我國(guó)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

葉淑儀

【摘要】由于受到多種因素的影響，我國(guó)檔案信息化建設(shè)中仍然存在很多問(wèn)題，這是我國(guó)檔案信息化建設(shè)的影響因素。本文重點(diǎn)分析了我國(guó)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并提出了科學(xué)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化;問(wèn)題與對(duì)策;處理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)檔案信息化水平不斷提高，這對(duì)我國(guó)檔案信息化管理、運(yùn)行模式以及方法等產(chǎn)生了很大的影響，為我國(guó)檔案工作提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我國(guó)對(duì)檔案信息化管理一直非常重視，但是在信息化建設(shè)的過(guò)程中，仍然存在一些問(wèn)題需要解決，我們要結(jié)合我國(guó)檔案管理的實(shí)際，不斷促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平的提高。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)是我國(guó)檔案工作的必然，這對(duì)我國(guó)檔案管理水平的提高具有十分重大的意義。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案工作延續(xù)傳統(tǒng)的人力工作，效率以及準(zhǔn)確性都非常低，對(duì)我國(guó)檔案工作的長(zhǎng)期發(fā)展不利，為了不斷促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展，我們要綜合考慮檔案管理工作存在的問(wèn)題，緊跟時(shí)代潮流，提高檔案管理的信息化水平。

（一）信息化建設(shè)有效促進(jìn)檔案工作精確性的提高。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案工作主要是采用人力方式進(jìn)行處理，由于檔案工作繁雜，導(dǎo)致檔案管理水平一直比較低。雖然人力處理能夠及時(shí)解決檔案管理工作中存在的各種機(jī)制性問(wèn)題，但是無(wú)法精確處理每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，最終因?yàn)楣ぷ髁康脑黾佣档土藱n案管理的水平。檔案信息化建設(shè)可以將繁雜的檔案工作化繁為簡(jiǎn)，同時(shí)計(jì)算機(jī)工作的精確性對(duì)檔案管理工作具有非常大的作用。檔案信息化建設(shè)對(duì)我國(guó)檔案管理工作精確性的提高有非常重要的意義，其所具有的信息檢索功能，可以及時(shí)查找檔案管理庫(kù)中所有的信息，大大減小了工作量。

（二）滿(mǎn)足信息化時(shí)代的發(fā)展需要。21世紀(jì)是現(xiàn)代信息世紀(jì)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代，知識(shí)以及信息對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常重要的意義，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著重大的作用。近兩年我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，這對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著重要的推動(dòng)作用。檔案工作是一個(gè)國(guó)家信息業(yè)的重要組成部分，在信息化時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作面臨著重大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)是我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，是充分發(fā)揮信息技術(shù)作用的重要表現(xiàn)。采用各種信息化手段處理檔案能夠不斷提高我國(guó)檔案管理水平，比如計(jì)算機(jī)云計(jì)算、移動(dòng)存儲(chǔ)以及人工智能的應(yīng)用，這對(duì)檔案管理具有非常重大的意義，也是滿(mǎn)足我國(guó)信息化時(shí)代發(fā)展的重要措施。

（三）應(yīng)對(duì)電子文件的必要措施。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大量的電子文件逐漸出現(xiàn)。許多社會(huì)活動(dòng)以及科技生產(chǎn)活動(dòng)等都要借助電子文件進(jìn)行記錄，傳統(tǒng)的人力管理模式逐漸被代替，這對(duì)我國(guó)檔案管理提出了較高的要求。電子文件的大量出現(xiàn)，傳統(tǒng)人力處理模式已無(wú)法滿(mǎn)足我國(guó)檔案管理工作的需要，它對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式的管理原則以及管理模式帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)電子文件大量出現(xiàn)的現(xiàn)狀，檔案信息化建設(shè)在所難免。

（四）發(fā)揮檔案資源作用的必要措施。21世紀(jì)，信息是社會(huì)運(yùn)行的重要資源，要促進(jìn)社會(huì)發(fā)展水平的不斷提高，我們就要充分發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，信息化建設(shè)對(duì)檔案信息資源優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮起著良好的促進(jìn)作用。檔案是一個(gè)國(guó)家十分重要的信息資源，是社會(huì)信息系統(tǒng)的重要組成部分。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，檔案所具有的信息資源的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮。而檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)化了檔案工作的主要程序，對(duì)這種作用的發(fā)揮起著良好的促進(jìn)作用。

二、我國(guó)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）規(guī)劃不夠健全。目前，我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作雖然取得了一定的成就，但是仍然存在一定的問(wèn)題，這是我國(guó)檔案信息化建設(shè)的一大難題。綜合分析我國(guó)檔案管理工作全局，檔案信息化建設(shè)存在各自為政、分散性，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)籌安排的局面，很多檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不夠鮮明，無(wú)論長(zhǎng)期還是近期目標(biāo)都不夠明確。在檔案信息化建設(shè)中，沒(méi)有指定統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則，只是單純地處理信息化建設(shè)中的具體問(wèn)題，這對(duì)檔案信息化建設(shè)整體存在很大的阻礙作用。由于沒(méi)有建立統(tǒng)一的信息規(guī)則，檔案庫(kù)的檢索功能就無(wú)法充分展開(kāi)，最終影響我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平的提高及利用。

（二）信息化建設(shè)資金缺乏。檔案部門(mén)一般由財(cái)政撥款，其收入來(lái)源非常單一，這是影響我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平的基礎(chǔ)因素。要提高檔案信息化建設(shè)水平，首先就要配備一定的設(shè)施，需要配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及高速掃描儀等，這些設(shè)施的費(fèi)用比較高，運(yùn)行與日常維護(hù)需要較高的技術(shù)及費(fèi)用進(jìn)行支持。這對(duì)檔案部門(mén)提出了較高的經(jīng)濟(jì)要求。目前，我國(guó)大部分檔案管理部門(mén)資金收入比較低，無(wú)法承擔(dān)信息化建設(shè)的高額費(fèi)用，檔案信息化建設(shè)存在很大的困難。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的需要。信息化基礎(chǔ)設(shè)施是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，為了促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的不斷提高，就要不斷提升信息化基礎(chǔ)設(shè)施的技術(shù)水平。但目前我國(guó)檔案管理部門(mén)的信息化設(shè)施不夠完善，在信息化配置上無(wú)法滿(mǎn)足各種建設(shè)的需求，對(duì)信息化建設(shè)水平產(chǎn)生了很大的阻礙因素。另外部分檔案管理部門(mén)配置的信息化設(shè)施不符合本單位建設(shè)實(shí)際，設(shè)施的運(yùn)維成本比較高，單位無(wú)法承擔(dān)這部分費(fèi)用，最終影響了信息化建設(shè)水平的提高。

（四）檔案信息網(wǎng)站建設(shè)、管理不科學(xué)。檔案網(wǎng)站是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，但是目前我國(guó)檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的重視程度不夠，管理不到位。檔案網(wǎng)站是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案信息資源庫(kù)，檔案網(wǎng)站要以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，將我國(guó)檔案信息進(jìn)行充分整合。我國(guó)檔案網(wǎng)站雖然已經(jīng)初見(jiàn)規(guī)模，但是仍然存在很大的不足。首先網(wǎng)站的頁(yè)面設(shè)計(jì)非常簡(jiǎn)單，內(nèi)容過(guò)于粗糙，更新周期較慢，有效信息較少，其次網(wǎng)站運(yùn)維管理不夠科學(xué)，導(dǎo)致人們無(wú)法在檔案網(wǎng)站中獲得及時(shí)準(zhǔn)確的檔案信息。

三、如何提高我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平

（一）制定科學(xué)合理的規(guī)劃。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，要綜合考慮檔案建設(shè)管理存在的各種問(wèn)題，制定統(tǒng)一的信息化建設(shè)準(zhǔn)則以及統(tǒng)一的管理規(guī)范。所用的檔案管理部門(mén)要按照這個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范管理檔案，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)檔案管理中存在的各種問(wèn)題。建立具有整體性的信息檢索體系，確保檔案信息能夠在系統(tǒng)中得到體現(xiàn)及利用。

（二）提供充分的資金保障。可以說(shuō)，資金是影響信息化建設(shè)的重要因素之一，要提高我國(guó)檔案信息化水平就要努力獲取財(cái)政部門(mén)的支持，與政府領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行積極協(xié)商，將檔案信息化建設(shè)作為政府重點(diǎn)建設(shè)工程。另外，檔案部門(mén)還要不斷擴(kuò)大財(cái)政收入，為信息化建設(shè)不斷籌集資金。重點(diǎn)需注意的是，在設(shè)施采購(gòu)的過(guò)程中，一定要結(jié)合本單位的實(shí)際，而不是單純地追求設(shè)備的先進(jìn)性。在使用過(guò)程中，要做好設(shè)備維護(hù)工作，盡量減少設(shè)備維修的成本。

（三）提高基礎(chǔ)設(shè)施的水平?；A(chǔ)設(shè)施的水平對(duì)信息化建設(shè)有著重大的影響，目前我國(guó)檔案部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施水平無(wú)法滿(mǎn)足信息化建設(shè)的需求。要綜合考慮我國(guó)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，采用合適的基礎(chǔ)設(shè)施開(kāi)展信息化建設(shè)。完善各類(lèi)基礎(chǔ)設(shè)施以及輔助設(shè)施的建設(shè)，保證這些設(shè)施的作用能夠得到充分發(fā)揮和利用。

（四）促進(jìn)檔案網(wǎng)站水平的提高。整合檔案信息，并以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)建設(shè)科學(xué)完善的檔案網(wǎng)站是我國(guó)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要措施。檔案部門(mén)要提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重視程度，根據(jù)本單位檔案管理情況建設(shè)檔案網(wǎng)站，定時(shí)更新網(wǎng)站信息，多發(fā)布與群眾生活、工作密切相關(guān)的信息，同時(shí)及時(shí)更新檔案網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)容，多推廣、宣傳檔案信息的重要性，讓廣大群眾充分了解檔案，以提高檔案網(wǎng)站的水平。另外，網(wǎng)站建設(shè)完成后，還要進(jìn)行綜合管理，及時(shí)解決網(wǎng)站建設(shè)中存在的各種問(wèn)題，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，防止不良人員的侵入，更好地提升檔案信息的利用率。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案是一個(gè)社會(huì)重要的信息資源，要充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，需要綜合考慮我國(guó)檔案建設(shè)存在的問(wèn)題，并采取積極的措施解決這些問(wèn)題。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，要協(xié)調(diào)處理各個(gè)方面的關(guān)系，爭(zhēng)取得到政府部門(mén)以及廣大群眾的重視，在得到充分的支持后，借助先進(jìn)的信息化設(shè)施提高信息化建設(shè)水平。

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