信息時代辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

張慧慈

【摘要】隨著國民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)得到快速發(fā)展和傳播，在信息化背景下，辦公室文書檔案管理工作既面臨著重大發(fā)展機(jī)遇，又面臨著一定問題。我們要重視信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，加強(qiáng)文書檔案管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。同時，我們要關(guān)注辦公室文書檔案管理中存在的問題，尋找解決問題的有效措施。筆者根據(jù)多年相關(guān)工作經(jīng)驗并結(jié)合廣泛的社會實踐調(diào)查，就文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新展開相關(guān)探討，望能提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書;檔案管理;改革及創(chuàng)新

伴隨著信息技術(shù)在人們生產(chǎn)生活中的應(yīng)用，人們的日常生活更加便捷。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于辦公室文書檔案工作中，不僅大大提高了辦公室文書檔案管理工作效益，也有利于推進(jìn)企業(yè)的信息化管理和發(fā)展。文書記錄了事業(yè)單位的發(fā)展、業(yè)務(wù)開展情況、人事變化等多方面的信息，是事業(yè)單位開展工作計劃的重要憑據(jù)，其管理內(nèi)容是事業(yè)單位管理中非常關(guān)鍵的部分。一般事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r、企業(yè)的形象等在辦公室文書檔案管理工作中都會有所體現(xiàn)，文書檔案管理工作是一項繁復(fù)的工作。而傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理工作，存在一定的局限性，有的甚至和現(xiàn)代社會的需求相去甚遠(yuǎn)。長此以往，會制約企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。所以，我們要重視計算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室文書檔案管理工作中的應(yīng)用。

一、辦公室文書檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

首先，要知道辦公室文書檔案管理直接關(guān)乎事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步，關(guān)乎企業(yè)的發(fā)展成效。一般機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文書檔案是對事業(yè)單位建立、發(fā)展、人力資源利用變更以及其生產(chǎn)活動開展的重要記錄，它是事業(yè)單位日后開展工作的重要依據(jù)，其在事業(yè)單位發(fā)展中所占據(jù)的重要地位不言而喻。此外，文書檔案和相關(guān)資料，也可以為黨和國家開展政治經(jīng)濟(jì)活動提供資料支持。單位的文書檔案會直接反映事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開展?fàn)顩r、資金及資源的使用情況，有利于為社會信息服務(wù)發(fā)展提供重要的支持。

辦公室文書檔案工作的信息化發(fā)展是很有必要的，當(dāng)今計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)快速發(fā)展，對各行各業(yè)的發(fā)展都起了推進(jìn)作用，大大提高了人類生產(chǎn)的效益，也極大方便了人們?nèi)粘Ｉ畹慕煌⒙?lián)系。機(jī)關(guān)事業(yè)文書檔案管理工作中引用現(xiàn)代信息技術(shù)及計算機(jī)技術(shù)，可以大大提高文書檔案管理工作的工作效率，使文書檔案的收集、整理以及歸納更加便捷、快速，且信息化技術(shù)的利用，提高文書檔案整理、保存的效率。信息化的管理，大大方便了人們的查閱和利用，而數(shù)字化系統(tǒng)在文書檔案管理中的利用，也方便了人們快速在線瀏覽，加強(qiáng)了信息的交流。當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)云的數(shù)據(jù)儲存，方便了電子文書檔案的管理和保存，有利于機(jī)關(guān)人員更好地實現(xiàn)信息共享。

二、當(dāng)前文書檔案信息化管理發(fā)展現(xiàn)狀分析

（一）信息化還有很大的提升空間。就我國辦公室文書檔案信息化管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，信息化技術(shù)在文書檔案管理中有一定發(fā)展，但是鑒于相關(guān)管理人員對信息化背景下辦公室文書檔案管理工作認(rèn)識不足，很多人受傳統(tǒng)文書檔案管理思想的影響，信息化技術(shù)在文書檔案管理中推進(jìn)仍然存在很大的困難。人們接受新事物的發(fā)展總是需要時間的，特別是對那些年紀(jì)稍長的人來說，一時很難接受信息化在辦公室文書檔案管理中的普及發(fā)展，所以部分辦公室文書檔案管理工作者仍然沿用舊的、傳統(tǒng)的文書檔案管理方式來管理辦公室文書檔案，這些人對辦公室文書檔案管理工作信息化管理認(rèn)識不足，也不愿意花心思及時間去了解信息化，這給事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化的推進(jìn)帶來一定阻力。

（二）辦公室文書檔案信息化管理設(shè)施不夠完善。完善的信息化管理設(shè)施，是辦公室文書檔案管理信息化發(fā)展推進(jìn)的重要前提。但是目前我國事業(yè)單位文書檔案管理的信息化管理設(shè)備不夠完善，制約著辦公室文書檔案管理的進(jìn)一步信息化發(fā)展。辦公室文書檔案的信息化管理，是依賴于計算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的，如果沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，比如網(wǎng)絡(luò)掃描復(fù)印件設(shè)備、計算機(jī)等如果欠缺，不利于文書檔案信息化管理。其次，辦公室文書檔案信息化管理的相關(guān)軟件開發(fā)不夠，且我國事業(yè)單位文書檔案信息化管理明顯存在區(qū)域發(fā)展差異，而全國各個事業(yè)單位的文書檔案管理信息化軟件和信息化資源不能共享，內(nèi)外部因素共同作用，造成辦公室文書檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善，制約著信息化技術(shù)在文書檔案管理中的普及發(fā)展。

（三）文書檔案信息化管理安全得不到保障。信息化技術(shù)在文書檔案管理中的推廣有著諸多益處，但不可否認(rèn)其也存在一定局限性。信息化背景下辦公室文書檔案管理的安全性得不到保障，是制約著文書檔案管理信息化發(fā)展的一個非常重要的因素。目前，辦公室文書檔案管理的信息化水平得不到有效保障，文書檔案管理的安全系統(tǒng)管理尚未建立起來，致使文書檔案信息化管理發(fā)展得不到保證。一旦辦公室文書檔案信息化管理過程中，信息系統(tǒng)遭到損壞，文書檔案的信息完整性就會受到一定威脅，完全有可能造成重要文書檔案信息資料丟失或者破壞。

三、信息化背景下文書檔案管理的改革創(chuàng)新

（一）提高對文書檔案管理信息化發(fā)展的認(rèn)識。要推進(jìn)辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展，就要提高文書檔案管理工作人員對信息化管理的認(rèn)識，使他們對文書檔案管理信息化管理的看法及時更新。現(xiàn)代社會是信息化、智能化的社會，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支持，因此事業(yè)單位必須重視文書檔案管理人員對信息化發(fā)展的認(rèn)識，可以適當(dāng)增加對其培訓(xùn)，讓他們了解信息技術(shù)在辦公室文書檔案管理工作中的優(yōu)勢，改變他們的認(rèn)識，進(jìn)而提高辦公室文書檔案信息化管理，有利于提升辦公室文書檔案管理的工作效率。

（二）重視文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善。要促進(jìn)文書檔案管理工作中信息化程度的提高，事業(yè)單位要重視文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的不斷發(fā)展完善。不同的企業(yè)在辦公室文書檔案管理的制度制定方面存在一定差異，對文書檔案的管理和規(guī)劃也有不同之處。但是完善文書檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展提供物質(zhì)支持勢必是所有企業(yè)的共同目標(biāo)，因此事業(yè)單位要重視文書檔案信息化管理規(guī)章制度的不斷發(fā)展完善，重視文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（三）提高文書檔案信息化管理的安全性。辦公室文書檔案管理工作的安全性是事業(yè)單位管理工作的重中之重，文書檔案的信息化管理要注重信息安全性的提高，確保文書檔案管理信息化發(fā)展是安全的，這就需要事業(yè)單位重視科學(xué)信息平臺的打造，重視文書檔案信息化管理技術(shù)水平的提高。科學(xué)化信息管理平臺的構(gòu)建，直接影響到辦公室文書檔案管理的安全性，它關(guān)系到文書檔案管理的科學(xué)化及機(jī)密性，因此對文書檔案管理的信息化發(fā)展，數(shù)字資料平臺的構(gòu)建，要特別關(guān)注其安全性。對文書檔案的數(shù)字化管理，要確保其儲存條件是安全有效的，在文書檔案存入電子檔案資料庫時，要保證其資料的完整性。此外，辦公室文書檔案的管理要重視保密系統(tǒng)的建設(shè)，人們?nèi)粘２殚喓屠靡惨ＷC其保密性及便捷性。

四、結(jié)語

總之，信息化背景下辦公室文書檔案管理的改革和創(chuàng)新發(fā)展是十分必要的，信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，有利于提高辦公室文書檔案管理的工作效率，有利于事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

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