從“大疆腐敗”談企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

段學(xué)芹

摘 要 隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)組織架構(gòu)愈加復(fù)雜多元，在這種趨勢(shì)的影響下，建立健全內(nèi)控制度對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營至關(guān)重要。2018年，大疆為優(yōu)化流程進(jìn)行了內(nèi)部管理改革，但在改革過程中發(fā)現(xiàn)，在業(yè)務(wù)采購過程中，研發(fā)、采購、銷售等人員存在舞弊現(xiàn)象，這就是所謂的“大疆腐敗”。本文以“大疆腐敗”為引入點(diǎn)，對(duì)企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)梳理，針對(duì)性提出控制措施，便于企業(yè)加強(qiáng)供應(yīng)鏈的管理，為企業(yè)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控提供部分參考。

關(guān)鍵詞 采購業(yè)務(wù) 請(qǐng)購與審批 購買 驗(yàn)收與付款

一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程

大疆主營無人飛行器控制系統(tǒng)的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，通過支付供應(yīng)方款項(xiàng)來購買物資，滿足生產(chǎn)經(jīng)營等系列相關(guān)活動(dòng)。采購是企業(yè)各部門開展工作的始點(diǎn)，是企業(yè)“實(shí)物流”的重要構(gòu)成部分，同時(shí)也與資金往來密切相關(guān)，很大程度上反映企業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力。本文將采購業(yè)務(wù)流程分為請(qǐng)購與審批、購買、驗(yàn)收與付款三部分，具體如圖1所示。

二、采購業(yè)務(wù)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及控制措施

（一）請(qǐng)購與審批環(huán)節(jié)

企業(yè)的請(qǐng)購與審批環(huán)節(jié)包含需求和采購預(yù)算的編制、申請(qǐng)采購以及審批。企業(yè)往往沒有充分考慮實(shí)際情況，導(dǎo)致預(yù)算安排不合理，這就要求企業(yè)加強(qiáng)存貨的日常管理，實(shí)行數(shù)量金額的雙重控制，準(zhǔn)確把握存貨信息，便于準(zhǔn)確編制需求預(yù)算。不論是需求預(yù)算還是采購預(yù)算，都需保證預(yù)算中內(nèi)容的客觀性。預(yù)算編制完成后，需上報(bào)申請(qǐng)物資的購買，經(jīng)由部門主管和經(jīng)理的層層審批后確定采購計(jì)劃。

（二）購買環(huán)節(jié)

大疆對(duì)于購買環(huán)節(jié)的監(jiān)管不嚴(yán)，造成物資采購平均價(jià)格超過合理水平20%以上，其中高價(jià)物資高出20%以上，而低價(jià)物資的入庫成本卻是市場(chǎng)合理水平2～3倍。通過對(duì)大疆的分析，企業(yè)購買環(huán)節(jié)包括供應(yīng)商、采購方式和采購價(jià)格的選擇，選擇完成之后訂立采購合同。

購買是以審批后的請(qǐng)購為依據(jù)，是采購業(yè)務(wù)的實(shí)施階段，選擇供應(yīng)商是進(jìn)行購買的基礎(chǔ)。為避免供應(yīng)商選擇不當(dāng)造成的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商篩選制度，慎重選擇。采用招標(biāo)、詢價(jià)等方式與供應(yīng)商取得聯(lián)系，調(diào)查供應(yīng)商的合法證明以及經(jīng)營能力，綜合考慮信譽(yù)能力、售后服務(wù)等信息后確定最優(yōu)供應(yīng)商。此外企業(yè)還需建立價(jià)格信息庫，掌握實(shí)時(shí)資料，保證定價(jià)方案的合理性。企業(yè)根據(jù)所確定的供應(yīng)商、采購方式和價(jià)格擬定采購合同，采購合同應(yīng)準(zhǔn)確描述合同條款，合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點(diǎn)和期限、雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任等。

訂立采購合同后，為避免出現(xiàn)物資質(zhì)量損壞或者供應(yīng)不及時(shí)等問題，企業(yè)應(yīng)該建立嚴(yán)格的合同跟蹤制度，跟蹤合同履行情況，預(yù)測(cè)合同是否能夠按期實(shí)施，并派專員進(jìn)行登記，明確相關(guān)人員責(zé)任，建立責(zé)任追究制度。

（三）驗(yàn)收與付款環(huán)節(jié)

采購物資到達(dá)后，驗(yàn)收部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，倉儲(chǔ)部門應(yīng)進(jìn)行入庫，兩者不能混為一談。

驗(yàn)收部門對(duì)物資的質(zhì)量、品種和規(guī)格驗(yàn)收，涉及大批或者貴重物資，需生產(chǎn)技術(shù)部門進(jìn)行專業(yè)檢測(cè)。驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，驗(yàn)收員應(yīng)及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門處理。只有驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門開具驗(yàn)收單，再由倉儲(chǔ)部門根據(jù)驗(yàn)收單實(shí)行入庫管理并開具入庫單，驗(yàn)收單、入庫單等相關(guān)資料需要一式多份，交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行記錄歸檔。

物資驗(yàn)收合格入庫后需進(jìn)行付款處理，付款是“實(shí)物流”與資金往來的統(tǒng)一過程。企業(yè)應(yīng)對(duì)付款進(jìn)行嚴(yán)格審核，加強(qiáng)付款管理，嚴(yán)查發(fā)票等資料的真實(shí)合法有效性，按照合同約定的付款方式付款，保證資金安全。

三、結(jié)語

編制需求和采購預(yù)算、請(qǐng)購與審批、選擇供應(yīng)商、確定采購方式和采購價(jià)格、訂立采購合同、驗(yàn)收與付款都是企業(yè)采購業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生問題都會(huì)影響企業(yè)的存活，這就要求企業(yè)需結(jié)合自身實(shí)際，對(duì)采購流程進(jìn)行梳理，確定采購步驟，完善采購制度，按照審批權(quán)限和相關(guān)程序進(jìn)行物資采購，建立責(zé)任追究制度，實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)的分離，確保物資采購更經(jīng)濟(jì)、高效地滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。

（作者單位為山東理工大學(xué)管理學(xué)院）

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