如何做好城鄉(xiāng)檔案管理工作

劉鴻鶴

城鄉(xiāng)檔案管理作為公司發(fā)展的一部分，管理的具體內(nèi)容是對(duì)城市建設(shè)過(guò)程的相關(guān)文件和圖紙進(jìn)行管理，具有一定的保護(hù)和借鑒價(jià)值，提高城鄉(xiāng)檔案管理的效率。城市規(guī)劃在城鎮(zhèn)規(guī)劃推廣中發(fā)揮著重要作用。城鄉(xiāng)檔案管理存在的問(wèn)題不僅為城市經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展提供了有價(jià)值的歷史信息，也為未來(lái)城市規(guī)劃建設(shè)提供了參考價(jià)值和重要應(yīng)用。城鄉(xiāng)檔案管理工作側(cè)重于規(guī)劃?rùn)n案管理的原則和科學(xué)方法，服務(wù)于城市規(guī)劃和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)，通信技術(shù)和通信技術(shù)的共同應(yīng)用。通信和GIS技術(shù)，可以更好地服務(wù)于數(shù)字城市建設(shè)和城市規(guī)劃。

1城鄉(xiāng)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1缺乏健全的管理機(jī)制

在城鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)域，特別是在檔案管理的質(zhì)量和效率方面，必須建立有效的管理機(jī)制來(lái)支持工作。但目前，管理層在這方面做得還不夠。雖然政府服務(wù)已經(jīng)調(diào)整和規(guī)劃，使其機(jī)構(gòu)合理化并整合其資源，但其中大多數(shù)受傳統(tǒng)制度環(huán)境的影響，采取了自主的管理方法，導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)域間信息共享困難，限制管理效率和影響管理質(zhì)量。

1.2沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

城鄉(xiāng)檔案管理的有序發(fā)展要求管理者充分發(fā)揮積極作用。城鄉(xiāng)規(guī)劃記錄的內(nèi)容廣泛而微不足道，要求管理人員具備高技能和操作素質(zhì)，同時(shí)了解檔案的管理。但是，在目前的情況下，城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理員的整體質(zhì)量和技術(shù)難度較低會(huì)影響管理的效果。一些管理人員不熟悉檔案的收集，整理和存檔，并且在研究電子檔案記錄方法方面不夠?qū)I(yè)，這阻礙了管理的現(xiàn)代化。

1.3沒(méi)有完整的管理系統(tǒng)

目前，我國(guó)正處于新農(nóng)村建設(shè)和城市現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期。然而，由于檔案管理規(guī)劃仍處于發(fā)展的早期階段，人才分布和現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用存在很多差距。在一些偏遠(yuǎn)的山區(qū)，土地使用和農(nóng)村記錄的管理繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的紙張管理模式，并在計(jì)算機(jī)化和數(shù)字化管理方面存在差距。

2檔案管理的解決辦法

2.1提升城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理工作意識(shí)

城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案包括城鄉(xiāng)規(guī)劃審批管理、勘察設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目的各項(xiàng)技術(shù)資料等。有效管理這些數(shù)據(jù)對(duì)城鄉(xiāng)發(fā)展具有重要作用。管理者必須提高管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)管理形式，搞好管理。隨著城市化進(jìn)程的加快，城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案資源的價(jià)值顯著增加，逐漸引起城鄉(xiāng)規(guī)劃部門(mén)和建設(shè)單位的重視。在這種情況下，提高城市規(guī)劃?rùn)n案管理意識(shí)，做好城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作就顯得尤為重要。管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案資源的價(jià)值，了解其工作的重要性，并采取有效措施進(jìn)行工作。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息化的關(guān)鍵是人才。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息，才能使城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息化建設(shè)朝著正確的方向發(fā)展，檔案工作者必須培養(yǎng)他們的專(zhuān)業(yè)精神，使他們的職業(yè)素質(zhì)成為一種文化習(xí)慣。通過(guò)組織管理，可以有效地將工作中必要的素質(zhì)落實(shí)到崗位責(zé)任制中，充分發(fā)揮其主觀(guān)能動(dòng)性，使工作進(jìn)入有序、系統(tǒng)、有計(jì)劃、協(xié)調(diào)、高效、負(fù)責(zé)的工作狀態(tài)。規(guī)劃?rùn)n案管理有其自身的特點(diǎn)，這就要求從業(yè)人員不僅要掌握檔案工作的原則和方法，而且要準(zhǔn)確把握不同工程建設(shè)形成檔案的特點(diǎn)和規(guī)律。同時(shí)，規(guī)劃?rùn)n案管理人員要培養(yǎng)自己的學(xué)習(xí)習(xí)慣，提高自己的學(xué)習(xí)能力，使自己的業(yè)務(wù)水平不斷提高。

2.2檔案管理信息化

檔案信息管理是指以檔案實(shí)體存儲(chǔ)為中心，將文檔管理模式轉(zhuǎn)化為信息社會(huì)服務(wù)。文件實(shí)體的分類(lèi)，分析，提取和處理提高了文件管理的效率。與傳統(tǒng)文件相比，電子文件的保存，修改和研究更加方便。這些文件可以通過(guò)Internet快速傳播，提高文件管理效率，降低文件管理成本。城市規(guī)劃和城市規(guī)劃的計(jì)算機(jī)化管理必須遵循城鄉(xiāng)發(fā)展服務(wù)的發(fā)展戰(zhàn)略。根據(jù)分析的特點(diǎn)和城鄉(xiāng)發(fā)展的科學(xué)研究和示范的發(fā)展目標(biāo)，制定文件和檔案管理，中長(zhǎng)期和短期管理的實(shí)用計(jì)劃，建立了網(wǎng)絡(luò)管理模式清理城市規(guī)劃和城市規(guī)劃計(jì)算機(jī)檔案的和諧發(fā)展。此外，必須注意系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的影響。還應(yīng)注意該系統(tǒng)對(duì)城市和城市發(fā)展信？？息服務(wù)目標(biāo)的支持。該方法應(yīng)側(cè)重于系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，以擴(kuò)展未來(lái)的開(kāi)發(fā)空間。城市化和城市化檔案作為單位的歷史檔案，是該單位的寶貴信息。為實(shí)現(xiàn)集中集中管理，保證城市規(guī)劃和城市規(guī)劃文件的完整性和制度，充分發(fā)揮其在建設(shè)中的重要作用。城市規(guī)劃和城市規(guī)劃的數(shù)字化管理是城市化和社會(huì)發(fā)展的必然要求。統(tǒng)一規(guī)劃和城市規(guī)劃注重檔案管理，結(jié)合數(shù)字檔案管理總體規(guī)劃，建立自己的網(wǎng)站信息和農(nóng)村城鎮(zhèn)化發(fā)展，電腦化信息化和城市化發(fā)展，提高檔案管理人員素質(zhì)文件，提高生產(chǎn)力和適應(yīng)時(shí)代。今天的社會(huì)正在進(jìn)入技術(shù)革命的新時(shí)代。這些新技術(shù)在生產(chǎn)和社會(huì)中的廣泛應(yīng)用不可避免地意味著社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍和社會(huì)生活的深刻變化，特別是在計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用方面。信息已成為人類(lèi)生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)的支柱之一。使用信息資源是人類(lèi)知識(shí)和智慧的運(yùn)用。傳播和利用科學(xué)信息將促進(jìn)科學(xué)和技術(shù)生產(chǎn)力的可持續(xù)發(fā)展。在城鄉(xiāng)發(fā)展中，有必要管理檔案信息。

2.3建立城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息實(shí)用網(wǎng)站

城市和鄉(xiāng)村建筑是一個(gè)基于城市和地方建設(shè)部檔案的網(wǎng)站。一般來(lái)說(shuō)，它以網(wǎng)頁(yè)，在線(xiàn)咨詢(xún)，檢索，實(shí)時(shí)電子文檔，城鄉(xiāng)檔案存檔，直接使用城市檔案信息等形式提供城市和農(nóng)村地區(qū)的相關(guān)信息和檔案服務(wù)。和農(nóng)村地區(qū)等這是為城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的主要目的。此外，它是城市和鄉(xiāng)村檔案數(shù)字化的重要特征和手段。在建設(shè)城市和農(nóng)村檔案信息的過(guò)程應(yīng)包括在城鎮(zhèn)和農(nóng)村地區(qū)的檔案管理系統(tǒng)，城市和農(nóng)村檔案管理制度，同時(shí)考慮到本單位的不同部門(mén)獲得的信息，建立一個(gè)綜合系統(tǒng)分配資源，以獲得全面和系統(tǒng)管理城鄉(xiāng)檔案的優(yōu)勢(shì)。此外，我們必須選擇具有現(xiàn)代化和發(fā)展能力的城市和村莊來(lái)建立檔案信息管理系統(tǒng)。這是實(shí)施城鄉(xiāng)檔案信息處理的重要條件。通過(guò)強(qiáng)大的提取功能，使軟件適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理的需要充分利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。有必要使用標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備建立城鄉(xiāng)信息檔案網(wǎng)站。目前，所選產(chǎn)品必須符合相關(guān)的內(nèi)部和外部標(biāo)準(zhǔn)。在目前或?qū)?lái)，應(yīng)該有一些主要產(chǎn)品可以得到有影響的公司或制造商的支持，無(wú)論是在國(guó)內(nèi)還是在國(guó)外，以保證更新和降低加工成本。設(shè)備設(shè)置應(yīng)盡可能合理，同時(shí)考慮網(wǎng)絡(luò)容量，響應(yīng)時(shí)間和傳輸速度等因素。

總之，為了更好地為檔案工作者服務(wù)并促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步，我們不僅要從檔案部門(mén)的角度考慮檔案的使用，還要從用戶(hù)的角度探討如何使用檔案來(lái)促進(jìn)城鄉(xiāng)檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

（作者單位：155600黑龍江省寶清縣機(jī)關(guān)事業(yè)保險(xiǎn)管理局）