醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與改革措施

張園

【摘要】本文主要論述了醫(yī)院檔案管理發(fā)展中存在的問題與不足，并結(jié)合醫(yī)院檔案應(yīng)用需求提出針對(duì)性的改革措施，最后對(duì)醫(yī)院檔案管理工作在未來的發(fā)展展開剖析與展望。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;管理現(xiàn)狀;改革措施;發(fā)展展望

作為醫(yī)院日常管理工作中的重要組成部分，醫(yī)院檔案管理是提高醫(yī)療管理水平以及醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要影響因素，其重要性由此可見一斑。然而，在新技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，目前的醫(yī)院檔案面臨著改革升級(jí)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，同時(shí)也凸顯出了一系列問題，發(fā)展形勢不容樂觀?；谶@樣的發(fā)展現(xiàn)狀，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作良性發(fā)展，持續(xù)保證醫(yī)院檔案信息在醫(yī)院發(fā)展中的價(jià)值是醫(yī)院檔案管理工作改革的目標(biāo)與方向所在。因此，本文主要從醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀、醫(yī)院檔案管理改革措施與價(jià)值、醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展展望等方面展開探究。

一、醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案管理制度不完善，管理手段落后單一。在經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)不斷提升的背景下，醫(yī)院的檔案管理制度還不夠健全和完善，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理過程中出現(xiàn)了管理不嚴(yán)格、檔案管理分散、資料重復(fù)保存、檔案利用率低下等現(xiàn)象。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理制度的更新發(fā)展速度與醫(yī)院管理機(jī)制和時(shí)代發(fā)展需求之間不匹配，使得醫(yī)院檔案管理工作在制度執(zhí)行和落實(shí)方面出現(xiàn)了不合理、有漏洞等問題;致使醫(yī)院檔案管理工作在內(nèi)容上和形式上都面臨巨大挑戰(zhàn)，改革深化發(fā)展工作量巨大。其次，醫(yī)院檔案管理手段也沒能跟上時(shí)代的發(fā)展，管理手段落后單一，在實(shí)際進(jìn)行的檔案管理工作過程中無法科學(xué)合理地將醫(yī)院檔案利用起來，甚至出現(xiàn)檔案遺失，查找時(shí)間長等問題，影響了檔案資料的完整性和全面性，進(jìn)而無法在醫(yī)院的發(fā)展與進(jìn)步中高效發(fā)揮出檔案管理工作的能效。

（二）醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)性有限，管理專業(yè)性有待提高。在醫(yī)院檔案管理工作中，管理團(tuán)隊(duì)及其管理人員配置對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的有效開展具有重要價(jià)值。但是，目前大多數(shù)醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視度較低，人員配備隨意，流動(dòng)性大，檔案知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，法律意識(shí)淡薄，還有很多工作人員身兼數(shù)職，容易對(duì)檔案工作精力投入不足，造成檔案工作人力不足，從而導(dǎo)致了檔案管理工作效率降低。另外，有保存意義的文件材料隨意堆放、流失，失去了檔案管理工作的完整性。同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)方面，由于經(jīng)費(fèi)投入以及人才引進(jìn)等方面工作展開力度不夠，使得檔案管理的專業(yè)性有限，管理人員的良性發(fā)展受到限制，長此以往，惡性循環(huán)，使得醫(yī)院檔案管理工作成為了“雞肋”，也成為了清閑崗位，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案的價(jià)值與作用。由此可見，醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)與改革發(fā)展刻不容緩。

（三）信息化技術(shù)融合應(yīng)用發(fā)展不足，醫(yī)院檔案管理效率低下。在信息化技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代背景下，雖然大部分醫(yī)院機(jī)構(gòu)在檔案管理實(shí)踐應(yīng)用發(fā)展中都啟用了計(jì)算機(jī)技術(shù)與平臺(tái)，但是應(yīng)用效果卻良莠不齊。出現(xiàn)這種問題的主要原因包括了以下幾點(diǎn)：其一，在檔案管理過程中，融合應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，雖然其發(fā)展目標(biāo)是節(jié)省人力，提高效率，但是技術(shù)的應(yīng)用和平臺(tái)的搭建都需要人力、物力和財(cái)力的持續(xù)投入與支持，一旦出現(xiàn)人才物力和財(cái)力方面的問題，那么無論是計(jì)算機(jī)技術(shù)的投入使用還是信息化平臺(tái)的建設(shè)維護(hù)都將面臨巨大的挑戰(zhàn)。然而，在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，對(duì)檔案管理工作重視度的不夠、管理人員計(jì)算機(jī)水平以及操作熟練度不夠等問題，再加上經(jīng)費(fèi)的有限投入，使得醫(yī)院檔案信息化發(fā)展舉步維艱，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用上還存在很大的限制和影響，這仍然不能提高檔案管理工作者的工作效率，同時(shí)檔案管理信息化、數(shù)字化的方法和手段更是成為了空談。其二，由于檔案管理信息化不能直接給醫(yī)院的管理與發(fā)展產(chǎn)生明顯的效益，致使在醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展中難以保持持續(xù)性，其效果也由此可見一斑。

二、醫(yī)院檔案管理改革措施與價(jià)值

（一）完善醫(yī)院檔案管理制度，豐富管理措施建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理制度，需要列入醫(yī)院管理工作整體發(fā)展和年度工作計(jì)劃，通過將檔案管理機(jī)制的建設(shè)與醫(yī)院的發(fā)展有機(jī)聯(lián)系在一起，才能夠從醫(yī)院檔案工作的布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)中有效落實(shí)醫(yī)院檔案管理制度。反過來，在醫(yī)院檔案管理工作有序開展的過程中，醫(yī)院檔案管理制度在實(shí)踐中暴露的不足與問題也能夠逐步得到妥善解決與完善。與此同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的目標(biāo)與經(jīng)營特點(diǎn)，依照檔案管理的行政法律法規(guī)，將醫(yī)院檔案管理制度的執(zhí)行與各科室的績效考核融合在一起，通過獎(jiǎng)勵(lì)懲戒的制度來提高檔案的歸檔率，確保檔案的齊全完整并健全各項(xiàng)規(guī)章制度。其次，醫(yī)院的檔案管理措施，需要做到有序可查，綜合管理，那么就需要在管理措施方面進(jìn)行大刀闊斧的改革，對(duì)檔案的形成、收集、整理等各項(xiàng)工作從管理手段、管理監(jiān)控、管理平臺(tái)以及管理工具等各個(gè)方面全方位優(yōu)化管理機(jī)制，豐富管理措施，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，為醫(yī)務(wù)人員及患者利用檔案提供最大的便捷。

（二）提高醫(yī)院檔案管理意識(shí)，構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院檔案管理工作，不單單是管理人員的工作，同時(shí)也是每一個(gè)醫(yī)務(wù)人員需要重視和主動(dòng)參與的工作。因此，在醫(yī)院管理工作的發(fā)展過程中，我們需要進(jìn)一步加強(qiáng)全體職員對(duì)檔案管理工作的重視度，通過一系列檔案管理的活動(dòng)讓人人都從思想到行動(dòng)參與到檔案管理工作中來;同時(shí)組織更多的檔案管理人員到其他醫(yī)院去交流與學(xué)習(xí)，掌握最新的檔案管理技術(shù)與應(yīng)用手段。同時(shí)，檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也是醫(yī)院檔案管理水平提升的重中之重，只有構(gòu)建專業(yè)性強(qiáng)的素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，那么才能為醫(yī)院的發(fā)展與進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。由此可見，檔案管理工作人員的素質(zhì)與醫(yī)院管理工作質(zhì)量密切相關(guān)。因此，通過引進(jìn)高素質(zhì)管理人才、豐富管理活動(dòng)與培訓(xùn)機(jī)制，改善檔案管理團(tuán)隊(duì)的知識(shí)機(jī)構(gòu)，開拓視野，增強(qiáng)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，進(jìn)而為醫(yī)院培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的復(fù)合型人才提供助力。

（三）融合信息化技術(shù)，提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，構(gòu)建更為科學(xué)、可靠和高效的信息管理模式，是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的趨勢。因此，融合信息技術(shù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案從紙質(zhì)的檔案向電子檔案升級(jí)發(fā)展，可以促使檔案信息保存周期得到延長，信息資源得到共享，管理流程變得科學(xué)和高效。具體而言，我們首先需要在醫(yī)院現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)上，融合醫(yī)院檔案管理工作，通過配備和搭建信息化管理的數(shù)據(jù)平臺(tái)，并應(yīng)用檔案信息電子化的技術(shù)處理、保存、發(fā)展、演變和提取利用技術(shù)，整合醫(yī)院全部檔案資料，為醫(yī)院各部門提供先進(jìn)實(shí)用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享服務(wù)。其次，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的不斷深化發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)與平臺(tái)也能夠?yàn)獒t(yī)院檔案的管理與利用提供更多的保障。因此，我們可以對(duì)醫(yī)院檔案信息展開全面排查與歸類建檔，形成電子檔案信息，認(rèn)真分析擁有的信息資源，制訂切實(shí)可行的臨床診治策略，形成能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)反饋與復(fù)盤分析的信息平臺(tái)，同時(shí)促使醫(yī)院檔案信息管理工作緊密融入各科室的臨床診治工作中去，讓醫(yī)院的檔案管理工作從信息的記錄拓展到更為豐富的功能，最大程度發(fā)揮出醫(yī)院檔案信息的價(jià)值與作用。

三、醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展展望

醫(yī)院檔案管理工作未來的發(fā)展，是醫(yī)院建設(shè)不可或缺的組成部分之一。因此，本文就如何促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展提出以下幾點(diǎn)思考與展望。

（一）立足醫(yī)院檔案管理工作的服務(wù)需求，構(gòu)建創(chuàng)新性的檔案管理與服務(wù)模式。無論是醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)還是醫(yī)院檔案管理機(jī)制的完善，其最終目的都是促使醫(yī)院的檔案資料與信息數(shù)據(jù)能夠更為妥善地保存、記錄并更為高效便捷地為人們所查閱使用。因此，我們需要充分了解檔案信息的應(yīng)用需求，深入挖掘這些需求所包含的價(jià)值和特性，從而指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理與服務(wù)模式的更新發(fā)展，持續(xù)豐富醫(yī)院檔案管理工作的功能性，最終構(gòu)建最為貼心優(yōu)質(zhì)的檔案管理模式。

（二）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的宣傳，提高醫(yī)院檔案管理意識(shí)。醫(yī)院檔案管理，目前在醫(yī)院的日常工作中存在感較低，并且一般在需要緊迫時(shí)才會(huì)主動(dòng)接觸到醫(yī)院檔案信息與資料。然而，由于大部分人對(duì)于醫(yī)院檔案及其管理工作認(rèn)識(shí)、參與都十分有限，因此在需要調(diào)用相關(guān)檔案信息時(shí)候往往無從下手，工作的效率也較低，嚴(yán)重者甚至由此影響本職工作。由此可見，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的宣傳，提高大家對(duì)醫(yī)院檔案的意識(shí)，是提高大家應(yīng)用醫(yī)院檔案的有效保障。

（三）注重醫(yī)院檔案管理的價(jià)值增長，不斷調(diào)整和優(yōu)化檔案管理的方式與手段。雖然目前醫(yī)院檔案管理從人工管理朝著信息化管理的方向發(fā)展。但是未來科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與創(chuàng)新，很有可能還會(huì)改變醫(yī)院檔案管理手段。因此，我們需要從醫(yī)院檔案管理的價(jià)值性出發(fā)，不斷融合新技術(shù)和新手段，保障醫(yī)院檔案管理工作能夠跟上時(shí)代的需求，為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

四、結(jié)語

在科學(xué)技術(shù)不斷更新發(fā)展的新時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作也有了新要求和新的發(fā)展目標(biāo)，發(fā)展之路可謂任重而道遠(yuǎn)。因此，我們只有立足醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)需求，豐富醫(yī)院檔案管理措施，完善檔案管理機(jī)制，才能充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院管理與發(fā)展中的作用，進(jìn)而不斷提高醫(yī)院檔案管理水平與質(zhì)量。

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