安徽省國家突發(fā)急性傳染病防控隊建設檔案管理初探

江石

【摘要】綜合檔案室采取提前介入、全程跟蹤等創(chuàng)新的工作方法，對國家突發(fā)急性傳染病防控隊（安徽）建設整個過程的檔案管理進行質量控制，摸索出公共衛(wèi)生機構業(yè)務檔案歸檔的新模式。

【關鍵詞】公共衛(wèi)生;檔案;傳染病

國家突發(fā)急性傳染病防控隊（安徽）（下稱“國家傳防隊”）建設工作自2016年啟動，作為安徽省公共衛(wèi)生領域的重大事件，確保其檔案材料的完備齊全完整，對日后全省衛(wèi)生應急工作意義重大。在隊伍建設過程中，檔案部門改變一貫的工作模式，有效保證了建設過程產生材料的完整性和原始性，也為機關業(yè)務檔案收集提供了借鑒的模板。

一、隊伍建設相關情況

（一）建設背景。安徽省及周邊地區(qū)突發(fā)急性傳染病防控任務繁重，現(xiàn)有衛(wèi)生應急裝備水平與實際需求尚有差距，國家衛(wèi)生計生委依托地方力量，選擇省疾病預防控制中心作為承建單位，建設一支涵蓋現(xiàn)場指揮、生活保障、現(xiàn)場檢驗與調查處置等相關內容，充分考慮了應急隊伍車載化、集成化、自我保障化等要求。隊伍建設完成后，作為國家衛(wèi)生應急隊伍，可為本省和周邊省市提供及時有效的突發(fā)急性傳染病防控工作支援和保障，并可代表國家執(zhí)行國際援助任務。管理機構為安徽省疾病預防控制中心衛(wèi)生應急辦公室。

（二）建設過程。國家傳防隊建設從國家衛(wèi)計委正式下文到我省隊伍最終考核通過，歷時一年整。整個建設過程中涉及包括公文收發(fā)、會議舉辦、物資采購、車輛采購及驗收、隊員遴選培訓、隊伍實地演練等多種公務內容。涉及單位的應急、后勤、行政和檢驗等多個部門，產生了文書、設備、聲像等各種門類和不同載體的檔案材料。

（三）隊伍建設檔案的意義和作用。檔案作為歷史的真實憑據(jù)，是最確鑿的原始材料和歷史記錄，憑證價值無可置疑。國家傳防隊建設，國家一次性投資2000萬元，保存好隊伍建設的相關材料，比如特種車輛的招標采購，將為后續(xù)的項目審計提供最原始的憑證和參考。國家衛(wèi)生計生委計劃在全國34個省級行政區(qū)域部署功能不同的突發(fā)公共衛(wèi)生應急隊伍，包括隊伍建設檔案的管理方法在內的所有檔案，將為兄弟省份的隊伍建設提供參考價值，也將為我省公共衛(wèi)生領域應急隊伍建設起到借鑒意義。國家傳防隊從建設之初方案敲定、人員專業(yè)構成、隊伍管理、經費保障、訓練演練、后勤保障等各方面進行了大量的調查和廣泛的討論，最后形成了一整套行之有效的制度。這一建設過程，產生了大量的檔案材料，綜合檔案室在這項工作起步前制定檔案材料收集、整理方案，力求將此項歸檔工作作為單位其他業(yè)務檔案整理的模板。

二、隊伍建設檔案管理的創(chuàng)新嘗試

（一）檔案部門提前介入。文件材料轉化為檔案的三個條件：辦理完畢的文件、對日后社會活動有一定參考價值、按照其形成規(guī)律立卷、歸檔、整理、集中保管。實踐驗證這樣的工作流程是最符合檔案管理工作邏輯的，但有時也會造成一些問題，比如部門檔案員材料收集不全，對材料的歸檔范圍不清楚等，最終造成該歸檔的材料沒有及時歸檔。國家傳防隊的建設對于安徽公共衛(wèi)生領域來說是一件“重大事件”，從籌建開始，就受到各級主管單位的重視，為了確保建設檔案的完整可靠，檔案工作也與傳防隊的建設同步進行。檔案部門在尊重上述檔案三個條件的前提下，改變以往的工作模式，提前介入，指派專職檔案員全程跟進，指導承辦科室兼職檔案員進行材料歸檔工作。檔案部門的提前介入，不意味提前立卷，而是跳脫于常規(guī)的對于立卷歸檔范圍環(huán)節(jié)的單一指導，轉向對文件形成到歸檔完畢整個環(huán)節(jié)有機聯(lián)系的關注。一是對業(yè)務部門提出統(tǒng)一的文檔標準，明確各類文檔的歸檔范圍和立卷標準，做到事半功倍。二是檔案部門本身了解隊伍建設過程的前因后果，清楚各類文件形成的邏輯關系，能夠盡可能保證檔案最終形成時保持較高的完整度。

（二）明確歸檔范圍。明確的立卷框架是做好及時歸檔工作的基礎。綜合檔案室根據(jù)國家有關規(guī)定，制定了符合單位實際的歸檔范圍，明確指出業(yè)務科室的歸檔范圍，但在實際工作中，一方面業(yè)務科室兼職檔案員由于檔案專業(yè)知識的缺乏，對歸檔范圍不清楚;另一方面業(yè)務科室為了自身日后查找方便，出現(xiàn)只歸檔文書檔案，業(yè)務檔案歸檔不全的情況。為了防止這一情況的出現(xiàn)，結合國家傳防隊的建設工作相對獨立且每項工作節(jié)點較為清晰的特點，綜合檔案室提前明確好歸檔范圍，比如形成決議的重要會議紀要，歷次演練的方案、腳本、參演人員名單，裝備招標的方案、公告、中標通知書和合同，隊員人選選拔文件、人身意外保險等材料都必須及時收集，保證歸檔材料完整。

（三）關注重點環(huán)節(jié)。應急車輛的招標采購、各項制度的制定實施和重要的演練（包括實戰(zhàn)演練），是隊伍建設的重要工作環(huán)節(jié)，也是檔案人員關注的重點目標。國家傳防隊目前擁有13輛應急車輛，涵蓋實驗室檢測、防疫消殺、水電保障、自我生活保障、越野指揮等多方面。專職檔案員全程參與特種車輛的招標方案制定、招標實施、車輛驗收和交付過程，指導收集好其中的文件資料、招投標過程中形成的各類資料，指導車輛負責人按照特種設備要求，建立車輛的技術檔案和使用維護檔案。國家傳防隊目前舉辦了一次外地模擬演練和一次外地實戰(zhàn)演練，專職檔案員全程參與演練方案的商討制定、演練腳本的撰寫和實地演練。演練還制作了宣傳片和實況錄像，除了有保存價值的文字材料外，這些照片、錄音和錄像等音像文件都在歸檔范圍之內。

（四）統(tǒng)一收集，分類歸檔。綜合檔案室一般以“誰產生誰負責”的原則進行檔案的收集和整理。但是傳防隊建設涉及單位各個科室，產生的各類材料也分散于各個科室，比如來往文書集中在承辦科室應急辦，經濟活動材料集中在藥械科和后勤科，宣傳工作的材料又有一部分存于辦公室。為了避免材料零星散放，造成重要材料散軼。綜合檔案室規(guī)定各科室產生的傳防隊建設材料在階段工作結束后，及時交付應急辦兼職檔案員統(tǒng)一保管。這種做法既能夠讓專兼職檔案員及時對材料分類整理，又方便查找利用，也避免了來年立卷歸檔時突擊收集整理。必須要強調的是，傳防隊建設雖然是單位的一項特殊工作，但其檔案是單位檔案的一分子，所以必須按照單位“保管期限-機構-年度”的分類方法進行歸檔，不設專題卷。文件材料根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》以“件”為單位對產生的各類材料進行組件和分類。這一過程就能體現(xiàn)出檔案部門提前介入的優(yōu)點，既洞悉材料形成的前因后果，又了解單位檔案分類組卷的檔案專業(yè)知識，在前期整理的基礎上，能夠很快對所有材料進行立卷歸檔。音像材料因其材質的特殊性，兼職檔案員在產生后立即制作備份以供查找，并將原版交由綜合檔案室按照規(guī)定放入防磁柜保管。

三、需要注意的幾個問題

就單位整體工作而言，檔案人員的素質對檔案的實體維護質量影響很大，在現(xiàn)有檔案人力資源嚴重不足的情況下，專職檔案員的提前介入只能作為一次嘗試，必須要通過培訓提高業(yè)務科室兼職檔案員的業(yè)務水平，并且培養(yǎng)相對穩(wěn)定的檔案隊伍，才能夠確保檔案工作的順利開展。就傳防隊建設而言，隊伍的建設驗收雖然已經完成，但后期隊伍的日常訓練和投入使用，仍舊會形成多種載體不同形式的歷史記錄，需要對整個隊伍正常工作有更為詳細的檔案管理制度，尤其是對不同載體材料的收集，不能造成疏漏。

【項目名稱：長三角地區(qū)重大突發(fā)傳染病早期預警與聯(lián)防聯(lián)控技術的開發(fā)與應用（安徽省國際科技合作計劃項目）項目編號：1503062008】

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