大數(shù)據(jù)時(shí)代高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)探究

范杰

在高校教學(xué)工作中，檔案信息管理工作一直是其中重要組成部分，教學(xué)檔案管理工作的有序開展，不僅有著記錄教學(xué)全過程、保障教學(xué)運(yùn)行、提高教學(xué)質(zhì)量的重要作用，還是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基石。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校管理檔案工作方式從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理方式的趨勢(shì)不可避免，高校教學(xué)檔案信息化也是高校教學(xué)工作中的必要要求。

一、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）教學(xué)檔案信息化是學(xué)校發(fā)展的必要保障

高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)全過程的原始記載，主要包括教學(xué)相關(guān)各類材料、教師業(yè)務(wù)材料、學(xué)生學(xué)業(yè)等內(nèi)容。一般通過紙質(zhì)材料、照片、光盤、硬盤等多種形式進(jìn)行保存，具有非常重要的保存價(jià)值。有效利用高校教學(xué)檔案，有助于教學(xué)研究、質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)管理等工作水平的不斷提高和進(jìn)一步改進(jìn)，為社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)秀人才。隨著教育體制的改革，國(guó)家對(duì)于高校要求不斷提高，2008 年9 月1 日我國(guó)開始實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)教學(xué)檔案的信息化管理提出明確要求。由此可見，高校教學(xué)檔案管理工作是各項(xiàng)工作順利開展的必要保障。

（二）對(duì)教師團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)的提高作用

教學(xué)檔案對(duì)教師團(tuán)隊(duì)日常的教學(xué)工作做到記錄。教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，相比傳統(tǒng)教學(xué)檔案有著很大優(yōu)勢(shì)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案管理中，檔案記錄稍顯單一，尤其是分析方式上的落后，制約了教師分析、改進(jìn)、提高的空間。

在教學(xué)檔案信息化建設(shè)下，對(duì)所記錄的教學(xué)工作的分析深度和廣度大幅度提升，教學(xué)手段的多元化水平也有顯著提高，技術(shù)層次上的躍遷對(duì)高校教師團(tuán)隊(duì)的整體幫助較大，對(duì)提高教師團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)起到?jīng)Q定性作用。長(zhǎng)遠(yuǎn)角度上來看，教學(xué)檔案的信息化建設(shè)工作對(duì)教師團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)的提升遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)化教學(xué)檔案管理工作。

（三）高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理工作效率的保障

以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案管理工作方式和信息化教學(xué)檔案管理方式相比存在著諸多問題，其中最為關(guān)鍵的就是工作效率差異化較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案管理在對(duì)文件的歸檔、查檔工作上需要手動(dòng)操作，檔案的運(yùn)行也需要人工操作，時(shí)間較長(zhǎng)。而教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，使得檔案的歸檔、查檔工作時(shí)間縮短，工作效率提高。檔案的運(yùn)行脫離人工操作模式，節(jié)省了人力物力資源，同時(shí)降低了紙質(zhì)檔案的損耗度。

（四）新時(shí)代高校發(fā)展必要趨勢(shì)

在大數(shù)據(jù)背景下，社會(huì)對(duì)于電子化、信息化的依賴程度不斷提高，校園也不例外，未來高校發(fā)展趨勢(shì)必然是信息化、電子化。在未來高校信息化發(fā)展趨勢(shì)下，各類教學(xué)工作和具體行政工作之間的聯(lián)系將更加緊密，兩者共同影響促進(jìn)，其中教學(xué)檔案工作會(huì)成為各類工作之間的聯(lián)系橋梁和紐帶。如通過教學(xué)檔案統(tǒng)計(jì)、調(diào)查、分析了解學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)和興趣方向，在教學(xué)工作中針對(duì)不同水平學(xué)生分類講解，或在學(xué)生掌握知識(shí)比較薄弱的學(xué)科加大教學(xué)力度。這些都是建立在高校教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)上的，這也是教學(xué)檔案管理信息化建立的優(yōu)勢(shì)所在。

二、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中面臨的具體問題

（一）信息化教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)安全問題

信息化教學(xué)檔案的安全問題一直是首要問題，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案管理模式，信息化管理模式很難保障數(shù)據(jù)安全，這也是現(xiàn)今制約信息化教學(xué)檔案建設(shè)的重要原因之一。在高校教學(xué)檔案信息化具體工作中，受限于管理人員水平、設(shè)備硬件和教學(xué)檔案使用的頻繁性等問題，網(wǎng)絡(luò)安全性得不到很好保障，對(duì)其中一些重要數(shù)據(jù)資料數(shù)據(jù)做不到保障其保密等級(jí)。

（二）信息化教學(xué)檔案建設(shè)的資金投入不足

因?yàn)樾畔⒒虒W(xué)檔案的建立嚴(yán)重依賴于高精尖的專業(yè)硬件設(shè)備，建立的電子檔案數(shù)據(jù)庫也需要高級(jí)專業(yè)人員運(yùn)營(yíng)和維護(hù)，而這些都需要大量資金投入。但經(jīng)過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國(guó)家和各高校對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的重視度不高，支持力度不大，在硬件設(shè)備采購(gòu)和對(duì)高級(jí)專業(yè)人才的聘請(qǐng)上的資金缺口很大，信息化教學(xué)檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)備薄弱，無法保障教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作如預(yù)想中的有序展開。

（三）高校教學(xué)檔案的管理人才綜合素質(zhì)有待提高

在高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作中，專業(yè)的管理人才是基本保障。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案管理模式，信息化檔案管理模式對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)提出了更高的要求?，F(xiàn)今各高校內(nèi)的檔案管理工作存在著很大問題，很多檔案管理專業(yè)崗位的工作人員并非檔案管理專業(yè)出身。在信息化教學(xué)檔案管理模式中，對(duì)專業(yè)化知識(shí)的靈活運(yùn)用要求較高，非專業(yè)人才很難讓信息化教學(xué)檔案的真實(shí)效果最大化。此外，在信息化教學(xué)檔案建設(shè)過程中，需要做到對(duì)檔案數(shù)據(jù)分析整理、分類統(tǒng)計(jì)和對(duì)計(jì)算機(jī)的靈活運(yùn)用及其操作。專業(yè)人才的不足，制約了高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

三、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)問題的解決對(duì)策分析

（一）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)今各高校對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的資金投入較小，基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在著不完善問題，這也是制約高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要原因之一。高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)就是基礎(chǔ)設(shè)施的完善，基礎(chǔ)設(shè)施不完善的前提下，信息化建設(shè)工作就是空中樓閣。而基礎(chǔ)設(shè)施不完善的主要原因在于學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重視度不夠，投入資金較少，無法購(gòu)買充足設(shè)備。必須要加大資金投入，對(duì)掃描儀、計(jì)算機(jī)、信息數(shù)據(jù)庫硬件設(shè)備等盡量添置，完善教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的根基，促進(jìn)其發(fā)展。

（二）重視教學(xué)檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)

相比傳統(tǒng)檔案管理工作模式來說，信息化檔案管理模式對(duì)專業(yè)檔案管理人才的需求量更大。而現(xiàn)今各高校內(nèi)主要檔案管理崗位的工作人員大多數(shù)非檔案管理專業(yè)，這也制約了高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。首先，對(duì)現(xiàn)今高校檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的再培訓(xùn)，各高校之間加強(qiáng)檔案專業(yè)人員的相互交流溝通，互相學(xué)習(xí)對(duì)方先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。其次，提高對(duì)檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，首先考慮應(yīng)聘人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)能力和檔案管理理論知識(shí)。

（三）完善信息化教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，日新月異。如果想要加快高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的速度，對(duì)軟件的實(shí)時(shí)更新工作是必不可少的。充分調(diào)動(dòng)和利用管理軟件，校內(nèi)各部門將檔案定期提交檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更新、添加，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案盡快歸檔、備份，以完善信息化教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。

（作者單位：西北民族大學(xué)）