交通運(yùn)輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)探討

李思佳

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技不斷發(fā)展，交通部門檔案管理工作向信息化發(fā)展，提升工作效率。本文講述了在交通運(yùn)輸部門建立檔案信息化管理的意義，重點(diǎn)闡述了信息化建設(shè)的手段，主要有：建立檔案信息管理平臺(tái)、做好電子文件的管理、提升檔案信息管理的規(guī)范性、管理人員提升服務(wù)主動(dòng)性等，旨在為檔案管理人員工作提供參考。

關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸部門；檔案管理；信息化建設(shè)

交通運(yùn)輸部門在工作中，每天都產(chǎn)生大量的檔案信息，需要檔案管理人員投入大量的精力和時(shí)間，即使如此，還會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩爻霈F(xiàn)檔案的遺漏和查詢不便等問(wèn)題。信息技術(shù)和檔案管理工作的融合，在一定程度上提升管理工作效率和質(zhì)量，因此需要得到檔案管理人員的重視，通過(guò)創(chuàng)建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完善檔案的管理工作。

1 交通運(yùn)輸部門檔案管理中信息化建設(shè)的意義

1.1 創(chuàng)新檔案管理模式

交通運(yùn)輸部門，是交通運(yùn)輸基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、道路營(yíng)運(yùn)管理、涉路行政執(zhí)法的主題，具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、歷史沿革嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)。通過(guò)對(duì)交通運(yùn)輸檔案的存檔的研究，對(duì)一個(gè)地區(qū)交通發(fā)展里程和制定未來(lái)交通建設(shè)規(guī)劃具有重要現(xiàn)實(shí)意義。儲(chǔ)存信息化技術(shù)在交通運(yùn)輸部門檔案管理工作中的運(yùn)用，可以很大程度的提升檔案資料的管理和控制工作。如公路工程建設(shè)中產(chǎn)生的資料，是交通檔案中主要組成，有很強(qiáng)的復(fù)雜性，在進(jìn)行收集、歸納和整理上需要消耗大量人力、物力和財(cái)力，并且人工管理工作效率低下，后期查詢不方便。因此要對(duì)此工作進(jìn)行創(chuàng)新，通過(guò)信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，快速將收集到的檔案進(jìn)行歸類和保存，有效提升工作效率和準(zhǔn)確性，增強(qiáng)精準(zhǔn)性。信息技術(shù)和檔案管理工作的結(jié)合，節(jié)省大量人力和物理，促進(jìn)其快速發(fā)展。

1.2 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流

信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我國(guó)交通事業(yè)要想更好的為大眾服務(wù)，就要令自身工作形式順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，檔案管理工作也是如此，充分利用科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)建信息化管理模式，提升工作效率和質(zhì)

量[1]。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以在資料保存的過(guò)程中，減少很多不必要的人為錯(cuò)誤，并降低信息加工費(fèi)用，令檔案管理工作更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

1.3 提升檔案管理專業(yè)水平

傳統(tǒng)檔案管理，就是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行管理，檔案管理人員的工作量大，并且其他部門借閱時(shí)，需要去現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)和領(lǐng)取等，并且在借閱的過(guò)程中，要按照檔案管理要求進(jìn)行，規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，對(duì)檔案管理者和借閱者來(lái)說(shuō)很麻煩。其中還可能出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損壞不能閱讀的情況，為檔案管理工作帶來(lái)阻礙。信息技術(shù)的運(yùn)用，上述問(wèn)題就迎刃而解了，提升檔案管理水平，既降低檔案管理工作人員工作壓力，又為借閱者工作提供便捷，滿足檔案管理和查閱不受時(shí)間、空間限制的要求。

2 交通運(yùn)輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)探討

2.1 建立檔案信息管理平臺(tái)

建立信息管理平臺(tái)，為內(nèi)部員工提供服務(wù)網(wǎng)站，令其不受時(shí)間和空間的限制，只需要賬號(hào)和密碼，就能進(jìn)入信息平臺(tái)，閱讀交通運(yùn)輸?shù)淖钚沦Y料等。加強(qiáng)平臺(tái)功能的建設(shè)，如在網(wǎng)站中實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索，使用者查詢檔案時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞，就能找出相應(yīng)檔案[2]。另外，還可加入實(shí)時(shí)資訊的窗口，由專業(yè)人員在網(wǎng)站中進(jìn)行問(wèn)題的解答等，為需要幫助的用戶提供服務(wù)，助其順利完成檔案的查詢和下載等。檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)中，在資金充足情況下，聘請(qǐng)專業(yè)的設(shè)計(jì)師，建設(shè)屬于交通運(yùn)輸部門特有的信息管理平臺(tái)，使用優(yōu)質(zhì)的軟件和硬件，為長(zhǎng)期使用和管理提供支撐，促進(jìn)運(yùn)輸部門檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2 做好電子文件的管理

現(xiàn)在檔案的管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)，轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的電子文件，管理主體發(fā)生變化，管理手段也隨之有所差異。交通運(yùn)輸管理部門中，各個(gè)子部門工作中產(chǎn)生的資料檔案等，以電子文件的形式傳輸給檔案管理部門，管理人員接收后，要對(duì)其進(jìn)行管理，如針對(duì)已經(jīng)歸檔保存的文件，管理人員做好設(shè)置，令其只提供閱讀，不能再修改。此管理方法有效提升檔案的可靠性，保護(hù)了原始檔案的結(jié)構(gòu)。另外，管理人管做好其他部門閱讀檔案的記錄工作，保證電子檔案使用安全。

2.3 提升檔案信息管理的規(guī)范性

檔案信息化管理過(guò)程中，員工需要加強(qiáng)現(xiàn)代化管理能力，進(jìn)而提升檔案信息的規(guī)范性。主要方法為：第一，交通運(yùn)輸部門進(jìn)行信息化檔案管理的過(guò)程中，以國(guó)家有關(guān)依據(jù)為核心，在此基礎(chǔ)上結(jié)合自身實(shí)際情況，創(chuàng)建適合信息技術(shù)管理的體系。充分利用信息化管理模式，并在檔案管理工作中，不斷探索、優(yōu)化管理形式。第二，建立檔案目錄，遵循便捷的原則。對(duì)于錄入的檔案，統(tǒng)一格式，做到保存檔案的規(guī)范性。第三，由專業(yè)的人員進(jìn)行檔案信息平臺(tái)的維護(hù)和管理工作，并對(duì)設(shè)備硬件進(jìn)行維護(hù)，讓員工都能在平臺(tái)中順利找出需要的檔案。經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息管理的規(guī)范化，為檔案借閱人員閱讀資料提供便捷，解決因?yàn)楦袷絾?wèn)題造成不能閱讀的情況，提升檔案借閱者工作效率。

2.4 加強(qiáng)信息管理意識(shí)

檔案信息化管理模式的建設(shè)中，需要有一套完整的領(lǐng)導(dǎo)體系，進(jìn)行資源開發(fā)和平臺(tái)維護(hù)工作。實(shí)際工作中，要對(duì)管理體系中的工作人員明確工作目標(biāo)，信息化建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)出現(xiàn)和可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深入討論，有效進(jìn)行解決和預(yù)防。貫徹相關(guān)工作人員職責(zé)，將檔案信息化建設(shè)納入到交通運(yùn)輸部門整體工作中，并對(duì)其工作進(jìn)行考核。信息化建設(shè)過(guò)程中，將檔案錄入到檔案管理網(wǎng)站中，實(shí)現(xiàn)資源的共享，加強(qiáng)檔案利用率，總的來(lái)說(shuō)，檔案資源的使用很重要，如果沒(méi)有眾多的檔案，那么檔案信息化建設(shè)也成為無(wú)本之木。管理人員使用信息技術(shù)的使用，要摒棄傳統(tǒng)檔案管理觀念，建立新型工作思想，做好信息的共享，統(tǒng)一檔案規(guī)格，實(shí)現(xiàn)不同部門資料交換，增強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用效率。

2.5 管理人員提升服務(wù)主動(dòng)性

加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，將其工作變的主動(dòng)化，首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，令其不但有良好的檔案管理能力，還要有計(jì)算機(jī)使用能力，可以熟練使用檔案管理平臺(tái)，進(jìn)行檔案的歸納和儲(chǔ)存工作，并幫助其他員工利用檢索功能，查詢所需檔案。其次，檔案管理人員要有服務(wù)意識(shí)，在管理平臺(tái)中定期發(fā)表黨和國(guó)家對(duì)交通部門下達(dá)的最新指令和要求，主動(dòng)為其他員工提供查詢和下載服務(wù)，積極和其他部門溝通，對(duì)新產(chǎn)生的檔案，督促其及時(shí)上傳。最后，檔案管理的信息化建設(shè)中，管理人員要加強(qiáng)對(duì)信息的反饋，提升檔案利用價(jià)值，讓其他員工也有良好的檔案管理意識(shí)，為交通事業(yè)更好的服務(wù)，促進(jìn)其長(zhǎng)久發(fā)展。

2.6 加強(qiáng)信息化建設(shè)中的安全管理

交通運(yùn)輸檔案中，如果進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，受人為或者其他因素影響，出現(xiàn)檔案重要數(shù)據(jù)的泄露，那么會(huì)對(duì)交通運(yùn)輸部門工作造成重大的影響。因此檔案管理人員要加強(qiáng)信息化建設(shè)的安全管理，提升網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性，下載防火墻和殺毒軟件，有效阻止病毒和黑客的攻擊。規(guī)范員工使用計(jì)算機(jī)，嚴(yán)禁私自外接USB和下載不明資料等，避免病毒的侵入。檔案管理部門做好門禁工作，不是本單位的員工禁止進(jìn)入，將檔案安全性升到最高。管理人員定期更換登錄網(wǎng)站的賬務(wù)和密碼，避免黑客利用遠(yuǎn)程技術(shù)竊取密碼盜取檔案。做好網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作，最大程度降低安全隱患，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏和數(shù)據(jù)更改等問(wèn)題。

3 結(jié)論

綜上所述，各個(gè)領(lǐng)域都利用信息技術(shù)進(jìn)行生產(chǎn)和管理工作，不但可以提升工作效率，還可以減少人力資源的投入。交通運(yùn)輸部門檔案管理工作，利用信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案變成電子檔案，將檔案管理工作變的數(shù)字化、信息化，促進(jìn)交通部門穩(wěn)定的發(fā)展，保證我國(guó)交通事業(yè)運(yùn)行的安全性和可靠性。

參考文獻(xiàn)

[1]張海燕.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2019（03）：211.

[2]邢振婷.探究交通運(yùn)輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：67.