淺析檔案工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮的作用

狄成燕

【摘要】現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展離不開檔案工作的支撐作用，尤其是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的信息資源以及業(yè)務(wù)開展，檔案管理工作能夠起到?jīng)Q定性的作用。所以為了促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，探索檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用，從而保證企業(yè)在決策以及管理階段有足夠的支撐條件。

【關(guān)鍵詞】檔案工作;企業(yè)發(fā)展;作用探析

檔案是一種具備憑證意義的信息資源載體，其管理形式以及工作機(jī)制經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展獲得了很大程度的進(jìn)步，因此在企業(yè)的發(fā)展階段，需要檔案的支撐從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的信息資源的合理利用，其潛在價(jià)值以及決定性的作用都是不能忽視的，因此本文將從企業(yè)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展、內(nèi)部管理等角度出發(fā)，探索檔案工作的基本作用。

一、企業(yè)檔案的評(píng)審作用

對(duì)于企業(yè)單位來(lái)講，檔案其實(shí)就是對(duì)企業(yè)本身的歷史發(fā)展進(jìn)行記錄的載體，具有一定的法律效力，尤其是書面的實(shí)體檔案材料能夠更加客觀公正地將企業(yè)的發(fā)展階段呈現(xiàn)出來(lái)。在上級(jí)評(píng)審工作階段，需要檔案工作人員趕工并合理處理。一般檔案部門需要預(yù)先做好材料的準(zhǔn)備。其中涉及的有關(guān)財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等方面的檔案信息內(nèi)容眾多，經(jīng)過(guò)工作人員長(zhǎng)時(shí)間勞作整理，才能完成工作。從檔案管理工作的角度來(lái)看，長(zhǎng)期以來(lái)保存的檔案信息能起到積極作用，是考驗(yàn)工作人員工作能力的一個(gè)途徑。檔案管理從宏觀的角度來(lái)看，其實(shí)就是促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部穩(wěn)定運(yùn)行的途徑，并實(shí)現(xiàn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的有效調(diào)控。另外從微觀角度來(lái)講，檔案工作涉及組織、群體、個(gè)人等的日常生活的基本需求，所以檔案工作就是為了服務(wù)企業(yè)的內(nèi)部管理、運(yùn)行、調(diào)控等各個(gè)方面工作而進(jìn)行的。

財(cái)務(wù)評(píng)審工作人員通過(guò)審計(jì)財(cái)務(wù)檔案，從而明晰企業(yè)內(nèi)部的所有資金流動(dòng)以及狀況，檔案通過(guò)記錄以及反映更加真實(shí)地反映實(shí)際狀況。如果沒有檔案資源的支撐，那么審計(jì)工作不能將公司內(nèi)部發(fā)展的細(xì)節(jié)內(nèi)容把控到位，因此日常檔案工作的編排、搜集、存儲(chǔ)工作是非常關(guān)鍵的，也能為檔案信息資源今后的價(jià)值體現(xiàn)提供一個(gè)有利的機(jī)會(huì)。為了保證企業(yè)內(nèi)部的工作都穩(wěn)定進(jìn)行，需要將檔案管理工作落實(shí)到位。

二、企業(yè)檔案的維權(quán)作用

現(xiàn)階段的社會(huì)產(chǎn)業(yè)以及行業(yè)之間難免會(huì)發(fā)生一定的矛盾，對(duì)于檔案工作來(lái)講，不同的項(xiàng)目信息的收集與存儲(chǔ)，是將整個(gè)項(xiàng)目工程的進(jìn)度、資源、技術(shù)等進(jìn)行集中的一個(gè)必要形式。尤其是對(duì)于部分企業(yè)來(lái)講，市場(chǎng)需要進(jìn)行大項(xiàng)目、大工程的建設(shè)，比方說(shuō)建筑單位、市政工作、電力資源等。通過(guò)檔案信息資源的處理能將財(cái)務(wù)、管理、責(zé)任監(jiān)督通過(guò)這幾個(gè)方面的工作情況獲悉，從而成為一種強(qiáng)悍的信息資源載體，并為后期的糾紛或是矛盾提供維護(hù)權(quán)益的基本條件。由于檔案當(dāng)中有關(guān)工程的信息資源較多，并且直接關(guān)系著企業(yè)的正常運(yùn)作以及工作模式，所以對(duì)于單位來(lái)講，其中存在的每一個(gè)細(xì)節(jié)變動(dòng)以及項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)容留存都是非常必要的，只有將每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)產(chǎn)品性能、技術(shù)方法等的運(yùn)用都詳細(xì)備案，從根本上避免項(xiàng)目問(wèn)題或產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，才能夠起到維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的基本作用。

三、企業(yè)檔案的情報(bào)作用

情報(bào)往往被稱為是間諜才能獲取的信息內(nèi)容，但從現(xiàn)實(shí)生活中檔案的作用來(lái)看，一些從事科研或開發(fā)的企業(yè)單位的檔案信息資源，是能夠起到情報(bào)作用的。尤其是企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)以及細(xì)節(jié)性的項(xiàng)目規(guī)劃都能從中獲取，會(huì)議討論、議事時(shí)間、重大決定等都會(huì)記錄在檔案信息之中，所以對(duì)于企業(yè)來(lái)講單位的工作計(jì)劃以及職工的基本責(zé)任體制都是非常重要的。所以科研檔案的信息參考作用，會(huì)讓產(chǎn)品研究開發(fā)階段的產(chǎn)品形式以及基本樣式等，都處于一個(gè)系統(tǒng)性、連續(xù)性的存貯以及運(yùn)用過(guò)程，對(duì)于相關(guān)工作人員來(lái)講是非常重要的參考內(nèi)容。

由于科研項(xiàng)目開發(fā)研究是一個(gè)緩慢的發(fā)展過(guò)程，企業(yè)往往在初期研究階段，不僅不具備產(chǎn)品的基本材料，也不具備足夠的技術(shù)條件。所以企業(yè)之所以能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，檔案在其中的積極作用是不容忽視的。尤其是一些大型項(xiàng)目的研發(fā)工作，需要大量的科技情報(bào)檔案資料，而不是僅憑自己的臆想就獲得科研內(nèi)容以及產(chǎn)品，通過(guò)大量的借鑒與參考，檔案能為科學(xué)研究的下一個(gè)階段提供足夠的支持。

企業(yè)單位的科技檔案數(shù)量較多，并且企業(yè)內(nèi)部每天的閱讀量以及借閱次數(shù)都是龐大的。其中科技類的檔案資料很多，借閱者需要進(jìn)行反復(fù)的推測(cè)與研究才能將科技檔案內(nèi)容吃透并合理利用起來(lái)。

四、企業(yè)檔案的營(yíng)銷作用

現(xiàn)階段我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)產(chǎn)業(yè)，要想實(shí)現(xiàn)自身的市場(chǎng)份額以及增加競(jìng)爭(zhēng)力，就必須將自身的形象提升并保證產(chǎn)品的質(zhì)量。因此通過(guò)圖片類型的信息載體，從而將不同歷史時(shí)間段的企業(yè)的發(fā)展需求以及目標(biāo)記錄下來(lái)，才能使得企業(yè)在未來(lái)發(fā)展中獲得進(jìn)步與提升的依據(jù)條件，進(jìn)而在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利的地位。企業(yè)的市場(chǎng)部門可以向檔案部門定期借閱生產(chǎn)許可、產(chǎn)品規(guī)格等信息。從而為技術(shù)應(yīng)用找到合理的依據(jù)內(nèi)容。只有確定企業(yè)方面是可靠高效的，后期能夠達(dá)成的項(xiàng)目合作才有可能增加。

五、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的檔案是企業(yè)發(fā)展以及進(jìn)步的體現(xiàn)，其中包含的有價(jià)值、有積極作用的信息數(shù)量龐大。所以檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)信息資源的搜集以及分析處理的基本能力，從而為企業(yè)的高層決策以及市場(chǎng)定位打下良好的基礎(chǔ)。

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