文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用研究

黎炎慶

【摘要】本文旨在通過分析文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)，找出影響文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的因素，同時(shí)提出有效策略，促進(jìn)文書檔案辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】文書;檔案管理;辦公自動(dòng)化;應(yīng)用研究

檔案管理是目前單位工作的重中之重，做好檔案工作是相關(guān)部門的重要職責(zé)。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益明顯，因此檔案工作在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的影響下迎來了新的機(jī)遇，辦公自動(dòng)化管理已經(jīng)成為文書檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。

一、文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)

文書檔案管理的改革和創(chuàng)新在單位發(fā)展中起著不可或缺的作用，數(shù)字化、無紙化都為新時(shí)期的辦公自動(dòng)化管理提供了新思路，在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)了檔案信息與用戶的無距離交流，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享利用。這種文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在三方面：

（一）管理工作更加便捷，辦公效率高。目前社會(huì)正在數(shù)字化、自動(dòng)化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足時(shí)代的要求。紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展變得難以保存甚至難以辨認(rèn)筆跡，對(duì)后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲(chǔ)存，不易丟失而且更易查閱。

（二）信息資源的交流更加便利。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案里，如果想要在查找資料時(shí)篩選很多的信息需要浪費(fèi)精力和時(shí)間。但是將文書檔案應(yīng)用到辦公自動(dòng)化管理之后，可以輕易從大量復(fù)雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節(jié)省了時(shí)間，提高了單位工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳播。

（三）檔案更加透明化。檔案在進(jìn)行管理后更加透明，單位的員工都可以對(duì)公開檔案進(jìn)行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到單位的發(fā)展中，同時(shí)檔案工作也接受了員工的監(jiān)督，保障了檔案工作的安全性。

二、影響文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的因素

（一）文書檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化軟件。文書檔案管理的辦公需要規(guī)范化的軟件加持，系統(tǒng)應(yīng)用軟件可以將檔案資料的檢索、借閱等程序融入辦公自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資料的自動(dòng)檢索和數(shù)字化傳輸。但是目前各地單位還沒有相對(duì)規(guī)范的信息管理軟件，對(duì)檔案的整理和查閱都存在很大的限制，各地沒辦法接收統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和信息，造成檔案統(tǒng)計(jì)工作上的錯(cuò)亂，影響了文書檔案管理工作的權(quán)威性。

（二）文書檔案管理人員素質(zhì)不高。文書檔案管理工作人員是檔案工作的實(shí)行者和推動(dòng)者，但由于文書檔案管理是單位部門的基礎(chǔ)工作，與核心工作的性質(zhì)有很大差異。一般來講，單位的檔案員很少有專業(yè)出身，大多是業(yè)余或強(qiáng)制分配，相關(guān)部門不重視對(duì)檔案從業(yè)人員的教育培訓(xùn)和理論指導(dǎo)，造成單位檔案部門沒有權(quán)威性，制約了檔案信息化的發(fā)展。檔案工作相對(duì)較低的專業(yè)要求，缺乏專業(yè)知識(shí)和法律業(yè)務(wù)知識(shí)和相對(duì)欠缺的現(xiàn)代辦公能力，都影響了文書檔案管理辦公自動(dòng)化建設(shè)的推進(jìn)，難以進(jìn)行檔案管理形式上的創(chuàng)新和內(nèi)部改革。

三、文書檔案管理中的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

（一）增強(qiáng)意識(shí)，健全檔案信息資源共享的管理體制。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為文書檔案管理的辦公自動(dòng)化帶來了新契機(jī)，紙質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下逐漸被替代，信息化的檔案管理成了當(dāng)前單位工作的重中之重。在檔案信息資源共享的管理機(jī)制中，文書檔案工作者都應(yīng)該樹立科學(xué)的檔案信息服務(wù)理念，以人為本，保障人民群眾的合法權(quán)益。加強(qiáng)與群眾的溝通，提高人民群眾的法律意識(shí)，促使他們自覺加入到健全檔案信息資源共享的管理體制的工作中。同時(shí)，相關(guān)部門要加強(qiáng)檔案管理工作過程中的聯(lián)系與合作，提高檔案辦公自動(dòng)化的工作能力。

（二）統(tǒng)一管理，規(guī)劃文書檔案辦公自動(dòng)化的建設(shè)方向。當(dāng)前的文書檔案辦公自動(dòng)化建設(shè)仍不完善，在不斷向前推進(jìn)的過程中需要付出艱苦的努力來加以健全和完善，這是一個(gè)長期的過程。所以在檔案管理辦公自動(dòng)化的建設(shè)中，首先需要正確的發(fā)展方向，做到科學(xué)運(yùn)作、分步實(shí)施和循序漸進(jìn)，只要有了明確的目標(biāo)和前進(jìn)的方向，文書檔案辦公自動(dòng)化的建設(shè)才能合力推進(jìn)。隨著信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也在逐步完善。檔案部門應(yīng)該把握住信息技術(shù)帶來的新機(jī)會(huì)，不斷完善內(nèi)部分工，轉(zhuǎn)變文書檔案發(fā)展機(jī)制，加快單位職能的轉(zhuǎn)變，建設(shè)各級(jí)各類檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，研究開發(fā)高性能的檔案信息查詢系統(tǒng)，提高單位檔案工作的效率和準(zhǔn)確性以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

（三）發(fā)揮資源共享的整體優(yōu)勢(shì)，建立健全信息化的單位檔案管理制度。文書檔案辦公自動(dòng)化是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統(tǒng)管理模式對(duì)其進(jìn)行有效指導(dǎo)，造成現(xiàn)在很多地區(qū)的檔案管理建設(shè)進(jìn)度緩慢。所以單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合有關(guān)實(shí)際情況，建立健全檔案信息化建設(shè)制度，促進(jìn)單位檔案管理工作效率的提升。在文書檔案辦公自動(dòng)化的建設(shè)過程中需要發(fā)揮資源共享的整體優(yōu)勢(shì)，將資源共享的價(jià)值在體制建設(shè)中逐步挖掘出來，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全自動(dòng)化的檔案管理制度。

（四）提高員工素質(zhì)，奠定文書檔案管理的人才基礎(chǔ)。在目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案工作的開展模式發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化時(shí)代的要求，發(fā)展起來的電子檔案則使辦公自動(dòng)化得到補(bǔ)充和完善。因人才隊(duì)伍是建設(shè)培養(yǎng)的重要活動(dòng)載體。人才隊(duì)伍建設(shè)在此時(shí)期就顯得異常重要，單位要借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，積極探索檔案信息資源共享的安全性，圍繞人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新相關(guān)部門的管理機(jī)制，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的人員活動(dòng)，加強(qiáng)文書檔案管理自動(dòng)化的專業(yè)性。

四、結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展要求相關(guān)單位在檔案管理工作上做出改變，同時(shí)單位文書檔案辦公自動(dòng)化要求我們必須具有新時(shí)代的管理經(jīng)驗(yàn)，以現(xiàn)代化的措施使單位更好地向前發(fā)展。

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