zhàn)，有的滿足現(xiàn)狀，因循守舊，不僅不懂得接受新知識、新理念、新技術(shù)，還缺乏主觀能動性，不愿花時(shí)間和精力來整合提高新的技能。

三、提升機(jī)關(guān)檔案工作者綜合素質(zhì)的可行途徑

（一）組織開展形式多樣、針對性強(qiáng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作者的專業(yè)技術(shù)水平得到提高

結(jié)合當(dāng)前的工作實(shí)際，各機(jī)關(guān)單位在以往零星學(xué)習(xí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，要努力尋找培訓(xùn)的新途徑，完善培訓(xùn)機(jī)制，創(chuàng)新培訓(xùn)方法，助力機(jī)關(guān)檔案工作人員充實(shí)自身的專業(yè)知識。比如，加強(qiáng)與其他機(jī)關(guān)檔案工作者的交流，建立工作交流群，分享工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮集體力量，共同解決檔案工作的新問題。

（二）多措并舉，提升機(jī)關(guān)檔案工作者對檔案管理工作的重視

由于主客觀原因的制約，機(jī)關(guān)檔案管理部門往往被認(rèn)為是清水衙門，檔案管理工作呈被“邊緣化”“孤立化”，收獲的關(guān)注度大大不足。因此，檔案工作者應(yīng)付式處理檔案管理工作的情況較為普遍，導(dǎo)致有的機(jī)關(guān)檔案管理工作混亂不堪，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。針對此種情況，機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全檔案工作人員相關(guān)的規(guī)章制度，明確責(zé)任，并付諸實(shí)施。

（三）檔案工作者要有高度的責(zé)任感，并充分認(rèn)識自身工作的重要性，著重提升自身綜合素質(zhì)

檔案工作者要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，主動學(xué)習(xí)，積極參與各類檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，積累牢固的基礎(chǔ)理論知識，掌握最先進(jìn)的業(yè)務(wù)技能，通過科學(xué)、便捷的管理方法，不斷提高工作效率，進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要著重認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)知識，避免缺乏法律意識而違法違規(guī)。

（四）加強(qiáng)軟件、硬件設(shè)施建設(shè)，提高檔案信息化管理水平

全面實(shí)現(xiàn)專人、專室、專柜管理以及檔案管理的信息化全覆蓋是機(jī)關(guān)檔案管理工作的最優(yōu)狀態(tài)。但從現(xiàn)階段的情況來看，實(shí)現(xiàn)這種最優(yōu)狀態(tài)仍需要做更多的準(zhǔn)備。目前，機(jī)關(guān)檔案工作者可以從加強(qiáng)崗前培訓(xùn)和在崗教育提升工作技能。檔案室（館）內(nèi)使用的電腦要加裝安全防護(hù)軟件，配備專用電腦，禁止連接外網(wǎng)，同時(shí)配備齊全的檔案硬件設(shè)備，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化、安全化管理。同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作“軟實(shí)力”建設(shè)，購買并合理使用專用的檔案管理軟件，將檔案基本信息按照密級進(jìn)行信息化管理，加強(qiáng)保密工作，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理科學(xué)化、信息化水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張艷. 提高檔案人員素質(zhì) 為現(xiàn)代機(jī)關(guān)服務(wù)[J]. 中國管理信息化，2016，19（09）：196-197.

[2]吳京. 論知識管理時(shí)代機(jī)關(guān)檔案工作者應(yīng)具備的素質(zhì)[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（12）：113-115.