探究加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化管理

錢(qián)紅光

【摘要】本文主要是結(jié)合當(dāng)前的學(xué)校管理工作現(xiàn)狀，對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行了初步的分析，對(duì)提高目前的學(xué)校檔案管理工作效率，完善相應(yīng)的管理制度提出了相關(guān)的建議，為當(dāng)前的學(xué)校規(guī)范檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校管理工作;檔案管理;規(guī)范化

一、規(guī)范檔案管理工作的意義

（一）提供查證的相關(guān)依據(jù)。檔案能夠記錄學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)和生活情況，能夠記錄學(xué)生的成長(zhǎng)和發(fā)展過(guò)程，并且能夠?yàn)閷W(xué)生提供相應(yīng)的學(xué)歷證明，在學(xué)生進(jìn)行就業(yè)時(shí)，如果發(fā)生了畢業(yè)證丟失的現(xiàn)象，學(xué)?？梢圆殚喯嚓P(guān)的檔案記錄，為學(xué)生提供相應(yīng)的證明，因此學(xué)校需要做好相應(yīng)的檔案管理工作，為學(xué)生的就業(yè)和發(fā)展提供便利。

（二）反映學(xué)校的工作情況。檔案能夠反映學(xué)生在學(xué)校的日常學(xué)習(xí)和管理情況，同時(shí)學(xué)校就管理工作進(jìn)行總結(jié)時(shí)，也可以查閱相關(guān)的資料，為學(xué)校的發(fā)展提供理論的依據(jù)，為學(xué)校開(kāi)展調(diào)研工作和教學(xué)工作提供支持，進(jìn)一步提高學(xué)校的教學(xué)管理質(zhì)量。

（三）記錄學(xué)校的發(fā)展歷史。在開(kāi)展學(xué)校的歷史調(diào)研工作時(shí)，可以分析學(xué)校的發(fā)展情況，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段能夠有效地對(duì)檔案進(jìn)行分析，研究學(xué)校的發(fā)展規(guī)律，將信息資源作為學(xué)校建設(shè)的一部分資料，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案管理工作的服務(wù)職能，除此之外，還能有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量。

二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）重視程度比較低。當(dāng)前許多學(xué)校對(duì)于檔案管理工作不夠重視，把工作的重點(diǎn)放在教學(xué)上，甚至有一部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，因此相關(guān)的工作人員在工作的時(shí)候往往沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真歸類(lèi)處理，而是隨意擺放，這樣就導(dǎo)致管理工作的混亂，除此之外，一些學(xué)校的檔案管理部門(mén)未對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期不受重視，一些工作人員沒(méi)有工作的積極性，責(zé)任感比較差，工作態(tài)度不認(rèn)真，這與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視是有關(guān)聯(lián)的。

（二）管理制度不完善。一些學(xué)校在管理檔案的過(guò)程中，沒(méi)有建立起良好的管理制度，這就使得檔案管理工作混亂，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，泄露了學(xué)校的機(jī)密和學(xué)生的個(gè)人隱私，造成財(cái)產(chǎn)的損失。除此之外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在目前的檔案管理工作中，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，而一些學(xué)校仍然采用傳統(tǒng)的落后管理方式進(jìn)行檔案的管理，沒(méi)有建立起信息化的管理系統(tǒng)，而是利用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保管，這樣不僅保存起來(lái)容易受損，同時(shí)查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，占據(jù)了大量的空間，降低了管理工作的效率。除此之外，一些學(xué)校未對(duì)檔案進(jìn)行定期的整理，在查找檔案時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間。

（三）管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。學(xué)校的檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，需要整理大量的學(xué)生信息和教師信息，由于學(xué)校的學(xué)生較多，檔案的數(shù)量也比較多，這就對(duì)管理工作人員的水平提出了一定的要求，但是由于現(xiàn)在對(duì)于檔案管理工作不重視，因此管理人員的素質(zhì)也普遍偏低，不能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)化地管理，合理地整理檔案，許多學(xué)校由教師兼職檔案管理工作，課后進(jìn)行檔案整理，也影響了教師的正常教學(xué)，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

（四）利用率低。在目前的檔案管理工作中，工作的重點(diǎn)放在了檔案的保存與管理工作上，而忽視了對(duì)檔案進(jìn)行利用，通過(guò)檔案了解學(xué)校的發(fā)展歷史和學(xué)校的教學(xué)情況，浪費(fèi)了大量的資源，有一些學(xué)校在對(duì)檔案進(jìn)行存放后，就沒(méi)有再次打開(kāi)整理過(guò)，這樣就很難發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。

三、學(xué)校管理工作的相關(guān)策略

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念。為了使得當(dāng)前的檔案管理工作更加規(guī)范化，需要學(xué)校的管理工作人員轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，例如組織優(yōu)秀的管理人才對(duì)學(xué)校的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，使他們能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，有利于檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）完善檔案管理制度。要想使學(xué)校檔案管理規(guī)范化，就需要建立起相應(yīng)的管理制度，對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行分配，明確各自的職責(zé)，例如對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行分組，選出組長(zhǎng)進(jìn)行管理工作，做好檔案工作的登記，并且在工作中落實(shí)個(gè)人責(zé)任，進(jìn)而提高管理的科學(xué)化與規(guī)范化。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)。為了保障檔案管理工作的規(guī)范化，需要學(xué)校投入相應(yīng)的資金，對(duì)工作人員進(jìn)行職業(yè)技能的培養(yǎng)，使他們能夠提高工作的水平，除此之外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，講解先進(jìn)的管理理念和管理方法。學(xué)校還應(yīng)當(dāng)多多選擇年輕的工作人員從事相關(guān)的工作，增強(qiáng)管理工作的生機(jī)與活力。

（四）提高檔案的利用率。檔案中具有許多可以用的信息資源，因此學(xué)校的檔案管理需要充分利用這些資源開(kāi)展工作，例如，在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，對(duì)涉及學(xué)校的發(fā)展情況和教學(xué)情況的相關(guān)資料進(jìn)行整理，例如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)情況，生源結(jié)構(gòu)情況，提高檔案的利用率。

四、總結(jié)

總而言之，學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，就需要重視檔案管理工作，采取各種措施開(kāi)展相關(guān)的工作，為做好檔案管理提供必要的基礎(chǔ)保障。

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