大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理初探

田瓊

【摘要】隨著現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，云計算技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給現(xiàn)代人的生活和工作帶來了翻天覆地的變化，大到國家行政治理，小到單位管理甚至個人生活，都被現(xiàn)代科技深深影響著。大數(shù)據(jù)時代的來臨，讓檔案管理工作也有了新的改革與發(fā)展方向，本文結(jié)合筆者實際工作研究，探討了大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的對策。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案管理;數(shù)字化

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的必要性

從當(dāng)前的實際情況來看，國內(nèi)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了很長的時間，但整體發(fā)展水平依舊有待提升，雖然云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)被逐漸應(yīng)用到檔案管理活動中，卻常常無法滿足檔案管理的實際需要。為此，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展勢在必行。

第一，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理從數(shù)字化逐漸朝著數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，首先是檔案管理理論的轉(zhuǎn)變，過去那種以紙質(zhì)管理為主的管理模式已經(jīng)逐漸朝著數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，各種電子檔案、數(shù)字檔案以及信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)層出不窮，開始成為檔案管理的主要對象。其次是信息數(shù)據(jù)服務(wù)，大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作開始朝著多元化、開放性以及先進(jìn)性轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)化和智慧型服務(wù)逐漸成為檔案信息服務(wù)的新方向。第二，檔案管理工作逐漸從信息共享發(fā)展為價值共享，首先是檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，從檔案存儲、分析、挖掘、開發(fā)利用等都已經(jīng)在數(shù)字化的環(huán)境下實施，檔案數(shù)據(jù)庫、云管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠有效促進(jìn)其價值的挖掘。其次是檔案管理流程的轉(zhuǎn)變，檔案收集、整理等手工操作開始由計算機代替，檔案載體和檔案加工、開發(fā)也有了非常大的轉(zhuǎn)變。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理對策

（一）管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)整合。按照國家檔案局的相關(guān)規(guī)定，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)和其他管理系統(tǒng)進(jìn)行物理隔離。然而通常情況下，檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)是由兩個不同的軟件公司開發(fā)設(shè)計的，兩個系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)與格式不統(tǒng)一，有時候還會出現(xiàn)不兼容的情況，很容易給系統(tǒng)之間的連接、數(shù)據(jù)移植以及數(shù)據(jù)交換等帶來不便，也可能會影響到檔案系統(tǒng)的運行情況。所以，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計必須要盡量和辦公自動化系統(tǒng)保持統(tǒng)一性，要求開發(fā)設(shè)計人員能夠為系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)接口，有助于檔案材料的導(dǎo)入和移植，對于未來的運行維護(hù)活動和升級更新也具有非常大的幫助。檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)保持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后才可以確保文件檔案材料的一體化管理，促進(jìn)管理效率不斷提升。

（二）建設(shè)大數(shù)據(jù)資源平臺，數(shù)據(jù)共享。檔案數(shù)字化即是要求檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，確保檔案信息共享，若僅僅是單機管理或簡單的內(nèi)部局域網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，則無法實現(xiàn)預(yù)期目的。為確保檔案資源能夠充分發(fā)揮出其利用價值，可以盡快建立以地方為中心的檔案數(shù)據(jù)庫檢索與服務(wù)中心。這一數(shù)據(jù)庫檢索與服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)囊括所有檔案數(shù)據(jù)信息，借助于這一中心來向地方各級單位提供檔案利用檢索服務(wù)，從而有效促進(jìn)檔案資源檢索效率的提升。數(shù)據(jù)檢索與服務(wù)中心的構(gòu)建還能夠有效避免重復(fù)的歸檔立卷工作，例如說上級單位下發(fā)文件，其他單位不需要再進(jìn)行歸檔，直接能夠在數(shù)據(jù)中心檢索利用，地方單位只需要把本單位文件和其他檔案資源進(jìn)行歸檔即可。

（三）建設(shè)海量檔案數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)階段，大部分單位的檔案數(shù)據(jù)是依靠辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行移植，這部分?jǐn)?shù)據(jù)也僅僅是近年來所產(chǎn)生的，其數(shù)量并不龐大，而歷史數(shù)據(jù)還有大部分并未進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就給檔案的開發(fā)利用帶來了困難。所以，必須要進(jìn)一步發(fā)揮出數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能，堅持有計劃、有步驟地對過去的歷史檔案實施數(shù)字化轉(zhuǎn)換，除開部分紙質(zhì)檔案，還需要把實體檔案資源轉(zhuǎn)換后存入系統(tǒng)。例如說關(guān)系到單位榮譽的獎牌、證書、題詞等，數(shù)字化后存儲于系統(tǒng)內(nèi)部。同時，聲像、音頻等檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理之后能夠支持在線播放，有助于提升檔案利用效率。

（四）加快檔案人員知識更新。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，也是信息時代，對于檔案管理人員來說，必須要把管理工作的重心集中在數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)上，從而讓檔案管理工作能夠借助信息技術(shù)的翅膀飛得更高。所以促進(jìn)檔案管理人員的理論技術(shù)學(xué)習(xí)是確保檔案數(shù)字化工作的基本前提，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動提升自己的信息化管理水平，在學(xué)習(xí)各種技術(shù)知識的過程中拓展自己的視野，豐富和優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，促進(jìn)專業(yè)能力的提升，讓自己成為一個既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又能夠熟練掌握信息技術(shù)的專業(yè)化綜合型人才。各單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入，配置好相關(guān)設(shè)備，為人才的培養(yǎng)創(chuàng)造良好的硬件條件，同時定期組織開展教育培訓(xùn)活動，打造專業(yè)化的檔案管理隊伍，迎接大數(shù)據(jù)時代的來臨。

三、結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，同時也具有非常多的發(fā)展機遇，大數(shù)據(jù)是檔案管理工作人員必須要正視的一個問題，應(yīng)當(dāng)在實際工作中不斷努力革新，抓住機遇，促進(jìn)檔案管理工作取得更大的突破，從而充分挖掘出各種檔案資源的利用價值，為單位各項工作的開展服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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