如何做好數(shù)字檔案信息資源共享工作

邱宗燦

數(shù)字檔案作為一種新型的檔案載體，越來(lái)越受到大家的關(guān)注，已經(jīng)成為信息社會(huì)人們利用檔案的一種重要方式。特別是2018年2月1日之后，隨著《福建省數(shù)字檔案管理辦法》開始實(shí)施，如何發(fā)揮數(shù)字檔案在信息社會(huì)的共享作用，是擺在各級(jí)檔案行政管理部門及檔案館面前的一個(gè)具體問題。下面筆者就此問題談一些看法，供大家參考。

一、數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各級(jí)各部門所管理的、本部門形成的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，在《福建省數(shù)字檔案管理辦法》出臺(tái)之前，已經(jīng)部分實(shí)現(xiàn)了無(wú)條件共享，或有條件共享。比如人們可以通過互聯(lián)網(wǎng)查閱國(guó)家頒發(fā)的政策法規(guī)，可以查到自己的銀行信息，也可以查到交通違章處罰結(jié)果等等，這就是各部門業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)無(wú)條件共享給人們帶來(lái)的好處。除此之外人們還可以通過申請(qǐng)查到自己的學(xué)歷、戶口、房產(chǎn)等證明性的檔案數(shù)據(jù)，這種有條件的數(shù)字檔案共享、利用者在利用時(shí)雖然麻煩，但能夠保護(hù)公民的隱私權(quán)不受到侵害。

從目前現(xiàn)狀看，各級(jí)各部門管理的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)所實(shí)現(xiàn)的共享，無(wú)論是無(wú)條件還是有條件、都不是在檔案行政主管部門主導(dǎo)下進(jìn)行的。而是由相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門開發(fā)、利用、維護(hù)、升級(jí)、更新。并且這種現(xiàn)象可能還會(huì)長(zhǎng)期存在。這種百花齊放的現(xiàn)象造成各部門業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、格式不一，不利于全社會(huì)檔案資源的整合、共享，也與《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》的規(guī)定相違背。另一方面，作為保管檔案信息資源主體的各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，其館藏檔案數(shù)字化水平不高，據(jù)福建省檔案局的統(tǒng)計(jì)資料顯示，截至2017年底，全省100%完成館藏檔案數(shù)字化任務(wù)的只有3個(gè)，館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到80%以上的有16個(gè)檔案館，還有14個(gè)縣級(jí)檔案館館藏檔案數(shù)字化尚未實(shí)現(xiàn)“0”的突破。同時(shí)全省數(shù)字檔案共享管理軟件還沒有與廣大的檔案管理人員見面、數(shù)字檔案共享平臺(tái)尚未搭建、現(xiàn)有的部分?jǐn)?shù)字化成果還無(wú)法適應(yīng)網(wǎng)上查閱、遠(yuǎn)程下載需要。雖然《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》已經(jīng)開始實(shí)施，但各級(jí)檔案館和檔案行政主管部門還有很多具體工作需要去做，才能真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享管理。

二、完善數(shù)字檔案共享措施，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平

沒有規(guī)矩、不成方圓，要做好數(shù)字檔案共享工作，首先要規(guī)范完善數(shù)字檔案的技術(shù)要求、標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》也明確規(guī)定：“全省施行統(tǒng)一的電子文件形成、歸檔和電子檔案標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。具體標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范由省人民政府檔案行政管理機(jī)構(gòu)會(huì)同有關(guān)部門制定，并與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相銜接。”雖然這幾年國(guó)家檔案局先后發(fā)布了一系列檔案數(shù)字化、電子文件檔案方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如《文書類電子文件原數(shù)據(jù)（DA/T46-2009）》《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識(shí)規(guī)范（DA/T52-2014）》

《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范（DA/T53-2014）》《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)（DA/T58-2014）》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T31-2017）》《錄音錄像類檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T62-2017）》《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案（DA/T63-2017）》《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求（DA/T 70—2018）》《紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范（DA/T 71—2018）》等等。2018年開始，又制定了《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》

《電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》《檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范》《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》等項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并向社會(huì)各界廣泛征求意見。但到目前為止，福建省只針對(duì)文書檔案和民國(guó)檔案出臺(tái)了《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則（DB35/T161-2002）》地方標(biāo)準(zhǔn)，《福建省民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄實(shí)施細(xì)則（試行）》（閩檔〔2017〕27號(hào)）的規(guī)范性文件。對(duì)全省的文書檔案、民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)的交換格式和著錄細(xì)則進(jìn)行規(guī)范。而對(duì)各部門形成的各種業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的格式標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求尚未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。因此福建省檔案局要按照《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》的要求，加快制定和完善全省各專業(yè)門類檔案的著錄格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在制定檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)過程中，要結(jié)合信息公開和保密工作的相關(guān)規(guī)定，完善技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)要求，防止新制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)施過程、違反信息公開、保密工作的相關(guān)規(guī)定。同時(shí)做好檔案服務(wù)共享平臺(tái)搭建及檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用。在共享平臺(tái)搭建過程中，可以充分利用現(xiàn)有的福建省檔案信息網(wǎng)，將檔案共享服務(wù)的相關(guān)APP軟件發(fā)布在檔案信息網(wǎng)站上面，利用者可以通過電腦、手機(jī)下載“福建省數(shù)字檔案信息共享服務(wù)APP”，辦理檔案利用業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上遠(yuǎn)程下載本人檔案信息，足不出戶就可以查閱利用者想要的檔案信息。

在開發(fā)“福建省數(shù)字檔案共享服務(wù)APP”的過程中，要使軟件具備審查利用者身份的功能，利用者通過上傳身份證照及本人手持身份證的照片，實(shí)現(xiàn)利用者身份認(rèn)定工作。由于有條件共享的數(shù)字檔案內(nèi)容往往涉及到公民個(gè)人的戶籍、婚姻、財(cái)產(chǎn)、就業(yè)狀況、榮譽(yù)及不良的負(fù)面信息等等，對(duì)于此類數(shù)字檔案信息的提供利用，數(shù)字檔案信息管理軟件要具備審核認(rèn)定利用者身份的功能，能夠嚴(yán)格按規(guī)定做好利用者身份的審查認(rèn)定工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)上網(wǎng)查檔、遠(yuǎn)程下載本人所需要的數(shù)字檔案信息。同時(shí)數(shù)字檔案共享管理平臺(tái)要對(duì)所收集到的利用者身份信息做好管理、保護(hù)工作，防止公民信息非法泄露，確保利用者個(gè)人信息安全。根據(jù)2017年6月1日實(shí)施的《最高人民法院、最高人民檢察院關(guān)于辦理侵犯公民個(gè)人信息刑事案件適用法律若干問題的解釋》（法釋〔2017〕10號(hào)），檔案部門在查閱利用檔案過程中，其相關(guān)工作人員實(shí)際上是“向特定人提供公民個(gè)人信息”，如果檔案部門相關(guān)工作人員對(duì)服務(wù)對(duì)象審查把關(guān)不嚴(yán)，或是對(duì)收集到的利用者個(gè)人信息保管不善，就會(huì)出現(xiàn)侵犯公民個(gè)人信息的行為。這種行為一旦損害到相關(guān)公民正當(dāng)權(quán)益，數(shù)字檔案信息管理方的有關(guān)人員就會(huì)受到相應(yīng)的法律制裁。

數(shù)字檔案共享分為無(wú)條件共享、有條件共享和暫不共享三類。在開展數(shù)字檔案共享過程中、要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的處理工作，避免在數(shù)字化處理過程中、將不宜公開的檔案信息作為無(wú)條件共享的數(shù)字檔案對(duì)外提供利用，確保數(shù)字檔案共享過程中不損害相關(guān)方面的權(quán)益。因?yàn)榧词故菬o(wú)條件共享的公開信息，其數(shù)字檔案中可能還帶有不宜公開的內(nèi)容信息。按照《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于做好政府信息依申請(qǐng)公開工作的意見》（國(guó)辦發(fā)〔2010〕5號(hào)）第二條第二項(xiàng)規(guī)定“行政機(jī)關(guān)向申請(qǐng)人提供的政府信息，應(yīng)當(dāng)是正式、準(zhǔn)確、完整的，申請(qǐng)人可以在生產(chǎn)、生活和科研中正式使用，也可以在訴訟或行政程序中作為書證使用。因此，行政機(jī)關(guān)在日常工作中制作或者獲取的內(nèi)部管理信息以及處于討論、研究或者審查中的過程性信息，一般不屬于《條例》所指應(yīng)公開的政府信息。”文件底稿屬于發(fā)文單位公文處理的過程性信息，不屬于信息公開范圍。也就是說，一份可以公開的政府信息是指機(jī)關(guān)單位對(duì)外正式發(fā)布的文件或其電子文件，而文件起草過程中形成的底稿（包括電子底稿）則不屬于公開范圍。

根據(jù)《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》規(guī)定，已經(jīng)公開的政府信息，其數(shù)字檔案屬于無(wú)條件共享類數(shù)字檔案。這些已經(jīng)公開的政府信息如果是電子文件，則檔案部門可以直接將這些無(wú)條件共享的電子文件提供利用。如果這些政府公開信息是紙質(zhì)檔案，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字共享、就必須對(duì)其進(jìn)行掃描處理成為數(shù)字化副本，按照正常的紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程，本單位形成的文件，在數(shù)字化掃描過程中，一般是正文和底稿作為同一份文件對(duì)待，掃描成為一份文件，也就是說，如果用紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本提供利用，就會(huì)把正文和底稿一并提供出去。這種的做法明顯違反了國(guó)務(wù)院有關(guān)政府信息公開工作的規(guī)定精神。針對(duì)這種情況，筆者認(rèn)為，檔案部門要調(diào)整紙質(zhì)檔案文件級(jí)目錄著錄要求及數(shù)字化操作具體做法。具體可以參照《福建省民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄實(shí)施細(xì)則（試行）》的做法，民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄時(shí)，是將文件的主件和附件分開著錄，即有附件的一份文件要著錄兩條文件級(jí)目錄。因此我們可以把一份文件的正文和底稿分開著錄成兩條目錄，這樣在全文掃描數(shù)據(jù)掛接過程中就可以實(shí)現(xiàn)正文與底稿分開，避免了在實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享過程中、違反政府信息公開條例的規(guī)定精神。

俗話說“巧婦難為無(wú)米之炊”，如果現(xiàn)有的館藏紙質(zhì)檔案沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，那數(shù)字檔案共享也就成為一句空話。由于受技術(shù)力量、人員和經(jīng)費(fèi)等因素影響，縣級(jí)檔案館的數(shù)字化工作在全省綜合檔案館中總體水平偏低，成為制約全省數(shù)字檔案共享的一個(gè)重要因素。因此縣級(jí)檔案部門要集中精力做好館藏檔案數(shù)字化工作，提高館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化率，同時(shí)省級(jí)檔案部門也要加大對(duì)縣級(jí)檔案部門數(shù)字化的支持力度，這種支持不僅僅限于經(jīng)費(fèi)方面，也應(yīng)該包括技術(shù)、政策方面。只有這樣才能爭(zhēng)取按省兩辦《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》的時(shí)序要求完成數(shù)字化工作。

數(shù)字檔案共享管理，是信息社會(huì)對(duì)檔案部門提出的新要求，各級(jí)檔案部門只有按照《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》的要求，管好自己的一畝三分地，做好各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作，才能早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，利用者足不出戶就可以遠(yuǎn)程下載所需要的數(shù)字檔案。

【參考文獻(xiàn)】

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