市政工程檔案管理改進(jìn)建議

王錫霞

【摘要】當(dāng)前，多數(shù)城市的市政工程建設(shè)日益重視環(huán)境藝術(shù)設(shè)計(jì)內(nèi)容。在市政工程工作中，市政工程檔案管理工作占據(jù)著重要地位，然而其中卻存在著諸多問(wèn)題?；诖?，本文分析了市政工程檔案管理存在的問(wèn)題，探究了相應(yīng)的改善策略，以期為我國(guó)市政工程檔案管理工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】市政工程;檔案管理;改進(jìn)建議

市政工程檔案是城市科學(xué)規(guī)劃的重要依據(jù)，是城市規(guī)劃編制與調(diào)整、市政設(shè)施管養(yǎng)維修的基礎(chǔ)資料。當(dāng)前市政工程檔案管理正從傳統(tǒng)人工管理時(shí)期步入數(shù)字信息化管理時(shí)期，檔案管理工作存在巨大的機(jī)遇，也面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)市政工程檔案管理，保存城市建設(shè)的成果，利用市政工程檔案資料促進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展和健康運(yùn)行，是城市建設(shè)者和管理者應(yīng)重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

一、市政工程檔案管理的重要性

市政工程檔案是指城市在拆改，布局規(guī)劃建設(shè)中，以音頻、視頻、圖像資料、圖紙等形成的對(duì)社會(huì)發(fā)展有重要意義的資料。市政工程檔案不僅能真實(shí)反映當(dāng)前市政的情況，更是一種難得的資源。然而，市政工程檔案管理存在著諸多問(wèn)題，對(duì)市政工程的正常建設(shè)運(yùn)營(yíng)造成了嚴(yán)重的不良影響。因此，有必要深入分析市政工程檔案管理存在的問(wèn)題，并積極探究相應(yīng)對(duì)策。

二、市政工程檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

近十年來(lái)，各級(jí)政府對(duì)市政基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與民生改善持續(xù)重視，政府和民間資本對(duì)該領(lǐng)域的投資熱情高漲，市政工程的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，工程數(shù)量逐年增加。在市政項(xiàng)目建設(shè)井噴式發(fā)展的過(guò)程中，摂如影隨形，我國(guó)市政檔案主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（一）市政工程檔案管理人員水平不足。傳統(tǒng)的市政工程檔案主要是紙質(zhì)檔案，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)技能要求相對(duì)較低。當(dāng)前，部分市政工程檔案不僅包括相關(guān)紙質(zhì)檔案，還涉及諸多圖紙、模型、電子文件以及影像資料等。因此，此類市政工程檔案管理人員有較高的素質(zhì)要求，不僅要求工作人員有過(guò)硬的管理類業(yè)務(wù)知識(shí)，還要求檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)操作技能，能熟練進(jìn)行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。市政工程檔案管理具有很強(qiáng)的綜合性和專業(yè)性，檔案編制和管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)對(duì)市政建設(shè)的質(zhì)量有著不可忽略的作用。在市政工程建設(shè)和維修管養(yǎng)行業(yè)，檔案編制和管理人員大多非專業(yè)人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，管理水平不強(qiáng)，編制的檔案資料質(zhì)量良莠不齊，導(dǎo)致工程檔案編制管理與項(xiàng)目建設(shè)難以同步形成，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致工程檔案失真、遺漏等現(xiàn)象發(fā)生。

（二）市政工程檔案管理重視程度不足。當(dāng)前，部分市政工程缺乏對(duì)檔案管理的高度重視，將檔案管理工作視為可有可無(wú)的環(huán)節(jié)。缺乏先進(jìn)的市政工程檔案管理手段，極易導(dǎo)致市政工程檔案的遺漏缺失，難以有效保障市政工程檔案的參考價(jià)值以及利用價(jià)值。我國(guó)市政工程建設(shè)和管理領(lǐng)域，沒(méi)有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項(xiàng)目前期、項(xiàng)目建設(shè)、竣工驗(yàn)收到后期管養(yǎng)，檔案資料分別由不同的部門編制，統(tǒng)一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內(nèi)部缺乏完善的檔案管理體系和科學(xué)管理機(jī)制，檔案管理缺乏細(xì)則，難以規(guī)范化管理，造成市政工程檔案完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性打折，市政工程建設(shè)檔案資料失真和歸檔滯后的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，市政工程檔案分散、不完整、沒(méi)有統(tǒng)一歸檔和規(guī)范入庫(kù)管理的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致市政工程統(tǒng)一歸檔接收率不高。

（三）市政工程檔案管理改革力度不足。檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化程度低制約了市政檔案管理信息化的發(fā)展。一直以來(lái)對(duì)市政檔案管理工作投入不足，市政檔案歸檔、入庫(kù)、查閱檢索方式的數(shù)字化和信息化改革進(jìn)展緩慢，市政檔案管理方式滯后于社會(huì)發(fā)展的要求。我國(guó)城建檔案資料管理中，低效的傳統(tǒng)管理方式仍然占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，造成檔案資料利用手續(xù)繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問(wèn)題導(dǎo)致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務(wù)社會(huì)的功能減弱。

三、市政工程檔案管理改進(jìn)建議

（一）提高管理人員專業(yè)技能。要加強(qiáng)對(duì)此類市政工程檔案管理人員的教育，積極鼓勵(lì)在職員工參與再教育學(xué)習(xí)，使員工在工作中不斷加強(qiáng)自己的專業(yè)技能知識(shí)，提高其業(yè)務(wù)能力，深入了解環(huán)境藝術(shù)設(shè)計(jì)的相關(guān)知識(shí)，并能熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)操作技能，能利用計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練進(jìn)行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。另外，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代檔案學(xué)知識(shí)理論培訓(xùn)，深化檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代檔案學(xué)管理理論的理解，使之具備現(xiàn)代化的檔案管理理念。積極發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造力，是檔案管理工作的重要手段。一方面要聘用專業(yè)的檔案管理人員，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。另一方面，要建立從業(yè)人員定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，納入職稱評(píng)聘和考核管理。檔案管理、市政工程建設(shè)主管部門和市政設(shè)施管理部門要聘請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)市政工程檔案從業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。城建檔案館等業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案管理人員定期內(nèi)部業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流，扎扎實(shí)實(shí)提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

（二）建立健全市政工程檔案管理機(jī)制。建立健全市政工程檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統(tǒng)化管理程序中。每個(gè)市政工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理和管養(yǎng)單位，都必須設(shè)置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由建設(shè)單位牽頭，按照城建檔案館列出的標(biāo)準(zhǔn)化的市政檔案入庫(kù)清單，溝通協(xié)調(diào)各相關(guān)單位，收集該項(xiàng)目從前期到竣工驗(yàn)收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)將檔案入庫(kù)存檔，并做好與管養(yǎng)維修部門的資料移交。對(duì)市政工程檔案采集管理的各項(xiàng)工作，諸如檔案資料采集、檔案儲(chǔ)存管理、檔案資料移交保管等，要對(duì)具體責(zé)任人進(jìn)行明確，構(gòu)建系統(tǒng)完善的市政工程檔案管理責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)市政工程檔案資料采集水平的大幅度提高。

（三）提高市政工程檔案管理信息化水平。我國(guó)市政工程檔案有多年歷史，從建國(guó)初期至今，已經(jīng)在技術(shù)，管理等方面獲得重大進(jìn)展。我國(guó)在過(guò)去主要通過(guò)人工管理檔案，相較于現(xiàn)代化的管理方式較為傳統(tǒng)，不能有效順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。并且，紙制品受時(shí)間和環(huán)境因素影響嚴(yán)重，極易發(fā)霉變形，不利于保存。但是，在現(xiàn)今的社會(huì)背景下，檔案管理也要緊跟時(shí)代潮流，可以完全依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、翻閱等工作。一方面極大節(jié)省了儲(chǔ)存空間，節(jié)省社會(huì)資源;另一方面，員工工作效率也將大幅提高，并且降低工作強(qiáng)度。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案各管理單位之間的資源共享，讓城建檔案館和建設(shè)單位、業(yè)務(wù)單位之間進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的信息傳遞。構(gòu)建以城建檔案館為中心，規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、維修管養(yǎng)等檔案資料利用部門和建設(shè)、施工、監(jiān)理等檔案收集編制管理業(yè)務(wù)部門為分支的信息交流網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行及時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案資料查詢利用。利用多渠道智能檢索查詢檔案資料，計(jì)算機(jī)貯存、云服務(wù)乃至人工智能服務(wù)，有效提高管理和服務(wù)效率，進(jìn)而提高檔案資料的利用率，發(fā)揮出它的技術(shù)效用和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，現(xiàn)階段我國(guó)市政工程檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題，特別是在相關(guān)體系的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，沒(méi)有得到相應(yīng)的完善和發(fā)展，這使得我國(guó)市政工程檔案管理的建設(shè)受到了一定程度的影響。在市政工程檔案管理逐漸步入信息化智能化管理的新形式下，健全和創(chuàng)新市政檔案管理機(jī)制，統(tǒng)籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關(guān)環(huán)節(jié)，暢通市政檔案各相關(guān)部門銜接機(jī)制，大力推進(jìn)市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、改擴(kuò)建和維修管養(yǎng)過(guò)程中各種原始資料保存形式的標(biāo)準(zhǔn)化改革和存檔規(guī)范化工作，抓住當(dāng)前信息技術(shù)大發(fā)展的機(jī)遇，加大人力物力投入，培養(yǎng)兼具市政工程和檔案管理學(xué)專業(yè)素養(yǎng)的綜合性管理人才，重視發(fā)揮市政檔案管理人員的能動(dòng)性，提高市政檔案管理的信息化管理水平，才能最大程度將市政工程檔案中儲(chǔ)存的信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，發(fā)揮它的技術(shù)效用及社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，大大提高當(dāng)前市政檔案管理水平和管理效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]賈梅.淺談市政工程檔案在城市建設(shè)與管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：134.

[2]吉才妮.市政工程檔案采集和管理問(wèn)題探究[J].城建檔案，2018（01）：38-39.

[3]王梅.市政工程檔案數(shù)字化管理的探索與對(duì)策[J].陜西檔案，2017（06）：25-26.

[4]龔美玲.淺談市政工程檔案資料的管理[J].居舍，2017（28）：108+160.

[5]李維娜.如何做好新形勢(shì)下的市政工程檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2017（27）：72+74.