鄭華明
筆者所在的單位——城郊煤礦隸屬于河南能源化工集團(tuán)永煤公司,是河南省產(chǎn)量最高、效益最好的國有煤礦,因現(xiàn)代化的管理、良好的安全效果、較高的裝備技術(shù)水平在全國煤炭系統(tǒng)享有美譽(yù)。因此,慕名而來的參觀學(xué)習(xí)者絡(luò)繹不絕。在大型接待方面,城郊煤礦也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),但是,最近有一次百密一疏的接待也堪稱經(jīng)典,與各位分享。
一、案例介紹
2018年7月26日,河南省煤礦安全基礎(chǔ)管理現(xiàn)場會(huì)在城郊煤礦召開,來自國家煤礦安全監(jiān)察局、河南省煤炭工業(yè)管理辦公室、河南省工業(yè)和信息化委員會(huì)、省轄市煤炭管理部門以及河南省各大煤業(yè)集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)和近百個(gè)煤礦礦長一共200余人參加了會(huì)議?,F(xiàn)場會(huì)規(guī)模宏大,日程緊湊,來賓級別較高。上午有三批人員同時(shí)入井到不同工作面觀摩交流,一批人員在地面參觀訪問,中午在礦上就餐,餐后統(tǒng)一乘車到8公里外的市區(qū)酒店休息,下午再返回召開會(huì)議。本次現(xiàn)場會(huì),既是展現(xiàn)城郊煤礦良好形象的機(jī)會(huì),更是為河南能源爭光添彩的時(shí)刻。因此,城郊煤礦高度重視本次會(huì)議,提前20多天就開始準(zhǔn)備,事無巨細(xì),做了大量的準(zhǔn)備工作,并做了兩次模擬演練??梢哉f,一場成功的大型接待勝券在握,但是在下午召開會(huì)議的時(shí)候一場罕見的暴雨不期而至,會(huì)議室樓頂排水不及,精心布置的會(huì)議室瞬間變成了“水簾洞”,后果可想而知。
二、補(bǔ)救措施
當(dāng)會(huì)議室滲水時(shí),城郊煤礦立即派3名工作人員到樓頂進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)樓頂是一個(gè)中間平坦,四周邊緣是一個(gè)深約30cm的導(dǎo)水槽,導(dǎo)水槽每間隔20m安裝一個(gè)下水管。樓面所做防水完好無損,問題就在于當(dāng)時(shí)瞬時(shí)降水量過大,雨水下排不及,通過導(dǎo)水槽上沿順著墻壁下滲,下滲后沿著會(huì)議室頂裝修扣板流淌,致使會(huì)議室變成了“水簾洞”。
查明原因后,城郊煤礦請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),建議將會(huì)場更換至同棟樓下一層的三樓會(huì)議室,并同時(shí)對該會(huì)議室進(jìn)行簡單布置。約15分鐘后人員有序地轉(zhuǎn)移至三樓會(huì)議室,現(xiàn)場會(huì)繼續(xù)召開。會(huì)議主持人也是河南省煤管辦的一名領(lǐng)導(dǎo),看到城郊煤礦臨“?!辈粊y,行動(dòng)果斷,組織有序,在會(huì)上說:“雖然遇到了突發(fā)大雨,但是城郊煤礦能在十多分鐘的時(shí)間內(nèi)又布置了一個(gè)會(huì)議室,這樣的組織能力讓我們感到驚嘆,讓我們以熱烈的掌聲向他們表示感謝!”
總時(shí)長約3個(gè)小時(shí)的現(xiàn)場會(huì)結(jié)束后,傾盆大雨絲毫沒有停止的意思。參會(huì)人員需要返回酒店。城郊煤礦指揮車輛停在樓下靠近樓梯口的位置,10多名工作人員舉起雨傘,搭建了一個(gè)走廊,200余名參會(huì)人員就這樣上了大客車。在一輛車上,城郊煤礦的一名引導(dǎo)人員向大家表示了歉意,并引用了一首詩,“貴人出門多逢雨,金絲漫漫繞銀縷。若是有幸遇傾盆,蟠桃盛會(huì)醉聽曲”,來賓聽后全都釋然,不良影響也隨著大雨消失的一干二凈。
三、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
一是關(guān)注細(xì)節(jié),追求完美。接待工作尤其是規(guī)格較高的接待來不得半點(diǎn)馬虎,必須集思廣益、周密考慮,把所有的細(xì)節(jié)以及可能出現(xiàn)的情況考慮周全,按照接待級別,對照標(biāo)準(zhǔn),做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。在這起接待案例中,作為接待單位的城郊煤礦對細(xì)節(jié)的考慮也是相當(dāng)?shù)闹苋?,在接待前?zhǔn)備會(huì)議召開了6次,相關(guān)單位人員由牽頭領(lǐng)導(dǎo)對參觀路線、會(huì)議室、餐廳等地點(diǎn)查看了3次,并提出“視線所及皆是參觀范圍”的理念。城郊煤礦對視線所及范圍內(nèi)的問題進(jìn)行了徹底整改,甚至對一些樓房的外墻進(jìn)行了重新粉刷、礦院內(nèi)宣傳牌板進(jìn)行了更新、井下巷道沿途“六凈六齊”,高標(biāo)準(zhǔn)、高要求、高成效也贏得了來賓的一致稱贊,有來賓贊嘆道:“我從來沒見過像城郊煤礦這樣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工作搞得這么好的!”
二是制定預(yù)案,明確責(zé)任。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。接待工作同樣如此,做足充分的準(zhǔn)備,在接待過程中不至于顧此失彼,面對突發(fā)情況也不會(huì)手足無措。凡是大型接待,城郊煤礦都會(huì)制定接待指南,將來賓的基本情況、接待分組、行程安排、接待注意事項(xiàng)等等都交代清楚,便于接待人員掌握。同時(shí),會(huì)對接待過程中的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化,明確到人,確保預(yù)案落實(shí)到位。
三是壞處準(zhǔn)備,好處努力。城郊煤礦的這次接待,既是自身形象的展示,也是上級公司管理水平的體現(xiàn)。礦領(lǐng)導(dǎo)要求,務(wù)必重視重視再重視。工作人員也充分考慮到了一些突發(fā)事件,比如,接待當(dāng)天可能會(huì)有降雨。城郊煤礦是怎么準(zhǔn)備的呢?車、雨傘、雨衣、膠靴等等。但是百密一疏,沒想到遇到的是罕見的短時(shí)強(qiáng)降雨,會(huì)議室在頂樓,漏雨了!后來,城郊煤礦礦長何東升在總結(jié)這次接待時(shí)說:“凡事要有備選方案,不但要想到一萬,而且要想到萬一。做最壞的準(zhǔn)備,向最好處努力。”