論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉蔚

【摘要】事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠保障工作中產(chǎn)生的信息資料大規(guī)模錄入計(jì)算機(jī)當(dāng)中形成電子檔案，檔案管理愈發(fā)成熟化和規(guī)范化，對(duì)事業(yè)單位開(kāi)展其他工作有著重要意義。但是，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理效果不顯著，仍然存在諸多短板有待突破，因此，有必要從信息化生態(tài)視域來(lái)探討事業(yè)單位檔案管理機(jī)制。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);信息化;事業(yè)單位;管理模式;信息資源

在信息化技術(shù)迅速滲透到各行各業(yè)的現(xiàn)階段，各行各業(yè)利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)管理模式上的變革和創(chuàng)新，極大提升了工作績(jī)效。將信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)融入事業(yè)單位檔案當(dāng)中有利無(wú)弊，能夠幫助事業(yè)單位節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力開(kāi)支。事業(yè)單位如何主動(dòng)將信息化技術(shù)融入檔案管理中，進(jìn)而尋找適合本單位發(fā)展的可行性路徑，一直是檔案管理學(xué)界研究的重大命題。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理如何創(chuàng)新并突破短板進(jìn)行探討，以期為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展助力。

一、信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理概論

筆者將檔案信息化管理定義為：基于大數(shù)據(jù)、信息化背景下，事業(yè)單位各個(gè)部分將需要?dú)w檔的各項(xiàng)信息交由專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，檔案部門(mén)融入信息技術(shù)至檔案管理中并對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，使檔案資料能夠在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行傳輸和共享的一種檔案管理模式。檔案管理信息化的目的在于科學(xué)配置各項(xiàng)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理和利用“一站式”服務(wù)，加快信息共享的進(jìn)程。

現(xiàn)階段，手工檔案管理模式中的局限性愈來(lái)愈突出，難以滿(mǎn)足事業(yè)單位對(duì)信息的實(shí)際利用需求，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)刻不容緩，具有很高價(jià)值。第一，事業(yè)單位的日?；顒?dòng)需要盡可能節(jié)約成本，用最小的成本實(shí)現(xiàn)最大的資源利用效率，這就有賴(lài)于通過(guò)對(duì)各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。例如，事業(yè)單位對(duì)人事信息進(jìn)行相應(yīng)分析，能夠更加合理地調(diào)配人力資源，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。事業(yè)單位的各項(xiàng)信息都集中在檔案當(dāng)中，且隨著時(shí)間的推移會(huì)愈來(lái)愈多，手工檔案管理模式不利于對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行高效檢索，降低了事業(yè)單位對(duì)信息資源的利用程度。檔案信息化建設(shè)則能有效解決這一問(wèn)題，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理能夠通過(guò)檢索工具對(duì)檔案進(jìn)行高效檢索，快速找到需要的信息，極大降低了時(shí)間成本和人力成本。第二，手工檔案管理模式需要將檔案管理人員“捆綁”在紙質(zhì)檔案上，需要較多的檔案管理人員進(jìn)行手工操作，已經(jīng)嚴(yán)重與信息時(shí)代發(fā)展的步伐脫軌。部分事業(yè)單位，如醫(yī)院和學(xué)校，對(duì)信息資源的需求日益增加，這就需要對(duì)檔案中蘊(yùn)藏的有價(jià)值的信息進(jìn)行采集和篩選，才能提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。同時(shí)，事業(yè)單位檔案作為事業(yè)單位日?；顒?dòng)的有效記錄，全方位反映了事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展現(xiàn)狀，也能為事業(yè)單位制定戰(zhàn)略和決策提供有用參考。

二、檔案管理信息化方案

（一）創(chuàng)新管理理念。檔案管理人員以及事業(yè)單位管理層的管理理念會(huì)直接影響到信息化建設(shè)水平，管理人員要用新思想武裝頭腦，用于打破傳統(tǒng)滯后的管理形式。管理人員要通過(guò)加強(qiáng)檔案理論學(xué)習(xí)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)來(lái)轉(zhuǎn)化管理理念，在立足于本單位具體實(shí)際的情形下，把理念創(chuàng)新應(yīng)用到實(shí)際檔案管理當(dāng)中。一方面，檔案管理人員要加強(qiáng)調(diào)研工作，不僅調(diào)研本單位的檔案管理狀況，也要加強(qiáng)與檔案館等專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，積極到各個(gè)檔案館“取經(jīng)學(xué)習(xí)”，掌握新的檔案管理理念和方式，探索出適合本單位檔案管理實(shí)際的工作方法。另一方面，檔案管理人員也要提升檔案管理安全意識(shí)，重視檔案保密與開(kāi)放的關(guān)系，在創(chuàng)新管理理念時(shí)也不能忽視檔案安全建設(shè)，這是保證檔案完整性、真實(shí)性和原始性的必要保障。

（二）優(yōu)化檔案管理體制。檔案管理體制的優(yōu)化是保障檔案管理信息化建設(shè)的前提條件。事業(yè)單位要重點(diǎn)關(guān)注績(jī)效考核、監(jiān)督管理、工作流程細(xì)化和人才培養(yǎng)等等幾個(gè)方面，從制度建設(shè)上保障檔案信息化工作的開(kāi)展。通過(guò)績(jī)效考核和監(jiān)督管理機(jī)制能夠調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情，提升責(zé)任意識(shí)，有助于檔案管理人員約束自身的檔案管理行為。通過(guò)細(xì)化工作流程能夠做好各工作環(huán)節(jié)的控制，實(shí)現(xiàn)檔案資料搜集、使用、整合和檢索的全方位管理，推動(dòng)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)人才培養(yǎng)機(jī)制則能夠?yàn)槭聵I(yè)單位信息化建設(shè)提供源源不斷的人才動(dòng)力，挖掘管理人才的同時(shí)也能整體上提升單位的人才素質(zhì)，將檔案管理工作人員的潛力激發(fā)出來(lái)。總而言之，檔案管理體制的優(yōu)化是整個(gè)信息化建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案管理融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有重要意義。

三、結(jié)語(yǔ)

綜合以上分析，事業(yè)單位檔案中的諸多信息需要開(kāi)發(fā)，諸多隱藏價(jià)值需要挖掘，這也事關(guān)事業(yè)單位其他工作的成效，事關(guān)事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展。筆者認(rèn)為，在現(xiàn)有時(shí)代背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展規(guī)律，是檔案管理保質(zhì)保量的主要途徑和正確選擇，事業(yè)單位在今后的工作中仍應(yīng)保持著高度重視，給予較大的支持。同時(shí)，事業(yè)單位要從可行性的角度來(lái)制定各項(xiàng)方法，確保信息化建設(shè)的成效。

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