從內(nèi)部審計(jì)檔案的利用看審計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

朱小青

摘 要：審計(jì)檔案是指審計(jì)部門(mén)在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查活動(dòng)中直接形成的具有參考利用價(jià)值的以書(shū)面或電子介質(zhì)表達(dá)的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。完整的檔案資料可以為黨政機(jī)關(guān)及各部門(mén)的活動(dòng)提供極大地方便。本文從一個(gè)案例入手，深入分析當(dāng)前內(nèi)部審計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題并對(duì)今后的改進(jìn)意見(jiàn)提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞：內(nèi)審檔案 歸檔制度 管理辦法 強(qiáng)化培訓(xùn) 檔案立卷

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）05-00-01

前不久，醫(yī)院紀(jì)委監(jiān)察處收到一份檢舉信，反映某職能處室人員在基建改造裝修活動(dòng)中存在某些違規(guī)行為。接到信件后，醫(yī)院成立了專(zhuān)案組對(duì)此事進(jìn)行調(diào)查。幾年前內(nèi)部審計(jì)部門(mén)曾經(jīng)對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行決算審計(jì)，因此專(zhuān)案組決定調(diào)取當(dāng)時(shí)的審計(jì)檔案資料，希望從中查找出一些案件線(xiàn)索。出乎所有人的預(yù)料，審計(jì)檔案資料除了審計(jì)報(bào)告之外沒(méi)有其他內(nèi)容，僅有的一點(diǎn)希望就此破滅。由此也暴露出了醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案資料存在的問(wèn)題：

第一，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)審檔案資料的管理重視程度不夠，特別是我們醫(yī)院的內(nèi)審部門(mén)，所配備的人員素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平不一，審計(jì)范圍僅限一些小型的基建項(xiàng)目和零星維修改造項(xiàng)目，參與大型醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療耗材等的采購(gòu)招標(biāo)等活動(dòng)，以及領(lǐng)導(dǎo)批示的專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目。內(nèi)審機(jī)構(gòu)一年到頭忙于應(yīng)付日常繁瑣的審計(jì)項(xiàng)目，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)往往也是只關(guān)注審計(jì)結(jié)果質(zhì)量，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目只要把審計(jì)報(bào)告或?qū)徲?jì)意見(jiàn)書(shū)送達(dá)出去就算結(jié)束，檔案資料則采取“誰(shuí)主審誰(shuí)立卷”的方法，由主審人員自行整理案卷。而主審人員往往沒(méi)有時(shí)間對(duì)審計(jì)檔案的分類(lèi)、歸納、整理進(jìn)行仔細(xì)研究，再加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)檔案的檢查督導(dǎo)要求也不嚴(yán)格，有的甚至存在歸檔不及時(shí)、資料不齊全的問(wèn)題。

第二，歸檔制度不完善、管理工作不規(guī)范。由于單位的性質(zhì)屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)，主要業(yè)務(wù)在于醫(yī)療、教學(xué)、科研干部保健，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)醫(yī)療活動(dòng)中臨床工作以及科研工作中投入了很大的精力，表達(dá)出了極大的關(guān)心，然而對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作則重視不夠。在人員配備上隨意性很大，審計(jì)業(yè)務(wù)開(kāi)展的范圍小比較單一，對(duì)審計(jì)工作形成的檔案資料沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度約束管理人員的行為，導(dǎo)致審計(jì)檔案資料不能及時(shí)進(jìn)行收集歸納。同時(shí)，內(nèi)審部門(mén)所配備的人員缺乏系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)審計(jì)檔案資料的理解不一、有偏差，審計(jì)工作底稿的排列順序不規(guī)范，在此狀況之下，對(duì)審計(jì)檔案信息的收集就缺乏系統(tǒng)性，對(duì)于關(guān)鍵的審計(jì)資料而言，無(wú)法獲得有效地利用和保護(hù)，導(dǎo)致檔案資料嚴(yán)重缺失。

第三，部分審計(jì)資料缺乏完整性。根據(jù)國(guó)家審計(jì)署、國(guó)家檔案局規(guī)定的《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》要求，審計(jì)文字資料應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)4個(gè)單元進(jìn)行排列，但是在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施歸檔過(guò)程中，審計(jì)人員對(duì)有關(guān)規(guī)定和規(guī)章制度不熟悉，搞不清楚文件材料的收集整理范圍和整理方法，工作中常常將一些必須歸檔的文件材料丟棄。例如我們醫(yī)院每年進(jìn)行的大小工程維修項(xiàng)目的審計(jì)達(dá)4、5百份，在人員少、任務(wù)重的情況之下，審計(jì)結(jié)束時(shí)，內(nèi)審部門(mén)根據(jù)金額的大小出具審核報(bào)告或工程結(jié)算審核單，在實(shí)施建檔時(shí)，只有一份報(bào)告或?qū)徍藛危鴮?duì)于審計(jì)過(guò)程中利用的圖紙資料以及計(jì)算依據(jù)等文件材料丟棄，同時(shí)還存在一人多崗的情況，相關(guān)人員流動(dòng)性大，有些工作人員工作變動(dòng)時(shí)，將自己主管的項(xiàng)目資料隨身攜帶，致使審計(jì)檔案整理時(shí)存在文件不完整現(xiàn)象。

第四，數(shù)字水平落后，利用效果欠佳。在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到各個(gè)方面，但是審計(jì)檔案資料的數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用還不到位，不能很好的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)地整理、收集，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)審計(jì)數(shù)字化，完成硬件、軟件以及人力資源的有機(jī)結(jié)合。這些現(xiàn)狀導(dǎo)致了檔案資料的利用價(jià)值進(jìn)一步降低。

針對(duì)目前存在的這些問(wèn)題，應(yīng)該從下列幾個(gè)方面入手：

第一，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。宏觀層面上立足于整個(gè)國(guó)家全局，意識(shí)到審計(jì)檔案的管理是整個(gè)國(guó)家總體檔案的一個(gè)重要有機(jī)組成部分。從微觀的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)考慮，加強(qiáng)審計(jì)檔案的管理工作，是促進(jìn)和鞏固本單位審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)的重要一環(huán)。把檔案管理規(guī)范化建設(shè)納入重要的議事日程，深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》，讓從事相關(guān)工作的人員真正做到知法懂法學(xué)法用法，而且還需要密切聯(lián)系工作的實(shí)際情況，具體問(wèn)題具體分析，不斷完善和鞏固審計(jì)機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度和工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，制定本部門(mén)相關(guān)的審計(jì)檔案管理辦法，確保審計(jì)的檔案管理工作嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行。同時(shí)把加強(qiáng)審計(jì)檔案管理列入審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)來(lái)抓，把檔案管理質(zhì)量與審計(jì)立項(xiàng)任務(wù)同布置、同檢查、同驗(yàn)收、同總結(jié)，把對(duì)審計(jì)檔案的檢查評(píng)比與審計(jì)人員的審計(jì)質(zhì)量考核評(píng)比結(jié)合起來(lái)。逐步細(xì)化內(nèi)部檔案管理力度，樹(shù)立文書(shū)處理工作的管理與檔案工作的管理相協(xié)同的思想。

第二，加強(qiáng)對(duì)檔案資料完整性的復(fù)核和檢查。內(nèi)審機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要安排專(zhuān)人承擔(dān)起審計(jì)檔案管理員的職責(zé)，按照“誰(shuí)主審誰(shuí)立案”的原則完成內(nèi)審檔案的立卷工作時(shí)，由檔案管理員對(duì)結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)4個(gè)單元內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、排列順序的規(guī)范性進(jìn)行檢查確認(rèn)，對(duì)不符合要求的退回原整理人員重新進(jìn)行修正，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求提高案卷質(zhì)量，保證在上交上級(jí)檔案部門(mén)時(shí)所有案卷統(tǒng)一規(guī)范。

第三，加強(qiáng)審計(jì)檔案現(xiàn)代化的管理。要派人進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將光盤(pán)、復(fù)印機(jī)、影像等多媒體先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備運(yùn)用到審計(jì)檔案的收集整理和加工上去，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

第四，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員強(qiáng)化培訓(xùn)，提高審計(jì)人員檔案工作水平。加大培訓(xùn)力度，幫助審計(jì)人員掌握更有效的檔案歸集方法。并不定期邀請(qǐng)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開(kāi)展審計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流和理論研討活動(dòng)，開(kāi)展質(zhì)量抽檢互查活動(dòng)，促進(jìn)審計(jì)人員加深對(duì)檔案工作相關(guān)規(guī)定的理解和掌握。同時(shí)應(yīng)該建立健全嚴(yán)格的審計(jì)檔案利用制度，限定審計(jì)檔案的借閱范圍、借閱要求、借閱權(quán)限，保證內(nèi)部審計(jì)檔案資料的合理使用，同時(shí)保護(hù)有關(guān)人員的隱私權(quán)利。

參考文獻(xiàn)

[1]李小紅.審計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)路徑分析[J]，審計(jì)網(wǎng)，2018（6）27.

[2]閆向玲，馬永剛.改進(jìn)審計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議[J].山東審計(jì)，2018（5）.2.

[3]楊常紀(jì)，李志明.基于web審計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].云南檔案，2017（12）.