國企辦公室秘書工作問題及對策

歐立靜

【摘要】國企辦公室秘書具備多重角色，需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作發(fā)揮參謀作用，上傳下達發(fā)揮橋梁紐帶作用，居中協(xié)調(diào)發(fā)揮中樞作用，對秘書人員的思想和能力水平要求較高，探索相應(yīng)對策，做好秘書工作，具有現(xiàn)實意義。

【關(guān)鍵詞】辦公室;秘書工作;問題;對策

一、國企辦公室秘書工作的特點

國企辦公室秘書通常數(shù)量不多，一位秘書常常負責(zé)多位領(lǐng)導(dǎo)，工作橫跨辦文、辦會、辦事領(lǐng)域，呈現(xiàn)全局性、綜合性、復(fù)雜性、高頻性的特點。一方面要求秘書具備高站位寬視野、在狀態(tài)有激情、高標準嚴要求、快節(jié)奏重落實、敢創(chuàng)新有底線等素質(zhì)，另一方面又常常面對年輕秘書人員理想、信念、情懷不夠高，使命感、責(zé)任感不夠強，能力、素質(zhì)不過硬的現(xiàn)實困境，需要針對問題，綜合施策，做好工作。

二、國企辦公室秘書工作的問題

（一）客觀問題。1.步子跟不緊。一是跟不緊形勢發(fā)展，對大政方針和形勢變化不敏感，對很多政策的認知還停留在紙面上、最頂層，向下細分則云里霧里、看不明、說不清，用以指導(dǎo)工作、挖掘紅利則更加困難、難切實際。二是跟不緊領(lǐng)導(dǎo)要求，很多業(yè)務(wù)工作停留在OA系統(tǒng)上、電子郵件里，處理時有一種就事論事、按章辦事的僵硬感、機械感。沒有融入業(yè)務(wù)主動幫助領(lǐng)導(dǎo)思考問題、解決問題，在服務(wù)上少了如影隨形的密切、如臂使指的自如、如湯沃雪的洞見。2.基礎(chǔ)不扎實。一是認知基礎(chǔ)不扎實，對規(guī)定、辦法、文件學(xué)習(xí)理解不夠系統(tǒng)全面、深刻透徹、知行合一，只是匆匆忙忙、走馬觀花、粗枝大葉，常常一提有印象，一說說不全，一用就重學(xué)。二是能力基礎(chǔ)不扎實，很多工作按部就班地開展，缺乏深度參與，缺少總結(jié)提煉、優(yōu)化完善，較少形成固化的模塊模板。3.三類問題多。由于綜合業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和高頻性，一些秘書不能很好地做到十指彈鋼琴，很多事情會忙中出錯，還會發(fā)生低層次問題、重復(fù)性問題、人為責(zé)任問題三類問題。

（二）主觀問題。1.淡忘初心的“盲”者思維。隨著時間的消磨，一些秘書逐漸喪失工作激情，變得像一個業(yè)務(wù)機器，來事就辦，但缺少理想、信念、情懷、使命感和責(zé)任感，缺少激情干勁，年與時馳，意與日去，在工作上隨波逐流，距離沖鋒在前做事業(yè)的要求漸行漸遠。2.精神懈怠的“?！闭咚季S。新常態(tài)下，業(yè)務(wù)工作多了，但工作質(zhì)量沒上去，有時還有所下滑。一方面是快節(jié)奏導(dǎo)致偶爾疲于應(yīng)付，但更多的時候是秘書沒有主動適應(yīng)新常態(tài)，缺少勇猛精進的精神狀態(tài)。每天逡巡于各種雜務(wù)中，面對工作貌合神離，存在想要趕緊干完了賬的想法，少了扎扎實實盡善盡美的執(zhí)著。工作雖然在做，但是不走心。形式上重落實、實質(zhì)上輕落實。3.閉門造車的“困”者思維。很多秘書久坐辦公室，會不自然地自囿于一方小天地，干事容易停留于文件字面，而不是主動到現(xiàn)場調(diào)研探索;容易自耕自種，而不是開放合作，容易導(dǎo)致視野變窄，工作片面的問題。

三、解決問題的對策

（一）主觀對策。1.從工作中找事業(yè)。沒有理想、信念、情懷、使命感的支撐，內(nèi)在動力不足，秘書責(zé)任感再強，能力再大，也難以突破個人極限，需要找到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需求與秘書事業(yè)目標的共同點，把企業(yè)工作轉(zhuǎn)變?yōu)閭€人事業(yè)，借用內(nèi)生動力，讓自己做事情的時候用心一些，多做一些，做好一些。2.從過程中找獲得。很多秘書重結(jié)果輕過程，工作中容易忽視很多東西，丟掉很多獲得感。尤其是管理服務(wù)工作，結(jié)果常常是隱性的，獲得感較低。秘書更應(yīng)系統(tǒng)全面地看待手頭工作，強化對業(yè)務(wù)工作的元認知，形成自己與業(yè)務(wù)工作的正向激勵而不是鞭笞，形成獲得感的積累而不是消耗。從過程中找到獲得感，并以好的狀態(tài)進一步優(yōu)化、做好業(yè)務(wù)工作。3.從責(zé)任中找存在。新常態(tài)下容易工作覆蓋個人，秘書找不到存在感，缺少做好事情的主體。喪失責(zé)任主體，工作質(zhì)量也難以保障。建議秘書在工作中找準自身定位，明白自身責(zé)任。用責(zé)任壓住自己，不要飄起來、到處晃，而是扎好根、好好長，把手頭工作做好，與企業(yè)共同發(fā)展。

（二）客觀對策。1.系統(tǒng)策劃。一是做好業(yè)務(wù)策劃，留足余量，提前想，提前做，降低忙中出錯的概率，以時間前移換取質(zhì)量空間。二是做好人力策劃，留足余量。秘書工作壓力大、成長快，需要隨時關(guān)注人員培養(yǎng)與補充，加大AB角訓(xùn)練，確保有足夠能力做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，既輸出工作質(zhì)量，也輸出業(yè)務(wù)熟手。2.三化改善。一是高頻工作流程化，將頻率較高的辦文辦會等常規(guī)業(yè)務(wù)工作進一步提煉，簡化為不易出錯的模板，優(yōu)化為一做就會的流程，避免不必要的主觀創(chuàng)新，導(dǎo)致基礎(chǔ)工作參差不齊。二是復(fù)雜工作模塊化，全面梳理重大接待、會議、活動等多人協(xié)同配合的工作，形成相對固定的基礎(chǔ)模塊集合，細化模塊業(yè)務(wù)條目，讓參與人員尤其是生手可以按圖索驥，避開口口相傳導(dǎo)致的理解偏差和執(zhí)行偏差。三是長效工作智能化，借助辦公系統(tǒng)及辦公軟件，把一些需要長期堅持、定期開展的數(shù)據(jù)報送、基層檢查等工作納入系統(tǒng)提醒執(zhí)行、納入軟件簡化執(zhí)行，讓系統(tǒng)、軟件替代人開展基礎(chǔ)性、大業(yè)務(wù)量工作，減輕工作量及錯誤率。3.日清日高。一是做到公文不過夜，二是做到任務(wù)不超時，三是每日總結(jié)改進。盡量做好提醒、總結(jié)、復(fù)查、自省等工作，推動秘書關(guān)注工作質(zhì)量，減少質(zhì)量問題。

四、結(jié)語

辦公室秘書工作繁蕪復(fù)雜，要求較高，尤其是當(dāng)前的新時代提出新要求，新常態(tài)呼喚新狀態(tài)，國企辦公室秘書人員在面對新機遇的同時，還需要面臨新挑戰(zhàn)，必須綜合施策，提升秘書工作能力水平，不斷滿足新要求，煥發(fā)新狀態(tài)，助推企業(yè)向前發(fā)展。