如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室督查督辦工作

劉映江

【摘 要】督查督辦工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中最重要的環(huán)節(jié)，是辦公室服務(wù)中的一項(xiàng)重要工作，加強(qiáng)企業(yè)督查督辦工作，有利于企業(yè)各項(xiàng)戰(zhàn)略、決策的落實(shí)。論文主要闡述了辦公室督查督辦工作的重要意義，對(duì)辦公室督查督辦工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了幾點(diǎn)建議。

【Abstract】The supervision work is the most important link in the process of enterprise management and an important work in office service. Strengthening the supervision work of enterprises is conducive to the implementation of various strategies and decisions of enterprises. This paper mainly expounds the significance of office supervision， analyzes the problems existing in the supervision work of office and puts forward some suggestions.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；辦公室；督查督辦

【Keywords】new period； office； supervision

【中圖分類號(hào)】C931.4 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）03-0127-02

1 引言

督查督辦工作是企業(yè)辦公室系統(tǒng)政務(wù)服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。督查督辦工作的好壞直接影響到企業(yè)的決策實(shí)施的效果，它對(duì)推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的開展具有重要的作用，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中是非常重要的手段。在新時(shí)期，辦公室的督查督辦功能更加明顯，在企業(yè)辦公系統(tǒng)政務(wù)服務(wù)工作中有著重要的影響。

2 辦公室督查督辦工作的意義

督查督辦工作是企業(yè)管理中非常重要的組成部分，任何企業(yè)的發(fā)展都離不開督查督辦。一般情況下，企業(yè)圍繞生產(chǎn)管理和人員管理展開工作，而督查督辦就是實(shí)現(xiàn)這兩方面的協(xié)調(diào)管理職能。督查督辦的意義主要有以下幾點(diǎn)：

第一，監(jiān)督各部門的工作進(jìn)度。按照工作性質(zhì)的不同，各部門的工作職能有所不同，例如，人力資源部門主要負(fù)責(zé)公司人力資源的開發(fā)管理、員工關(guān)系和薪酬福利等；市場(chǎng)部門則主要負(fù)責(zé)市場(chǎng)的調(diào)研等。辦公室督查督辦需要掌握各部門工作的進(jìn)度，做好有效的監(jiān)督工作，提醒、催促各部門及時(shí)完成工作。

第二，強(qiáng)化劑的作用。如有必要，辦公室督查督辦工作需要深入到具體的崗位中直接督辦。例如，后勤物資管理、生產(chǎn)管理等崗位的某一個(gè)階段，辦公室督查督辦工作需要按照輕重緩急的原則，結(jié)合各崗位的規(guī)定進(jìn)行定期的督查督辦工作，主要是利用自身的工作來強(qiáng)化各崗位的工作。

第三，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。沒有規(guī)矩，不成方圓。在企業(yè)中需要有完善的規(guī)章制度，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度來執(zhí)行公司。企業(yè)的規(guī)章制度如果得不到落實(shí)就是一紙空文，沒有任何意義。因此，需要督查督辦加強(qiáng)監(jiān)督管理作用，對(duì)企業(yè)的制度執(zhí)行進(jìn)行有效的監(jiān)督。

3 辦公室督查督辦工作中存在的問題

3.1 對(duì)督查督辦工作認(rèn)識(shí)不到位

辦公室在企業(yè)中承擔(dān)著行政后勤、協(xié)調(diào)溝通、信息調(diào)研等多項(xiàng)職責(zé)。日常工作中涉及的內(nèi)容非常多，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)顧此失彼、主次顛倒的現(xiàn)象，甚至忽略督查督辦的工作。另外，部分領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)中缺少督查意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到督查督辦的重要性，在管理中往往只重視工作部署，而忽視了監(jiān)督檢查，對(duì)于政策落實(shí)情況關(guān)注度不夠，在企業(yè)內(nèi)部沒有形成良好的督查督辦氛圍。

3.2 督查督辦工作質(zhì)量不高

督查督辦工作質(zhì)量高低取決于解決問題的多少。盡管辦公室督查督辦做了大量的工作，但并沒有顯著的效果。具體表現(xiàn)在辦公室人員沒有掌握督查督辦事項(xiàng)的重難點(diǎn)，沒有真正領(lǐng)會(huì)到督辦事項(xiàng)的具體要求；督辦工作只重視表面形式，沒有真正落實(shí)到位，對(duì)督辦反饋的真實(shí)性沒有核實(shí)清楚，達(dá)不到預(yù)想的督辦效果。對(duì)于一些重難點(diǎn)問題由于涉及的流程環(huán)節(jié)較多，需要多個(gè)部門共同推進(jìn)或者是高層領(lǐng)導(dǎo)的決策，督查督辦存在推拉扯皮的問題。

3.3 缺乏完善的督查督辦機(jī)制

很多企業(yè)在發(fā)展的過程中，并沒有建立完善的督查督辦工作體系，沒有督查報(bào)告、督查通報(bào)、反饋以及獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致在開展督查督辦的工作中缺少制度的指引，使督查督辦工作的具體實(shí)施受到嚴(yán)重制約。辦公室督查督辦工作的要求和職責(zé)制定的不合理、不科學(xué)，在開展辦公室督查督辦無據(jù)可依。同時(shí)在執(zhí)行過程中沒有建立相應(yīng)的考核機(jī)制，造成實(shí)際督查督辦和預(yù)計(jì)目標(biāo)之間的偏差。沒有標(biāo)準(zhǔn)、量化的考核標(biāo)準(zhǔn)，難以對(duì)決策的落實(shí)情況做出合理的評(píng)價(jià)。

3.4 對(duì)督查督辦結(jié)果缺少責(zé)任追究

對(duì)于督查督辦工作的結(jié)果，公司缺乏相應(yīng)的追究責(zé)任制或是懲罰力度不嚴(yán)，導(dǎo)致督查督辦結(jié)果不到位。不重視督查督辦的結(jié)果則會(huì)使督查督辦形同虛設(shè)，對(duì)反饋結(jié)果沒有正確的懲處，會(huì)導(dǎo)致部分單位或人員存在一定的僥幸心理，不利于公司的發(fā)展。另外，在公司發(fā)展的過程中也缺乏完善的用人責(zé)任激勵(lì)制度，員工長(zhǎng)期得不到重用，無法滿足員工的晉升需求，使公司的權(quán)威受到一定影響[1]。

4 新時(shí)期開展辦公室督查督辦工作的措施

4.1 轉(zhuǎn)變思維觀念，提升對(duì)督查督辦工作的認(rèn)識(shí)

想要提升辦公室督查督辦工作的質(zhì)量，首先要轉(zhuǎn)變思維觀念，提升對(duì)督查督辦工作的認(rèn)識(shí)，在督查督辦中始終要堅(jiān)持三個(gè)原則：

第一，堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的原則，對(duì)于任何需要督查督辦的事項(xiàng)必須要經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批之后才能立項(xiàng)，并向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)報(bào)告結(jié)果；

第二，是堅(jiān)持實(shí)事求是原則，對(duì)于督查督辦的事項(xiàng)必須要做深入的調(diào)查工作，不能弄虛作假、敷衍了事；

第三，分流承辦的原則，對(duì)于涉及多個(gè)部門或是方面的事項(xiàng)，需要明確各部門的責(zé)任，做好協(xié)調(diào)工作，保證督查督辦的高效進(jìn)行。

4.2 提升督查督辦質(zhì)量，提升工作人員的素質(zhì)

提升辦公室督查督辦的質(zhì)量，需要提升辦公室人員的綜合素質(zhì)，其需要具備基本的語言表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力、公關(guān)交際能力、參謀策劃能力等。為此，辦公室督查督辦人員需要不斷提升自身素質(zhì)。首先要充分發(fā)揮吃苦耐勞的精神，由于督查督辦工作中涉及的內(nèi)容較多、任務(wù)較重，在開展督查督辦工作中必要具備不怕吃苦、勇挑重坦的精神。其次是不斷進(jìn)取的精神，在督查督辦工作中既要懂政策，還需要接地氣，各方面的知識(shí)和內(nèi)容都要有所涉獵，不求精通，但要粗通，做到博學(xué)多才。同時(shí)，還要不斷學(xué)習(xí)和辦公室有關(guān)的政治、經(jīng)濟(jì)、管理等相關(guān)方面的知識(shí)，并學(xué)會(huì)思考，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為思想，轉(zhuǎn)化成為領(lǐng)導(dǎo)參謀服務(wù)的能力。最后是要具備超越自我的精神，勇于創(chuàng)新，要勇于發(fā)現(xiàn)自己在工作中的問題和缺點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整自己的思維方式和工作方法，敢于打破思維定式并進(jìn)行創(chuàng)新，以便能夠適應(yīng)工作需要。

4.3 完善制度建設(shè)，掌握督查督辦的工作程序

做好辦公室督查督辦工作需要有完善的制度和流程，為此，企業(yè)需要在督查督辦體系上下功夫，健全督查督辦工作制度，使督辦工作能夠更加規(guī)范。同時(shí)，要加強(qiáng)督查網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，營(yíng)造良好的氛圍，完善督查督辦的工作流程。督查督辦管理程序中的基本流程一般是立項(xiàng)、交辦、承辦和催辦、反饋、立卷歸檔。另外，還要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是落實(shí)督查督辦，提高效率的關(guān)鍵。

4.4 強(qiáng)化考核獎(jiǎng)懲，建立完善有效的反饋機(jī)制

在督查督辦工作中要強(qiáng)化考核獎(jiǎng)懲，建立督查督辦工作的權(quán)威性，加大通報(bào)和考核是督查督辦工作有效開展的重要途徑。為此，需要建立反饋機(jī)制，對(duì)督查督辦結(jié)果有明確的懲處措施，形成自上而下的封閉循環(huán)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)督查督辦工作的考核，發(fā)揮杠桿調(diào)節(jié)作用，形成有效的約束制度。實(shí)現(xiàn)督查督辦和晉升、考核等掛鉤，對(duì)于先進(jìn)的員工要給予鼓勵(lì)，并采用相應(yīng)的激勵(lì)措施，進(jìn)而鞭策落后的員工，提升督查督辦員工對(duì)各項(xiàng)工作的重視，使督查督辦工作能夠有效開展。

5 結(jié)語

督查督辦是保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須要始終圍繞中心工作，加強(qiáng)督查督辦工作的開展，才能使各項(xiàng)決策落實(shí)到位。對(duì)于督查督辦工作中存在的問題要及時(shí)采用有效的措施，并結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新，幫助各部門解決具體的問題，又可以為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀作用，實(shí)現(xiàn)督查督辦工作的價(jià)值，充分發(fā)揮督查督辦工作的重要作用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】李菲.關(guān)于完善高校辦公室督查督辦工作的思考[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011（12）：129.