淺析基層檔案信息化及其應(yīng)對(duì)措施

鄭真珠

摘 要：隨著信息化發(fā)展及檔案信息化建設(shè)政策與規(guī)定的出臺(tái)，基層檔案走向信息化是必然的趨勢(shì)?；鶎訖n案人員要根據(jù)檔案信息化發(fā)展的特點(diǎn)，采取行之有效的應(yīng)對(duì)措施，做好基層檔案信息化發(fā)展的前端工作。關(guān)鍵詞：基層檔案；信息化；應(yīng)對(duì)措施隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，基層檔案也逐漸走向信息化，由主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主向以電子檔案為主的轉(zhuǎn)變與發(fā)展，這種轉(zhuǎn)變與發(fā)展對(duì)檔案工作提出前所未有的新要求。本文試從基層檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀、趨勢(shì)以及應(yīng)對(duì)措施三個(gè)方面進(jìn)行粗淺的分析。一、基層檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀目前，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)基本上使用OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，推動(dòng)了檔案工作逐步信息化。但是一些基層單位，雖然基本已經(jīng)開通了內(nèi)部局域網(wǎng)，但是由于受到技術(shù)、經(jīng)費(fèi)、專業(yè)人員等的限制，技術(shù)條件和硬件環(huán)境也還不夠完善，檔案信息化發(fā)展還處于較低級(jí)的層次，工作步伐和成效還不夠理想。目前只是把歸檔的文件目錄錄入到文檔系統(tǒng)中，只為檔案利用提供簡(jiǎn)單的目錄查詢服務(wù)而已。而檔案基本上還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行保存，電子文檔只是作為輔助材料保存。這與檔案完全信息化的標(biāo)準(zhǔn)還有較大的差距，是目前大多數(shù)基層立檔單位的現(xiàn)狀。二、基層檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)（一）社會(huì)信息化帶動(dòng)基層檔案信息化發(fā)展計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的進(jìn)步與應(yīng)用，顛覆了傳統(tǒng)的辦公方式，推動(dòng)其不斷向自動(dòng)化或半自動(dòng)化方向發(fā)展，這為檔案信息化發(fā)展和建設(shè)提供了技術(shù)條件和良好的硬件環(huán)境。（二）政策出臺(tái)全面推動(dòng)基層檔案信息化發(fā)展2000年，國(guó)家檔案局提出了全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略部署，全面啟動(dòng)了全國(guó)檔案信息化工作。隨后一系列有關(guān)檔案信息化建設(shè)的政策陸續(xù)出臺(tái)，尤其是無(wú)紙化辦公政策的出臺(tái)與落實(shí)，加速了電子檔案的進(jìn)程。因此，信息化發(fā)展和政策出臺(tái)為基層檔案信息化發(fā)展注入了助推動(dòng)力，也為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。三、基層檔案信息化發(fā)展的應(yīng)對(duì)措施（一）提高思想素質(zhì)這是做為合格的檔案信息化管理者的前提條件。首先，雖然目前基層單位的檔案管理還沒(méi)有完全電子化，但是檔案管理人員要先樹立信息化的意識(shí)，在日常文件歸檔工作中，要克服各種困難，充分利用現(xiàn)有的技術(shù)條件，不斷推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程。其次，檔案人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，熱愛(ài)本職工作；要有使命感，要有對(duì)黨、對(duì)人民、對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)任的精神，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；要有緊迫感，對(duì)檔案工作一絲不茍、毫不懈怠。（二）增強(qiáng)安全意識(shí)這是作為檔案信息管理者所必備的特殊的職業(yè)要求。首先，檔案人員要掌握電子文件影響安全的特點(diǎn)。一是電子文件具有對(duì)系統(tǒng)依賴性的特點(diǎn)。電子文件整個(gè)過(guò)程都是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，一旦設(shè)備或系統(tǒng)發(fā)生故障、癱瘓，會(huì)導(dǎo)致電子文件的信息損壞或丟失。針對(duì)這一特點(diǎn)，在管理電子文件的初期工作中，要注意保存老的管理系統(tǒng)，并進(jìn)行一系列適應(yīng)新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換、遷移等工作。在這過(guò)程中可以把重要的文件傳輸?shù)教囟ǖ脑票P，并進(jìn)行加密保管，對(duì)于一般性的文件，可以保存到專門的硬盤并進(jìn)行備份保存。這樣可以減少因電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性而造成的損失。二是電子文件信息與特定載體之間具有可分離性的特點(diǎn)。電子文件存儲(chǔ)內(nèi)容的位置是可變的，字跡和載體也可隨時(shí)發(fā)生變化，所以電子文件具有淡化“原件”概念的特征。這樣一來(lái)，電子文件內(nèi)容就容易被增刪更改，電子文件保真性難度加大。所以在管理電子文件時(shí)，檔案管理人員要提前介入到文件形成與管理的前期工作中，進(jìn)行前端控制，把電子文件把控在其源頭的狀態(tài)，確保其真實(shí)性。三是電子文件信息具有易變性的特點(diǎn)。電子文件存儲(chǔ)的介質(zhì)材料容易發(fā)生氧化和變質(zhì)等，造成信息丟失，因此應(yīng)定期對(duì)原載體上的數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝保存，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。其次，檔案人員在工作中會(huì)接觸到小到單位干部職工的個(gè)人隱私、大到單位組織的核心秘密，這不僅關(guān)系到干部職工的個(gè)人權(quán)益，更關(guān)系到單位組織的重大利益。一是要提高檔案人員的安全意識(shí)、保密意識(shí)，嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人的利益。二是在歸檔過(guò)程中要保障檔案的安全。正確處理“加快發(fā)展與保障安全，公開信息與保守秘密”的關(guān)系；貫徹落實(shí)《檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》要求；做到不遺失、缺少，注意加強(qiáng)安全防控措施等，把檔案安全措施落實(shí)到位。三是與單位簽訂保密條約。檔案人員同時(shí)是單位的保密員和機(jī)要員，接受領(lǐng)導(dǎo)和群眾的監(jiān)督，從而約束自己的言行，保證檔案使用的安全性。（三）提高業(yè)務(wù)水平（1）加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)。檔案人員除了學(xué)習(xí)貫徹黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策外，還要學(xué)習(xí)掌握檔案信息資源開發(fā)與利用、電子文件歸檔及其管理系統(tǒng)等有關(guān)知識(shí)，為檔案信息化工作打下基礎(chǔ)。（2）提高計(jì)算機(jī)操作水平。隨著現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，特別是隨著檔案信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案工作不可或缺的工作工具和管理手段。掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，是做好信息化檔案的必備能力。作為基層檔案人員，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)使用的方法，在實(shí)際工作中要做到精確分析歸類、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集以及熟悉使用查詢系統(tǒng)等，游刃有余地做好檔案信息化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。（3）加強(qiáng)電子文件的管理。檔案人員在平時(shí)的工作中要時(shí)刻重視電子文件的管理。在收集通過(guò)OA系統(tǒng)交換的電子文件時(shí)，應(yīng)及時(shí)將電子文檔保存在特定的硬盤等，收集純粹的紙質(zhì)文件時(shí)，可通過(guò)手機(jī)拍照等方式進(jìn)行保存。在這過(guò)程中要注意文件內(nèi)容與形成時(shí)的原始狀態(tài)的一致性，確保電子文件的內(nèi)容有據(jù)可考，保證其真實(shí)性和完整性?？傊鶎訖n案人員要跟上時(shí)代步伐，根據(jù)信息化發(fā)展的特點(diǎn)和要求，做好檔案信息化的前期工作。只有這樣，推動(dòng)基層檔案信息化才有基礎(chǔ)，才能讓檔案工作從幕后走向前臺(tái)，也才能更好地發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)功能。參考文獻(xiàn)[1] 中國(guó)檔案信息化發(fā)展概況分析.中商情報(bào)網(wǎng)，2014，6，11.[2] 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)教材（修訂本）.福建省檔案學(xué)會(huì)，2017，2.[3] 鄒守玲.淺談檔案工作信息化建設(shè)[J].陜西檔案，2005， 31.