淺析信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

張紅霞

【摘要】在現(xiàn)代化的潮流之下，加強(qiáng)檔案管理工作顯得十分重要，對檔案進(jìn)行管理有利于促進(jìn)社會(huì)科學(xué)順利地發(fā)展，促進(jìn)公司改革創(chuàng)新。本文對信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的意義和如何進(jìn)行創(chuàng)新進(jìn)行了具體闡述。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理工作;創(chuàng)新

新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不符合社會(huì)發(fā)展的需要，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新成為必須完成的任務(wù)。加強(qiáng)管理工作的創(chuàng)新，有利于提高效率，降低重復(fù)率，對檔案管理進(jìn)行信息化創(chuàng)新符合社會(huì)發(fā)展要求，遵循事物發(fā)展的客觀規(guī)律。對于單位來說，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新有利于提高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。檔案的信息化有利于單位管理工作的進(jìn)行，有利于對員工信息進(jìn)行全面了解，促進(jìn)溝通交流。主管人員可以根據(jù)具體情況及時(shí)改變?nèi)蝿?wù)目標(biāo)，極大地提高工作效率。目前檔案管理工作還存在著很多的問題，亟須改善。檔案管理工作的創(chuàng)新不只是一方面進(jìn)行創(chuàng)新，在信息化的背景下，對檔案管理提出全方位進(jìn)行創(chuàng)新的要求。不僅要在觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，還要在具體形式上加以創(chuàng)新。要促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化，從各個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新。

一、信息時(shí)代檔案管理工作的相關(guān)概念

檔案管理的信息化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合信息學(xué)的知識，把檔案管理融入網(wǎng)絡(luò)中去。利用互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行有效整合，完整準(zhǔn)確地呈現(xiàn)每個(gè)人的檔案信息。檔案管理的信息化使信息使用變得更具有效率，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，有利于滿足人們的現(xiàn)實(shí)需求。加強(qiáng)了信息的使用效率，滿足了人才需求，有利于有針對性地進(jìn)行選拔，加強(qiáng)了聯(lián)系;有利于快速瀏覽所需信息，進(jìn)行選擇。信息時(shí)代背景下，檔案管理工作的創(chuàng)新就是把檔案管理進(jìn)行智能化的管理，快速的信息瀏覽提高了效率，節(jié)省了時(shí)間，有利于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

現(xiàn)階段，很多地方的檔案管理還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料管理為主，數(shù)量龐大不易查詢，還有丟失損壞的風(fēng)險(xiǎn)，如果發(fā)生意外，例如干燥的環(huán)境下過多存放紙質(zhì)書籍可能會(huì)增大發(fā)生火災(zāi)的可能性，一旦發(fā)生火災(zāi)，資料搶救不及時(shí)，就會(huì)造成檔案資源的缺失;潮濕的環(huán)境則容易讓檔案腐壞。傳統(tǒng)的檔案管理不易保管，也不夠科學(xué)。數(shù)量龐大的檔案查找起來會(huì)非常困難，會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力資源，不能及時(shí)傳遞檔案信息，缺乏實(shí)效性，而且會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，利用效率較低。只有對檔案管理信息化才能有效解決這些問題，提高效率，節(jié)省資源。

二、信息時(shí)代檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的意義

信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及全球，我國也順應(yīng)時(shí)代潮流，積極發(fā)展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理作為管理部門的有效組成，必須要順應(yīng)時(shí)代潮流，和管理方面的發(fā)展保持同步。固步不前只會(huì)影響管理工作的順利進(jìn)行，不進(jìn)步就會(huì)退步，影響我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不利于現(xiàn)代化社會(huì)的構(gòu)建。

（一）有利于促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。檔案管理是管理工作順利開展的前提，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，有利于提高效率，促進(jìn)管理工作的進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案管理方式不易保存，而且損耗快、易丟失，而信息化的檔案管理不會(huì)因?yàn)闅鉁?、濕度變化而損壞，對檔案信息進(jìn)行備份，有利于對相關(guān)信息進(jìn)行管理，工作人員可以隨時(shí)查閱所需要的信息，方便快捷，提高了效率。

（二）為檔案管理工作提供動(dòng)力。信息時(shí)代帶來的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，使檔案管理人員去主動(dòng)學(xué)習(xí)，增加工作動(dòng)力和積極性，這不僅能促使工作人員提高計(jì)算機(jī)實(shí)用技術(shù)等知識，還有利于形成創(chuàng)新進(jìn)步的先進(jìn)理念，有利于檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理方式。另一方面，這有利于促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)更新設(shè)備，及時(shí)安裝新的管理軟件，安排檔案管理人員去學(xué)習(xí)這些新設(shè)備新軟件的具體使用方法。給整個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)帶來新鮮的血液，迸發(fā)出良好的工作熱情。

三、信息時(shí)代檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的措施

對于從事檔案管理工作多年的人來說，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)深入他們的內(nèi)心，短時(shí)間內(nèi)很難轉(zhuǎn)變過來。這要求有關(guān)單位循序漸進(jìn)、潛移默化地進(jìn)行引導(dǎo)，降低員工的抵觸心理。只有先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想，從固有的模式中掙脫出來，才能進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新。在信息化的時(shí)代背景下，檔案管理創(chuàng)新是必須要執(zhí)行的，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能促進(jìn)檔案管理工作有效進(jìn)行。

（一）對檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理觀念已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，極大地影響了運(yùn)轉(zhuǎn)效率。信息化的檔案管理可以促進(jìn)單位更好地開展管理工作。對檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，確定基調(diào)，為檔案管理樹立好方向。要積極促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合，堅(jiān)持現(xiàn)代化的發(fā)展方向，重視起相關(guān)的檔案管理工作，樹立創(chuàng)新的意識觀念，轉(zhuǎn)換思維方式，做出應(yīng)變，打破傳統(tǒng)的檔案管理方法。在高度的信息化中，要順應(yīng)歷史趨勢，提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)方面的知識，提升檔案管理人員的應(yīng)變意識，促進(jìn)檔案管理高效展開。

（二）促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化。在創(chuàng)新檔案管理工作時(shí)，要遵循科學(xué)的觀念，促使科學(xué)技術(shù)和檔案管理技術(shù)有機(jī)結(jié)合在一起，要理論聯(lián)系實(shí)際，促進(jìn)信息時(shí)代檔案管理工作的展開。要充分發(fā)揮檔案管理人員的積極作用，這就要求檔案人員具有較高的綜合素質(zhì)，相關(guān)部門要提高標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)培訓(xùn)，完善檔案管理的規(guī)章以及具體規(guī)定。單位要積極培養(yǎng)敢于創(chuàng)新，具有創(chuàng)新意識的人才，加大培育力度，挑選愛崗敬業(yè)、熱愛工作、認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員。檔案管理人員需要具有一定的預(yù)見和應(yīng)變能力，從大的完整的方面看到整個(gè)檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，這就要求主管人員對檔案管理人員進(jìn)行周期性的考核，促使工作人員積極了解檔案管理領(lǐng)域的具體運(yùn)行方式，以及更新了哪些技術(shù)，只有真正關(guān)注檔案管理領(lǐng)域，才能做好本職工作，具有一定的前瞻性。單位需要及時(shí)建立起規(guī)范合理的檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理工作有效進(jìn)行，發(fā)揮檔案管理人員的能動(dòng)作用，規(guī)范服務(wù)意識，完善檔案管理的新型體系。

（三）對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一。傳統(tǒng)的檔案管理方式破碎分散，沒辦法大量進(jìn)行集中管理。而信息化的檔案管理把檔案信息都統(tǒng)合在一起，有利于進(jìn)行集中管理，有利于從根本上解決不好管理的問題。信息化的檔案管理需要注意把檔案信息進(jìn)行有效分類，把不同類型的信息做好規(guī)劃整理，使信息簡單明了，挺高運(yùn)用效率，提升效果。要對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃整理，使之科學(xué)有效，要給管理人員明確管理工作中的各項(xiàng)規(guī)則，合理使用。單位要完善相關(guān)的設(shè)備設(shè)施，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行修改，使之符合單位的具體需要，更有針對性地對檔案信息進(jìn)行管理。

（四）完善服務(wù)機(jī)制。在高速信息化的時(shí)代，信息的傳播速度極快，所含的信息量巨大，一個(gè)單位可能無法兼顧所有方面。這就要求不同的單位在檔案管理方面積極合作，可以開設(shè)大型的檔案管理體系，共同使用，共享信息，分工合作，實(shí)現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)共享。這有利于完善檔案管理的服務(wù)機(jī)制，擴(kuò)展了空間范圍。通過檔案管理平臺的建立，人民群眾可以自由學(xué)習(xí)檔案管理知識，促進(jìn)檔案管理的普及。有利于促進(jìn)檔案管理行業(yè)的人才培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，改變新型檔案管理人才缺乏的局面。這不僅有利于擴(kuò)展人民群眾的視野，豐富活動(dòng)種類，提高素質(zhì)，促進(jìn)全面發(fā)展。還能激勵(lì)檔案管理人員積極進(jìn)行學(xué)習(xí)，相互競爭交流，增強(qiáng)競爭力。有利于傳播先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，集思廣益，促進(jìn)檔案管理體系的完善與進(jìn)步，讓檔案管理者積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在時(shí)代發(fā)展中充實(shí)自我，更好地完成本職工作。

四、總結(jié)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，積極創(chuàng)新管理工作。對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，有利于促進(jìn)管理工作的進(jìn)步，為檔案管理工作提供了動(dòng)力。在創(chuàng)新過程中，要對檔案管理的理念進(jìn)行創(chuàng)新，打破傳統(tǒng);要積極促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化，把現(xiàn)代科技運(yùn)用到管理工作中來;對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，加強(qiáng)協(xié)同。只有這樣，才能促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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