事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架

郭秋平

【摘要】本文在對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)要分析后，從四個(gè)方面深入闡述了如何構(gòu)架辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位; 檔案管理;創(chuàng)新思路

在過(guò)去，許多事業(yè)單位往往對(duì)檔案管理工作缺乏重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)自身發(fā)展的重要影響，從而忽視檔案管理工作的方方面面。但是隨著國(guó)家對(duì)事業(yè)單位改革的推進(jìn)及事業(yè)單位自身認(rèn)識(shí)水平的提高，事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新成為必然選擇。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)辦公室檔案管理不夠重視。許多事業(yè)單位對(duì)辦公室檔案管理的重要性缺乏認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作對(duì)自身發(fā)展的作用不是很大，所以在檔案管理工作中的資金投入、人員配備、工作考核等方面做的不是很到位。再加上單位內(nèi)對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致相關(guān)工作人員對(duì)從事本職工作缺乏積極性和熱情，這也進(jìn)一步導(dǎo)致辦公室檔案管理工作的發(fā)展受到阻礙。

（二）檔案管理技術(shù)較為落后。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的許多部門(mén)都引進(jìn)了信息技術(shù)來(lái)提升工作效率，但是由于對(duì)檔案管理工作缺乏重視，許多事業(yè)單位在對(duì)引進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作方面做的不夠好，檔案管理運(yùn)用的方法和手段較為落后，導(dǎo)致檔案管理工作的效率不高。

（三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性較差。檔案管理工作是一項(xiàng)需要專(zhuān)業(yè)技能與知識(shí)的工作，但是許多事業(yè)單位在對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行選取的時(shí)候沒(méi)有注重一點(diǎn)，導(dǎo)致許多并不具備相關(guān)知識(shí)技能的人員從事檔案管理工作，而事業(yè)單位后續(xù)沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。缺乏專(zhuān)業(yè)人員可能導(dǎo)致檔案分類(lèi)不標(biāo)準(zhǔn)、查閱困難，甚至有可能導(dǎo)致檔案的遺失。

（四）檔案管理制度不夠靈活。事業(yè)單位的檔案管理工作是由國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范的，但是國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可能并不適用于所有的事業(yè)單位，而有的事業(yè)單位在檔案管理工作上死扣國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展情況來(lái)進(jìn)行靈活變動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行的不是很好。

二、創(chuàng)新思路進(jìn)行辦公室檔案管理的措施

事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路可以從幾個(gè)方面同時(shí)進(jìn)行。首先是思想創(chuàng)新，要從思想上對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)。其次是制度創(chuàng)新，要結(jié)合實(shí)際情況制定檔案管理制度。再次是人員選拔創(chuàng)新，要選擇專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。最后是技術(shù)創(chuàng)新，要提升檔案管理工作在信息技術(shù)應(yīng)用方面的水平。下面將對(duì)這四種創(chuàng)新思路進(jìn)行詳細(xì)介紹。

（一）思想創(chuàng)新。要提升事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的水平，就必須在思想上對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，這是加強(qiáng)辦公室檔案管理的前提。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提升自己對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)程度，積極主動(dòng)地對(duì)檔案管理工作的相關(guān)方面進(jìn)行探討和研究，做好表率作用，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的督促，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)相關(guān)工作人員下達(dá)任務(wù)和指標(biāo)。其次是檔案工作人員要加深自己對(duì)本職工作的認(rèn)識(shí)，在意識(shí)到檔案管理工作的重要性之后，提高積極性全力以赴進(jìn)行工作，使檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用充分體現(xiàn)出來(lái)。

（二）制度創(chuàng)新。制度是事業(yè)單位工作開(kāi)展的有效保障，要依照國(guó)家對(duì)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際情況來(lái)制訂適用本單位的檔案管理工作方面的制度，通過(guò)實(shí)施創(chuàng)新的、靈活的檔案管理制度，構(gòu)建起合理高效的檔案管理工作的運(yùn)行機(jī)制，修訂和改進(jìn)相應(yīng)的規(guī)章制度，確保檔案工作人員在日常的工作中可以依據(jù)制度來(lái)規(guī)范自己的行為。此外，相關(guān)規(guī)章制度的制定還可以將檔案管理工作人員的職稱(chēng)評(píng)定、獎(jiǎng)勵(lì)表彰、責(zé)任劃分、績(jī)效考核等進(jìn)行一個(gè)明確和公示，從而激發(fā)他們的積極性。

（三）人員選拔創(chuàng)新。上文提到過(guò)，辦公室檔案管理工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，需要從事這項(xiàng)工作的人員具有檔案管理的相關(guān)知識(shí)或者技能，因此事業(yè)單位必須選取符合要求的、合適的人才來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。首先，在挑選檔案管理工作人員的過(guò)程中，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)聘人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)技能的考查，確保入選人員有把檔案工作做好的能力。其次，事業(yè)單位可以組織培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能水平進(jìn)行提升，并組織相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的先進(jìn)方式、先進(jìn)理念等進(jìn)行觀(guān)摩和學(xué)習(xí)。通過(guò)這些做法，可以在思維和技能上對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行一個(gè)提升，從而促進(jìn)檔案管理工作更好地開(kāi)展。

（四）技術(shù)創(chuàng)新。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，事業(yè)單位在檔案管理工作中也要積極運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)和手段，比如說(shuō)可以利用微縮、數(shù)字圖書(shū)館、光盤(pán)、聲像等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。如果在檔案管理工作中運(yùn)用這些信息技術(shù)，可以極大方便工作人員的管理工作，提升檔案管理工作的效率。為了在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)，首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)，即為檔案管理工作配置相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)等，并隨時(shí)對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行更新，為檔案管理工作的信息化奠定基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案的技能培訓(xùn)工作，以便引入的設(shè)備可以充分發(fā)揮出作用。在做到設(shè)備的完善和人員的培訓(xùn)后，就能促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理對(duì)事業(yè)單位而言非常重要，但由于過(guò)去認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致其在檔案管理方面的工作做的不是很好，隨著時(shí)代的變化，事業(yè)單位要重視檔案管理，在思想上、制度上、人員構(gòu)成上、技術(shù)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升檔案管理工作的水平，為自身的發(fā)展提供幫助。

【參考文獻(xiàn)】

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