醫(yī)療設(shè)備全生命周期檔案的管理

潘光添

深圳大學(xué)總醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程部 （廣東深圳 518055）

做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，是醫(yī)院規(guī)劃、發(fā)展及臨床醫(yī)學(xué)工程學(xué)科建設(shè)、發(fā)展的需要，也是科室成本核算與設(shè)備科績效管理的重要基礎(chǔ)，更是適應(yīng)新醫(yī)改時代審計管理工作的要求。當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的難點包括未設(shè)立醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度、未配置專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員、未設(shè)置獨立的醫(yī)療設(shè)備檔案室等?，F(xiàn)結(jié)合管理實踐，剖析、探討相應(yīng)的解決方法，為提升管理質(zhì)量與效益、保障醫(yī)療安全提供科學(xué)依據(jù)。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性

（1）新住院樓的規(guī)劃建設(shè)、新診療科室的設(shè)置、新診療項目的開展、新診療設(shè)備的引進，都需要進行專業(yè)的設(shè)備規(guī)劃配置和評估論證分析。醫(yī)療設(shè)備檔案可為醫(yī)院的規(guī)劃、發(fā)展提供專業(yè)的技術(shù)保障和數(shù)據(jù)支持。（2）對醫(yī)療設(shè)備檔案進行科學(xué)管理和利用，有利于醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程學(xué)科的建設(shè)、發(fā)展逐步規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化。（3）在醫(yī)院全成本核算管理中，醫(yī)療設(shè)備的效益是科室績效考核的重要組成部分。準(zhǔn)確、可靠的醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)（設(shè)備原值、使用成本、效益分析等）是做好科室成本核算的基礎(chǔ)。此外，醫(yī)療設(shè)備檔案還是設(shè)備科績效考核（維修維護、計量檢定、質(zhì)量控制等工作量）的重要依據(jù)[1]。（4）設(shè)備科負責(zé)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備規(guī)劃配置和采購，權(quán)微責(zé)重，是醫(yī)院管理決策者和臨床科室間的溝通橋梁。即使不參與直接采購，設(shè)備科也應(yīng)參與設(shè)備的性能和技術(shù)參數(shù)論證、評估。審計管理規(guī)定要求，醫(yī)院設(shè)備科負責(zé)人應(yīng)進行2～3年的輪崗。設(shè)備檔案資料是設(shè)備科負責(zé)人輪崗交接、考核審計的重要資料。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀及難點

2.1 未設(shè)立醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

醫(yī)療設(shè)備檔案資料內(nèi)容較多，其管理涉及設(shè)備科、設(shè)備保管科室、設(shè)備使用科室、檔案室等部門，周期長，參與人員雜。因缺乏完善的規(guī)章制度、明確的分工、規(guī)范的操作流程、有效的監(jiān)管，醫(yī)療設(shè)備檔案管理難以達到現(xiàn)代化綜合醫(yī)院管理的要求。

2.2 未配置專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員

因醫(yī)院沒有專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員，由設(shè)備科工程師兼職檔案管理，一人多職，需要組織協(xié)調(diào)多個部門，事務(wù)煩瑣，難以做到專業(yè)、高效。

2.3 未設(shè)置獨立的醫(yī)療設(shè)備檔案室

隨著醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展，每年新增購設(shè)備量較大，設(shè)備檔案工作量增長較快，醫(yī)院卻沒有設(shè)置獨立的醫(yī)療設(shè)備檔案室。

3 做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的實踐探討

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一項耗時、持續(xù)與煩瑣的工作，與醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、管理水平、經(jīng)營效益等密切相關(guān)[2]。為保證醫(yī)療設(shè)備保值增值，應(yīng)加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用。我們通過工作實踐探索出一套科學(xué)、規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理方法，建立制度和流程并長期落實，以提升設(shè)備檔案管理效益，為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備購置、設(shè)備維權(quán)、設(shè)備使用管理等提供參考資料和決策依據(jù)，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，保障醫(yī)療安全。

3.1 建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，并對設(shè)備檔案進行動態(tài)管理

凡單機價值2 000元以上的醫(yī)療設(shè)備必須編號登記、建立設(shè)備卡片，單機價值萬元以上的醫(yī)療設(shè)備必須建立完整的單獨檔案（清單目錄見表1），并對其檔案進行動態(tài)管理。檔案管理人員負責(zé)設(shè)備檔案的收集、整理、統(tǒng)計及建檔工作[3]。每年應(yīng)對單機價值2 000元以上的醫(yī)療設(shè)備進行盤點，建立完整的年度盤點表，認(rèn)真核對，做到賬物相符。歸檔文件要完整及時，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，以方便查找。

3.2 定崗定編醫(yī)療設(shè)備檔案人員

設(shè)專人負責(zé)管理醫(yī)療設(shè)備檔案，并對人員進行定崗定編。要求管理人員認(rèn)真負責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細心，妥善保管、科學(xué)管理醫(yī)療設(shè)備檔案。

3.3 配置檔案存放專用庫房及所需硬件、軟件

（1）檔案存放專用庫房要求防火，防潮，防霉，防蟲蛀，防盜，防光，防高溫。庫房內(nèi)配備適用于紙張的二氧化碳滅火器，庫房外張貼“禁止吸煙”標(biāo)志；庫房內(nèi)配備除

表1 單機價值萬元以上的設(shè)備檔案清單目錄設(shè)備檔案資料清單

檔案整理人簽名： 整理時間：

檔案核對人簽名： __________________________ 核對時間：______

檔案保管人簽名： __________________________ 歸檔時間：_______濕器、溫濕度表；裱糊檔案一律采用防蛀化學(xué)漿糊，檔案箱內(nèi)安放防蛀防霉片，每月噴1次“凈霸”殺蟲劑；安裝防盜欄；庫房內(nèi)安裝白熾燈3只，并安裝遮光窗簾；庫房內(nèi)安裝冷暖空調(diào)，達到檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)。（2）硬件包括專用文件柜、電腦、打印機、復(fù)印件、掃描儀、數(shù)碼相機、電話等。（3）軟件包括醫(yī)療設(shè)備檔案管理軟件、醫(yī)療設(shè)備檔案電子臺賬和檢索目錄。

3.4 建立部門共享制度，提高管理效率

利用專業(yè)設(shè)備檔案管理軟件，針對常用的申請表格和流程（設(shè)備申購表、設(shè)備申購可行性論證表、設(shè)備購買合同審批表、設(shè)備驗收表、設(shè)備維修表、設(shè)備報廢申請表等），建立辦公自動化(office automation，OA)管理模板，優(yōu)化檔案管理流程，提高管理效率，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化[4]。

3.5 充分利用醫(yī)療設(shè)備檔案，發(fā)揮其在醫(yī)院診療、科研、管理中的作用

醫(yī)療設(shè)備檔案真實記錄和反映設(shè)備的規(guī)劃配置論證、招標(biāo)采購、維修維護、計量檢定、效益分析、報廢處理等全生命周期信息。應(yīng)充分利用醫(yī)療設(shè)備檔案（表2），提升醫(yī)療管理質(zhì)量水平，保障醫(yī)療安全[5]。

表2 醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用

3.6 創(chuàng)新管理模式、不斷拓展醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用領(lǐng)域

完善醫(yī)療設(shè)備檔案的價值旨在服務(wù)于臨床，為醫(yī)院各項工作提供信息服務(wù)，以提升醫(yī)院的綜合診療技術(shù)水平，為醫(yī)院管理決策部門了解最新動態(tài)及新技術(shù)的開展提供有重要價值的醫(yī)療信息。醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用領(lǐng)域包括醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)院等級評審、潔凈手術(shù)室的檢測驗收、檢驗科基因擴增[聚合酶鏈?zhǔn)椒磻?yīng)（polymerase chain reaction，PCR）]實驗室復(fù)審、辦理放射診療許可證、申辦大型醫(yī)療設(shè)備配置許可證、辦理救護車上牌等[6]。

綜上所述，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、臨床醫(yī)學(xué)工程學(xué)科建設(shè)及審計管理工作要求，應(yīng)高度重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，建立規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案動態(tài)管理制度，配置專門的管理人員、場所、設(shè)備，以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的價值。并不斷創(chuàng)新管理方式、積極拓展應(yīng)用領(lǐng)域，大力促進醫(yī)院管理工作的發(fā)展，提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。