探討電力單位檔案管理信息化建設(shè)策略

陳亞芳

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）12-127-02

摘 要 近些年，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，城市化建設(shè)的速度不斷加快，城市化建設(shè)促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，也改善了人們的生活環(huán)境。與此同時(shí)，城市美化、工業(yè)生產(chǎn)、城鄉(xiāng)居民等方面的用電需求量越來越大，也促進(jìn)了電力企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大。電力企業(yè)的發(fā)展為電力客服提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，并促進(jìn)了電力企業(yè)實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。在電力單位，檔案管理工作是單位內(nèi)部開展各項(xiàng)工作的核心，也是對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)施的記錄，但傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，為檔案管理工作帶來不便。如今，信息技術(shù)已經(jīng)融入人們的生活和工作，因此采用信息化技術(shù)管理檔案，能夠?qū)﹄娏挝坏臋n案管理工作進(jìn)行改革。下面針對(duì)電力單位實(shí)施信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，并提出具體的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 電力單位 檔案管理 信息化建設(shè) 策略分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電力單位的規(guī)模不斷擴(kuò)大，同時(shí)為了促進(jìn)電力單位實(shí)施可持續(xù)發(fā)展，需要加強(qiáng)電力單位的各個(gè)部分之間的關(guān)系，并促進(jìn)電力單位與時(shí)俱進(jìn)，促使電力單位全面發(fā)展[1]。其中，檔案管理是電力單位日常工作的記錄，也是電力單位工作的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在許多的不足，影響了電力單位檔案管理的效率。如今，信息化技術(shù)的運(yùn)用越來越廣泛，因此采用信息化技術(shù)實(shí)施檔案管理，能夠有效提高電力單位檔案管理部門的服務(wù)水平，同時(shí)也能提高電力單位的服務(wù)質(zhì)量。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案管理是我國(guó)檔案行政管理部門統(tǒng)一組織和規(guī)劃下的工作，各個(gè)企業(yè)單位均設(shè)檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理服務(wù)。目前，在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，信息化檔案管理措施在全面推廣運(yùn)用，并且國(guó)家檔案行政管理部門建立了檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的處理、管理，提高了企業(yè)單位的檔案管理工作的效率。

首先，采用信息化技術(shù)實(shí)施檔案管理工作，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，檔案以視頻、圖片、文字等形式進(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)檔案管理多樣化，并且檔案管理保存、檢索更加方便[2]。其次，實(shí)施信息化技術(shù)實(shí)施檔案管理，能夠提高檔案管理的安全性，提高了檔案管理工作的效率和管理質(zhì)量，減少檔案資料的損壞程度。第三，實(shí)施信息化技術(shù)實(shí)施檔案管理，能夠提高檔案資料的傳遞，因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理期間，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速傳遞、保存和利用，而信息化技術(shù)能夠縮短檔案資料傳遞的時(shí)間，并且建立檔案管理平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。

二、電力單位檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于提高辦公效率

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，信息化技術(shù)融入人們的生活和工作中，對(duì)人們的生活和工作產(chǎn)生了非常大的影響，目前，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)成為人們生活的一部分，為人們的生活和工作帶來極大的方便。在檔案管理方面，采用信息化技術(shù)管理，能夠提高檔案管理人員的工作效率，因采用信息化技術(shù)實(shí)施檔案編號(hào)，能夠減少錯(cuò)誤，提高檔案整理的速度，并且檔案資料被保存在硬盤中，在檔案查找方面比較方便快捷，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作相比較，顯著提高了檔案管理人員的工作效率，節(jié)約了時(shí)間[3]。

（二）有利于完善電力檔案

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤后無(wú)法及時(shí)更改，需要重新制作檔案資料后進(jìn)行修改，并且在檔案資料完善期間需要重新查找，完善資料后需要重新放回檔案袋，因此增加了檔案管理工作人員的工作量。而采用信息化技術(shù)實(shí)施檔案管理，如果檔案資料出現(xiàn)問題或者不足，則需要在硬盤中找到相關(guān)的檔案資料，進(jìn)行直接完善資料，并保存，節(jié)約了檔案完善的時(shí)間[4]。信息化技術(shù)實(shí)施檔案完善，不僅操作簡(jiǎn)單方便，而且也有利于日后的檔案檢索。

（三）有利于檔案信息的保密性

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，在檔案重新完善資料或者檔案的整理中，如果需要對(duì)某一個(gè)方面的檔案資料進(jìn)行改動(dòng)，則需要將整個(gè)卷宗中的資料拿出來，在查找的過程中，其余的檔案資料將被一覽無(wú)余，因而導(dǎo)致檔案資料無(wú)法做到完全保密性。而采用信息化技術(shù)實(shí)施檔案資料管理，則針對(duì)某一個(gè)方面的資料進(jìn)行改動(dòng)完善，則直接查找到要完善的檔案，并對(duì)某一部分直接改動(dòng)，然后進(jìn)行保存，避免了檔案信息的泄露，有利于提高檔案信息的保密性。

（四）有利于電力檔案信息的共享

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，因檔案資料以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存管理，并且不同的檔案資料保存在相應(yīng)的地區(qū)，當(dāng)需要使用相關(guān)檔案資料時(shí)，則需要從某一地區(qū)進(jìn)行調(diào)取檔案，因此增加了檔案利用的時(shí)間成本，也為檔案管理工作帶來較大的麻煩。而實(shí)施信息化技術(shù)實(shí)施檔案資料管理，則能夠在檔案資料管理平臺(tái)找到相關(guān)的資料，或者兩個(gè)地區(qū)之間進(jìn)行直接對(duì)接信息，并在遠(yuǎn)距離實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享?？s短了檔案資料使用時(shí)間，同時(shí)也能提高檔案資料的利用效率，也避免了檔案資料在調(diào)取期間的危險(xiǎn)性。

三、電力單位檔案信息化管理工作的具體策略

（一）積極更新管理理念

電力企業(yè)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，同時(shí)電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力越來越激烈，因此在電力單位發(fā)展過程中，需要轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的理念，需要電力單位檔案管理人員認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中的不足，更新理念，在運(yùn)用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理期間，并進(jìn)行創(chuàng)新，堅(jiān)持以人為本的理念，在檔案管理工作中提高管理效率，為電力單位的可持續(xù)發(fā)展提供良好的服務(wù)。在檔案管理理念轉(zhuǎn)變方面，需要電力單位派遣檔案管理人員參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)了解先進(jìn)的檔案管理方法，以及信息化技術(shù)在檔案管理中的作用，培訓(xùn)的人員將學(xué)習(xí)的內(nèi)容再在電力單位進(jìn)行分享，普遍提高電力單位檔案管理效率。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

對(duì)于電力單位的檔案管理工作而言，需要加強(qiáng)起標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，因電力企業(yè)的服務(wù)對(duì)象是企、事業(yè)及個(gè)人所需要的電力安裝等業(yè)務(wù)，主要針對(duì)電力行業(yè)的發(fā)展做服務(wù)，因此標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，能夠減少檔案管理期間的問題，在檔案信息管理期間，確保檔案資料信息的完備性和數(shù)據(jù)的真實(shí)性，便于電力單位在日常發(fā)展中運(yùn)用。同時(shí)，電力企業(yè)需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，確保檔案信息管理的安全性。

（三）加強(qiáng)專業(yè)管理人才的培養(yǎng)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息技術(shù)的運(yùn)用，社會(huì)環(huán)境發(fā)生了很大的變化，人們的思維也發(fā)生很大的改變，檔案管理技術(shù)也不斷更新，因此在電力單位檔案管理工作中，需要加強(qiáng)綜合型人才的培養(yǎng)，不僅要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的檔案管理能力，同時(shí)也需要具備與時(shí)俱進(jìn)的思想，具備現(xiàn)代化的思維模式，能夠快速掌握新的技術(shù)技能，永遠(yuǎn)保持學(xué)習(xí)的態(tài)度。除了電力單位招聘優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才之外，電力單位需要對(duì)本單位的檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，主要提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，包括電子檔案的管理、信息應(yīng)用技術(shù)的操作等，在信息化技術(shù)的推動(dòng)下，提高電力單位檔案管理人才儲(chǔ)備。人才是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的軟實(shí)力，因此電力單位需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光著手，全面打造適合時(shí)代發(fā)展的新型專業(yè)人才。

（四）做好檔案的安全管理工作

在信息化技術(shù)運(yùn)用過程中，因信息技術(shù)發(fā)展運(yùn)用的時(shí)間比較短，信息技術(shù)為人們的生活工作帶來極大方便的同時(shí)也為人們帶來許多困惑，因此，信息化技術(shù)是一把雙刃劍，需要正確對(duì)待。目前，信息化技術(shù)仍存在許多的不足，在信息管理中存在許多安全問題，因此在電力單位檔案管理期間，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，做好網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，確保網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的安全性。同時(shí)需要對(duì)電力單位的檔案管理人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)教育，提高工作人員的保密意識(shí)，提高電力單位檔案管理的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為電力企業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇，電力單位的不斷擴(kuò)大發(fā)展為社會(huì)發(fā)展提供了保障，目前，電力企業(yè)需要實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，做到與時(shí)俱進(jìn)，不僅要加強(qiáng)電力資源服務(wù)，同時(shí)也需要加強(qiáng)電力企業(yè)的檔案資料管理，為電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展做服務(wù)。因此需要提高電力企業(yè)檔案工作人員對(duì)信息化技術(shù)在檔案管理工作中重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能，進(jìn)而促進(jìn)電力企業(yè)檔案信息的管理質(zhì)量。

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