信息化背景下企業(yè)采購(gòu)管理的完善探討

甄崢

摘 要：企業(yè)采購(gòu)管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，是企業(yè)開(kāi)展日?；顒?dòng)的前提。要想加快企業(yè)發(fā)展，促使企業(yè)進(jìn)步，提升企業(yè)采購(gòu)管理質(zhì)量和效率是不可或缺的工作。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)采購(gòu)管理加強(qiáng)信息化應(yīng)用是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)的主流趨勢(shì)。本文基于信息化背景下的企業(yè)采購(gòu)管理的完善措施進(jìn)行探討，分析信息化應(yīng)用的影響和重要性，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化背景；企業(yè)采購(gòu)管理；完善措施

采購(gòu)的質(zhì)量和效率是企業(yè)生存發(fā)展的命脈之一，現(xiàn)如今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，市場(chǎng)形勢(shì)不斷變化，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力只有通過(guò)嚴(yán)格控制資金成本，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量才能提高，為了提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，需要合理運(yùn)用信息化技術(shù)手段，不斷優(yōu)化和改革企業(yè)采購(gòu)管理模式和方法，重視相關(guān)問(wèn)題，對(duì)于采購(gòu)渠道和供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格審查等一系列工作。

一、企業(yè)采購(gòu)管理信息化應(yīng)用的意義

信息化背景下，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)現(xiàn)代化電子設(shè)備和信息技術(shù)的應(yīng)用，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，深化企業(yè)采購(gòu)管理質(zhì)量和效率，企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)是發(fā)展現(xiàn)代化采購(gòu)管理的必經(jīng)之路。通過(guò)相關(guān)監(jiān)督監(jiān)控設(shè)備，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)了全方位的質(zhì)量管理，建立健全了貨物質(zhì)量監(jiān)督管理體系。并且在一定程度上提升了倉(cāng)儲(chǔ)和運(yùn)輸工作效率，細(xì)化了采購(gòu)的后續(xù)管理工作，嚴(yán)格落實(shí)物資入庫(kù)管理、驗(yàn)收管理和合同管理等工作。從另一個(gè)角度看，信息化建設(shè)不但細(xì)化物質(zhì)資源的分工安排，還減少了人力資源的浪費(fèi)。相比較傳統(tǒng)管理和工作模式，通過(guò)運(yùn)用信息化軟件操作對(duì)數(shù)據(jù)的記錄，比傳統(tǒng)采購(gòu)人員手動(dòng)填寫的效率高，還能大幅度減少錯(cuò)誤記錄的問(wèn)題，使企業(yè)采購(gòu)管理更加專業(yè)化。同時(shí)，加強(qiáng)信息化建設(shè)也是對(duì)相關(guān)采購(gòu)管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)有著更高的要求，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理效率，提升企業(yè)文化有積極作用。

二、信息化背景下企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀

1.采購(gòu)管理的不規(guī)范性

現(xiàn)如今，大多數(shù)企業(yè)的采購(gòu)管理部門由于信息化建設(shè)不完全，其賬目、物資資料和倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際情況并不符合，由于責(zé)任人和采購(gòu)主管的問(wèn)題，缺乏完善的監(jiān)督管理體制和責(zé)任制，無(wú)法處理部分貪污受賄等腐敗現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)造成一定影響，有損企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。企業(yè)采購(gòu)管理的不規(guī)范性導(dǎo)致的數(shù)據(jù)資料不能互相匹配，不能和企業(yè)其他部門進(jìn)行信息共享或是傳遞錯(cuò)誤信息，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)出現(xiàn)錯(cuò)誤。并且，賬目和庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，對(duì)于統(tǒng)計(jì)和記錄的人員也造成巨大且困難的工作量，嚴(yán)重影響工作效率。

2.采購(gòu)管理模式的落后性

由于采購(gòu)管理工作由專門的人員負(fù)責(zé)，所以企業(yè)的采購(gòu)管理模式單一，具有較大的隨意性，有一定經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，并且缺乏相應(yīng)的流程，一旦發(fā)生糾紛事故，無(wú)法明確責(zé)任，相關(guān)監(jiān)督工作和后續(xù)處理無(wú)法落實(shí)。對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)形象有一定負(fù)面影響。

三、企業(yè)采購(gòu)管理信息化的完善策略

1.詢價(jià)信息化管理

企業(yè)采購(gòu)管理信息化的第一任務(wù)就是詢價(jià)信息化，在根據(jù)物資需求和企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展需要的原材料進(jìn)行考慮，通過(guò)信息化技術(shù)軟件，進(jìn)行多方廠家的性價(jià)比優(yōu)劣比較，選擇合適的供應(yīng)商，減少成本和資金的投入，提高經(jīng)濟(jì)效益。并且根據(jù)詢價(jià)方案，利用各方面數(shù)據(jù)，考慮到多方面因素，比如交貨時(shí)間、地點(diǎn)、物品質(zhì)量、是否符合要求等，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)軟件制作出最優(yōu)的詢價(jià)書。并且相比較傳統(tǒng)詢價(jià)模式，信息化操作能夠?qū)?shí)際情況的改變進(jìn)行一定的操作，更改具體條件，完成詢價(jià)書，比以往的詢價(jià)減少了大量的工作難度和任務(wù)量。并且，供應(yīng)商也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)快速反饋答復(fù)，省時(shí)省力，大大節(jié)省了采購(gòu)人員的時(shí)間和精力。

2.采購(gòu)方案信息化管理

以往采購(gòu)方案的管理是采購(gòu)工作開(kāi)展的前提，但是由于多方面不可抗力因素的影響，比如市場(chǎng)變化、工廠事故、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)產(chǎn)生的價(jià)格浮動(dòng)等影響，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)方案不得不進(jìn)行更改，采購(gòu)方案的管理需要通過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)，一旦出現(xiàn)數(shù)次更改，工作量和繁瑣的程序會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，降低采購(gòu)員工的工作積極性。通過(guò)信息化建設(shè)，相關(guān)部門審批采購(gòu)方案可以通過(guò)遠(yuǎn)程操作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用就可以做到。甚至能夠事先判斷和檢閱出方案的不足和缺陷，提前整改。對(duì)于后續(xù)的合同管理和貨物驗(yàn)收都有一定積極影響，能夠大大提高企業(yè)采購(gòu)方案管理的效率，降低管理成本和人力。值得注意的是，采購(gòu)方案信息化管理只是輔助手段，離不開(kāi)采購(gòu)人員的決策，需要貫徹落實(shí)積極穩(wěn)妥、先進(jìn)可行的采購(gòu)思想，通過(guò)以往積累的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)、定額資料和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)采購(gòu)方案和企業(yè)計(jì)劃的實(shí)用性進(jìn)行分析，確認(rèn)是否符合實(shí)際情況，然后通過(guò)信息化設(shè)備與各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)和相關(guān)信息的反饋。

3.采購(gòu)合同信息化管理

企業(yè)采購(gòu)管理中的合同管理是采購(gòu)工作環(huán)節(jié)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)最大的部分，對(duì)于訂單的審核、退訂、發(fā)貨和回復(fù)等工作，如果無(wú)法及時(shí)進(jìn)行答復(fù)或開(kāi)展相應(yīng)工作，會(huì)降低企業(yè)信譽(yù)度，采購(gòu)合同的管理也是整個(gè)采購(gòu)工作的基石，如果合同出了問(wèn)題，會(huì)損失大量的經(jīng)濟(jì)利益，降低雙方的交易體驗(yàn)。合同信息化管理能夠便于檢查合同中的條文有無(wú)錯(cuò)處和不恰當(dāng)?shù)牡胤?，并且加以?chǔ)存?zhèn)浞?，具有憑證效力。相比較傳統(tǒng)的采購(gòu)合同管理，一旦丟失和損壞會(huì)影響整個(gè)采購(gòu)工作的進(jìn)行。信息化管理對(duì)于供應(yīng)商和采購(gòu)工作的具體信息能夠及時(shí)進(jìn)行記錄和上報(bào)，隨時(shí)進(jìn)行細(xì)節(jié)修改，加強(qiáng)采購(gòu)合同的監(jiān)督和管理，提高采購(gòu)管理工作水平。

4.財(cái)務(wù)信息化管理

企業(yè)采購(gòu)管理的財(cái)務(wù)和成本一直存在灰色領(lǐng)域問(wèn)題，加強(qiáng)信息化管理，對(duì)出入庫(kù)匯總、統(tǒng)計(jì)收發(fā)單據(jù)和申請(qǐng)付款等內(nèi)容，進(jìn)行監(jiān)督和管理，對(duì)每一項(xiàng)數(shù)據(jù)和收入都嚴(yán)格錄入，不會(huì)出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤。能夠有效杜絕采購(gòu)管理人員克扣經(jīng)費(fèi)、貪污腐敗等現(xiàn)象，加強(qiáng)財(cái)務(wù)結(jié)算的監(jiān)督工作。并且財(cái)務(wù)結(jié)算的信息化管理對(duì)于企業(yè)的資金流向有一個(gè)明確的記錄，能夠優(yōu)化資金管理。通過(guò)電子發(fā)票、憑證的使用，也能在一定程度上省略相應(yīng)的流程，加快采購(gòu)工作的進(jìn)行。

5.企業(yè)計(jì)劃管理信息化

企業(yè)利用信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)在線平臺(tái)搜索相關(guān)資源和供應(yīng)商廣告，能夠優(yōu)化采購(gòu)方案的制定，減少資金損失，降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。并且信息化建設(shè)有利于全方面的管理采購(gòu)工作，根據(jù)庫(kù)存剩余和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求可以制定精確到個(gè)位數(shù)的采購(gòu)計(jì)劃，合理控制，減少資源浪費(fèi)。通過(guò)對(duì)多方信息的匯總，制定詳盡又符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀的企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃，有助于降低企業(yè)下個(gè)階段的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

6.加強(qiáng)采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)的完善和革新

最終，加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理信息化建設(shè)，完善企業(yè)采購(gòu)管理信息化體系，還必須要注重信息化技術(shù)本質(zhì)，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)、相關(guān)電子設(shè)備和優(yōu)秀的操作系統(tǒng)軟件。比如物流仿真系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、相關(guān)數(shù)據(jù)軟件。通過(guò)聘請(qǐng)相關(guān)管理行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)人士進(jìn)行指導(dǎo)和教學(xué)，對(duì)采購(gòu)管理信息化建設(shè)的不足之處進(jìn)行改進(jìn)，減少信息化應(yīng)用漏洞。從本質(zhì)上加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)于電子設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，一定要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展，不但要關(guān)注采購(gòu)行業(yè)和市場(chǎng)，還要關(guān)注相應(yīng)的信息化市場(chǎng)，不斷提高信息化水平，才能加強(qiáng)采購(gòu)管理的信息化建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段信息化背景下，企業(yè)要隨著社會(huì)生產(chǎn)需求和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，不斷提升自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)于企業(yè)采購(gòu)管理，要以成本和利潤(rùn)為長(zhǎng)遠(yuǎn)視角進(jìn)行考慮，通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升企業(yè)采購(gòu)管理的工作質(zhì)量，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，完善相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督管理體系，加強(qiáng)各項(xiàng)工作效率，優(yōu)化資源配置，減少人力物力資源的浪費(fèi)，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)又好又快的發(fā)展。

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