事業(yè)單位檔案管理工作中的問題與對(duì)策

寧雪松

摘要：做好事業(yè)單位檔案管理工作是保證事業(yè)單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作有著重要作用，在人才選拔、單位發(fā)展方向選擇、單位工作得失等多個(gè)方面都起到重要的參考作用。但是事業(yè)單位的檔案工作還存在著一些問題，本文就事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和問題進(jìn)行分析，提出合理的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；人員培訓(xùn)；設(shè)備完善

事業(yè)單位的職能常常是為祖國(guó)發(fā)展服務(wù)，為社會(huì)大眾服務(wù)。事業(yè)單位的檔案管理工作能夠幫助事業(yè)單位總結(jié)工作中的得失，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展選拔可用的優(yōu)秀人才；做好事業(yè)單位檔案管理工作，刻不容緩。但是在實(shí)際的檔案管理中卻存在著許多問題。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與問題分析：

1.1事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不足：

事業(yè)單位工作中常常關(guān)注事業(yè)單位的服務(wù)效果或者實(shí)際工作收益，對(duì)于檔案管理工作，通常缺乏足夠的重視與關(guān)注。而這種關(guān)注的缺失，就會(huì)造成檔案管理工作缺乏監(jiān)督性，工作人員得過且過，敷衍了事。具體檔案工作雜亂無章，容易出現(xiàn)檔案管理工作失誤。

1.2事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高：

事業(yè)單位的檔案管理工作崗位人員，很多并不是檔案管理專業(yè)人才，是從不同的工作崗位調(diào)轉(zhuǎn)的。并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)體系。這就需要進(jìn)行崗位培訓(xùn)和繼續(xù)深造學(xué)習(xí)，如果沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)措施，就難以滿足檔案管理工作需求。

1.3檔案管理信息化建設(shè)不足：

部分事業(yè)單位還停留在以傳統(tǒng)檔案信息管理為主的階段，不能滿足高效科學(xué)化檔案管理工作需求。還有一部分事業(yè)單位，雖然進(jìn)行了初步的檔案信息化建設(shè)，但是只停留在簡(jiǎn)單的檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)階段，靜態(tài)的實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。對(duì)于軟件系統(tǒng)管理、信息聯(lián)鎖檢索，部門聯(lián)動(dòng)等動(dòng)態(tài)功能應(yīng)用不足。

1.4檔案管理設(shè)備不夠完善：

檔案管理工作設(shè)備單一，檔案文件保存設(shè)施不完善，容易造成檔案文件的氧化，長(zhǎng)期以往，會(huì)造成珍貴檔案文件的損壞。電子檔案以及紙質(zhì)檔案的設(shè)施都應(yīng)該進(jìn)一步完善。

二、事業(yè)單位檔案管理工作建議與可行性對(duì)策：

2.1領(lǐng)導(dǎo)帶頭，宣傳檔案管理工作的重要性：

領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)單位工作決策者，是整個(gè)單位執(zhí)行力的靈魂。只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，帶頭宣傳才能讓全單位的員工認(rèn)識(shí)到要重視檔案管理，配合檔案管理工作的進(jìn)行?？梢酝ㄟ^組織宣傳會(huì)議的方法，說明檔案管理對(duì)單位的具體作用，通過座談會(huì)的方式，讓檔案管理工作人員和全體員工進(jìn)行溝通，從而相互幫助，通力合作，更好的完成檔案管理工作。還可以通過宣傳信，微信小視頻的方式進(jìn)行趣味性的宣傳，真正讓檔案管理工作重要性走入每個(gè)單位員工的心中。

2.2引進(jìn)專業(yè)人才，合理培訓(xùn)，提升員工專業(yè)素養(yǎng)：

對(duì)于檔案管理人員，可以根據(jù)事業(yè)單位具體情況，選擇引進(jìn)或者培訓(xùn)的方式進(jìn)行人才素養(yǎng)提升。工作人員不足的，可以引進(jìn)專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才，通過考核進(jìn)行人才選拔。讓真正具備檔案管理知識(shí)的人才走入單位的檔案管理工作崗位。也可以定期開展培訓(xùn)，聘請(qǐng)專兼和優(yōu)秀的工作者，為老員工進(jìn)行培訓(xùn)，講解專業(yè)知識(shí)，傳授工作心得，從而提升員工的檔案管理工作水平。具備條件的，也可以為員工提供繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，提供帶薪學(xué)習(xí)，為單位未來的檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

2.3大力做好信息化檔案管理工作建設(shè)：

從兩個(gè)方面入手，一方面，從硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境打造入手，提供局域網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及購(gòu)進(jìn)軟件管理系統(tǒng)，這正是工欲善其事必先利其器的道理。另一方面，要從工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平入手，多練多應(yīng)用，能夠熟練的掌握信息化操作以及維護(hù)能力。

2.4完善事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度：

首先，統(tǒng)一化與差異化兼顧。事業(yè)單位檔案工作制度的制定必須要按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。這使得制度執(zhí)行更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但這意味著所有事業(yè)單位的檔案工作制度都是一樣的，規(guī)模，工作特點(diǎn)都是事業(yè)單位所存在的差異，其管理方式與制度規(guī)范自然不能一樣。檔案部門應(yīng)依靠自身特點(diǎn)不斷地實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立一套以國(guó)家檔案管理制度為基礎(chǔ)，符合單位自身的檔案管理制度。

其次，明確檔案管理人的職責(zé)與權(quán)益。檔案管理員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者。所以檔案管理員的積極性影響著檔案管理工作。在制定制度時(shí)，要主要把職責(zé)調(diào)整到崗位標(biāo)準(zhǔn)中，明確職責(zé)范圍及權(quán)限。在明確責(zé)任時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)工作人員的合法權(quán)益，使檔案管理員能夠在履行職責(zé)的基礎(chǔ)上，明確自身的合法權(quán)益。

2.5做好檔案管理保密工作：

事業(yè)單位的檔案文件，會(huì)涉及到保密文件，保密文件按程度可以分為若干等級(jí)，這里不重點(diǎn)進(jìn)行討論。這里主要就如何做好檔案管理中的保密工作進(jìn)行說明：

首先，實(shí)現(xiàn)物理模式保密，也就是保證檔案文件存放的物理考空間安全，閑雜人員不能進(jìn)入，并且要設(shè)置保安人員與防盜設(shè)備，保證文件的安全性。其次，從制度上保證檔案文件的安全，例如檔案文件大多具有保密期限，合理的制定保密期限，在保密期內(nèi)注意保密文件的安全性，出臺(tái)泄露文件信息的懲罰制度。涉及法律的，可以通過法律進(jìn)行制裁。

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