房屋檔案的查詢和利用管理工作

房莉

摘 要：隨著我國經濟的快速發(fā)展，房地產事業(yè)發(fā)展十分迅速，房地產事業(yè)的發(fā)展為房屋檔案的管理賦予必要性和重要性。隨著我國國民的法律觀念及物權意識的不斷提升，對房屋檔案的查詢和管理工作越來越重視，并不斷加大對房屋檔案的管理力度。房屋檔案是處理房地產經紀及各類刑事案件的重要依據(jù)，無論是對房地產的建設工作還是房產的投資決策，房屋檔案都必不可少。本文結合房屋檔案利用管理的現(xiàn)狀，對其管理對策進行分析和探討。

關鍵詞：房屋檔案；查詢管理；利用管理

1 房屋檔案管理概念及特征

房屋檔案是對房產的各種信息進行登記，房屋檔案不同于其他類型的檔案，其專業(yè)性極強，且涉及產權、法律及測繪的方方面面，內容十分復雜。房屋檔案可以作為有效的依據(jù)來對民事糾紛進行解決。房產建設中由于工程的復雜性，會出現(xiàn)經濟糾紛，要合理進行糾紛的處理，房屋檔案可以起到輔助作用，為案件的處理提供參考依據(jù)。在房地產商的投資決策中，房屋檔案起到重要的參考作用。房地產商在對開發(fā)區(qū)進行實地考察的時候，需要以房屋檔案為依據(jù)，對房產進行精確的成本核算，從而成為開發(fā)的依據(jù)。由于房產的建設涉及到資金問題，容易與貪污受賄案件相關聯(lián)，對房屋檔案的查詢不僅僅有立案，對于案件的偵破和處理起到輔助作用。

2 房產檔案查詢信息化利用中存在的問題

房產檔案信息化在提高查詢利用工作的效率方面確實帶來了諸多便利，也減少了對紙質檔案的依賴，然而由于一些歷史原因、技術原因造成目前的查詢系統(tǒng)還存在一些缺陷與不足，導致無法保證百分百的查全率和查準率。

2.1 檔案數(shù)據(jù)雜亂是根本原因

目前各個時代的檔案信息錄入存在諸多差異。第一，身份證信息雜亂。由于個人身份證號碼發(fā)生過調整，造成前后時期身份證號碼格式不同。有的身份證號碼信息甚至缺失，又或者用以軍官證、戶口本、護照等其他信息代替。而目前的查詢過程中，除了核對姓名、身份證號碼，暫時還沒有其他條目信息可以取代。第二，姓名中的生僻字用代號代替。之前的信息錄入時，對生僻字把關不嚴造成隨意用其他符號代替，容易造成查詢不到相應的準確信息。第三，房屋坐落信息的不統(tǒng)一。時代在發(fā)展，房屋坐落名稱的寫法、變化較大，查詢不便。第四，電子影像資料的不完整。大批量的集中數(shù)字化掃描很容易造成一些工作失誤，如掃描質量差、關聯(lián)條目錯誤、大幅面資料無法掃描等問題，導致即使查詢到相應電子檔案也無法看到清晰的影像資料，仍舊需要調閱實體檔案。

2.2 系統(tǒng)建設是客觀原因

檔案查詢要求的是根據(jù)查詢條件查找影像的檔案信息，而非業(yè)務數(shù)據(jù)，這是有本質區(qū)別的。根據(jù)檔案形成的一般規(guī)律，尚處于業(yè)務辦理環(huán)節(jié)的只能稱之為現(xiàn)行文件而非檔案資料，故查詢利用中不能用流程數(shù)據(jù)代替檔案信息。

3 如何有效的做好房屋檔案查詢和利用管理工作

3.1 如何做好房屋檔案的公開查詢工作

房屋檔案的查詢工作在房屋檔案的管理中，占有非常重要的地位，也是其工作最為主要的方面。只有能夠快速、準確的做好查詢工作，才能更好的完成房屋檔案管理工作。

信息化高度發(fā)達的今天，房屋檔案的錄入工作，幾乎都是在計算機上完成，不僅是電子詳情表格，包括電子圖片、指紋錄入等電子影像全部輸入完成，極大的便利了查詢工作。在查詢的過程中，電子表格的記錄存在的最大弊端就是信息不夠靈活和完整，也可能導致?lián)p壞。因此必須是紙質資料和電子資料相結合的檔案管理工作，才能保證最為全面、無誤的房屋檔案管理。

在紙質資料和電子資料相結合的管理過程中，管理人員必須要及時完善資料，修補損壞的舊資料，及時更新，同時在電子資料做補充，確保所有信息都是最新、最全的資料，這樣在人員查詢的過程中，才能確保資料的完整性。

在查詢環(huán)節(jié)，管理人員也需要做好秩序的疏導和權限的開放。對于某些關系到業(yè)主核心信息的部分，做好隱私保護，做到既滿足客戶需求，又保護業(yè)主隱私。通過完善查詢流程，查詢必須攜帶身份證等有效證件，做好查詢登記工作，以此避免重大的失誤。

3.2 如何做好房屋檔案的利用管理工作

房屋檔案的利用范圍非常廣泛，利用人群也很多樣化。不管是做為司法機關等進行判決和查詢的重要依據(jù)，還是普通民眾在進行房產租賃、買賣、抵押、租借等與房屋相關交易過程中的主要憑據(jù)，房屋檔案都是最主要的依據(jù)。這一依據(jù)，可以為司法機關、地產交易提供極大的方便和有效的憑證。

在司法機關的判斷過程中，房屋的所有權以及各種關系，都成為其判斷依據(jù)，特別是對貪污腐敗、偷稅漏稅等有著重要作用。近年來很多貪腐案件的偵破，都離不開對房屋的審查，房屋檔案的合理使用發(fā)揮著巨大的作用。

在進行房產交易中，房地產公司對于檔案的管理程度，以及所在區(qū)域的購買情況，都可以作為交易憑證，判斷公司的好壞。同時普通民眾在租賃、購買房產的過程中，也能對房屋的所有權進行準確的判斷，謹防上當受騙。

同樣的，不管是作為司法機關還是普通民眾的依據(jù)之一，檔案管理人員對于需要使用房屋檔案的人員，都需要進行嚴格的審核，做好檔案管理的安全工作以及更新工作，保護好業(yè)主的合法權益，為房地產事業(yè)的良性發(fā)展貢獻力量，也為房產公司設立良好的企業(yè)形象。

4 結語

房屋檔案管理是做好房地產后勤保障、服務最重要的一環(huán)，特別是在房地產不斷發(fā)展的今天，意義重大。檔案查詢和使用極大的便利了民眾對于房屋所有權等信息查詢的便利，也利于民眾選擇優(yōu)秀的房產公司，共同塑造良好的房地產市場環(huán)境。在房屋檔案查詢和使用的管理過程中，一定要做到信息明確，公開、透明，針對不同的需求，提供更好的服務。在法律允許的范圍內，做好房屋檔案的管理工作，利國利民。相信通過合格的房屋檔案查詢和使用管理工作，未來的房地產市場將更加繁榮、持續(xù)、良性發(fā)展。

參考文獻

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