淺析Excel函數(shù)在考勤管理中的應用

張連橋

【摘 要】考勤管理是每個企業(yè)必不可少的一項日常管理工作，考勤管理分為日常出勤記錄和加班記錄兩項內(nèi)容。本文介紹了員工考勤管理工作薄的建立及單元格區(qū)域名稱的定義，闡述了使用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計員工考勤的做法等內(nèi)容，有效地規(guī)范了員工考勤管理工作。

【關鍵詞】Excel；函數(shù)；考勤管理；應用

日常出勤記錄主要是記錄員工每天的出勤情況。分為“正常出勤”、“加班”、“夜班”、“休”、“輪休”、“年薪假”、“病假”“事假”、“產(chǎn)假”、“工傷”、“探親假”、“婚假”、“喪”、“息工”、“培訓”、“陪護”、“值班”、“離崗”等幾種情況，滿一個月后，要統(tǒng)計出該月每個員工的出勤天數(shù)，病假天數(shù)、事假天數(shù)等。加班記錄等主要是記錄員工在額定工作時間以外加班情況，具體分為“延長工作時間加班”、“公休日加班”和“法定節(jié)假日加班”?？记诤图影嘀贫仁欠窈侠韺⒅苯佑绊憜T工的工作積極性，為了做到公平、公正、統(tǒng)一標準，一般地，各單位員工在年休假期間享受與正常工作期間相同的工資收入，對于“病假”“事假”“曠工”要扣除相應比例的“基本薪酬”；而對不同情況加班都要給予一定的獎勵；扣除比例和獎勵金額由各單位在不違反政策、法規(guī)的前提下根據(jù)不同崗位自行制定，不同的單位扣除比例與獎勵金額也各不相同。用Excel進行員工考勤管理工作，根據(jù)員工出勤及加班記錄情況，自動計算出各類捐款項目和獎勵項目并計算相應的扣款金額和獎金。

一、員工考勤管理工作薄的建立及單元格區(qū)域名稱的定義

首先依據(jù)本單位的員工考勤相關規(guī)章制度建立員工考勤管理工作薄，并利用Excel的輸入技巧及格式設置技巧建立相應的工作表，如《員工XXX年考勤表》、《XXX單位加班費申報表》

員工的出勤類型依據(jù)相關規(guī)章制度分為“√”為員工正常出勤，“加”為員工加班，“夜”為員工夜班，“休”為員工正常休息，“輪”為員工輪休，“年”為員工帶薪年休假，“病”為員工休病假，“事”為員工事假等共計18類。

同時為了便于在表間進行數(shù)據(jù)引用方便，首先在各表中定義單元格區(qū)域名稱如下：在《員工XXX年考勤表》中定義單元格區(qū)域D5：AG10為考勤區(qū)域；在《XXX單位加班費申報表》中定義單元格區(qū)域C3：M9為加班個數(shù)統(tǒng)計區(qū)域。

二、使用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計員工的考勤

（一）關于COUNTIF函數(shù)

COUNTIF函數(shù)是一個自動統(tǒng)計函數(shù)，用于實現(xiàn)計算包含數(shù)字以及包含參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個數(shù)。

格式：COUNTIF（range，criteria）

功能：計算指定區(qū)域中滿足給定條件中的單元格的個數(shù)

參數(shù)說明：range即計算區(qū)域，為需要計算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域；criteria即統(tǒng)計條件，為確定哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式或文本。

（二）實例應用

在《員工XXX年考勤表》中單擊單元格AH5，輸入公式“=COUNTIF（D5：AG5，"√"）+COUNTIF（D5：AG5，"培"）+COUNTIF（D5：AG5，"年"）+COUNTIF（D5：AG5，"喪"）+COUNTIF（D5：AG5，"夜"）”，統(tǒng)計該員工本月的實際出勤天數(shù)。在《員工XXX年考勤表》中單擊單元格AQ5，輸入公式“=COUNTIF（M5：AP5，"病"）”，統(tǒng)計該員工本月的實際病假天數(shù)。在《員工XXX年考勤表》中單擊單元格AI5，輸入公式“=COUNTIF（M5：AP5，"培"）”，統(tǒng)計該員工本月的培訓天數(shù)。

三、使用ISERROR函數(shù)用來檢驗數(shù)值或引用類型

（一）關于ISERROR函數(shù)

ISERROR，檢測所要的數(shù)或值是否正確，檢測值可以是一個單元格、公式或是一個數(shù)值的名稱，用TRUE或是FALSE表示。

格式：ISERROR（expression）

功能：主要用于判斷運行結果是否錯誤，常用于一些出錯的公式中。ISERROR（expression）判斷值是否為任意錯誤（#N/A、#VALUE！、#REF！、#DIV/0！、#NUM！、#NAME？或#NULL?。?，若參數(shù)（expression）錯誤，則函數(shù)表示TRUE，反之為FALSE。

四、使用IF函數(shù)執(zhí)行邏輯判斷

（一）關于IF函數(shù)

IF函數(shù)是Excel中最常見的函數(shù)之一，它可以對值和期待值進行邏輯比較。

格式：IF（logical_test， alue_if_true，value_if_false）

功能：IF函數(shù)可用于計算文本和數(shù)值。還可用于計算錯誤。不僅可以檢查一項內(nèi)容是否等于另一項內(nèi)容并返回單個結果，而且還可以根據(jù)需要使用數(shù)學運算符并執(zhí)行其他計算。還可以將多個IF函數(shù)嵌套在一起來執(zhí)行多個比較

參數(shù)說明：IF語句可能有兩個結果。第一個結果是比較結果為True，第二個結果是比較結果為False。內(nèi)容為True，則執(zhí)行某些操作，否則就執(zhí)行其他操作。

五、使用VLOOKUP函數(shù)查找添加各項內(nèi)容

（一）關于VLOOKUP函數(shù)

VLOOKUP是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，給定一個查找的目標，它就能從指定的查找區(qū)域中查找返回想要查找的值。

格式：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

功能：用于在給定的查找區(qū)域第一列中查找指定的值，并由此返回查找區(qū)域當前行中指定列處數(shù)值。其中FALSE或省略或0，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A；選TRUE或1，要求查找區(qū)域必須按第一列升序排列且返回近似匹配值，即找不到精確匹配值，則返回小于查找值的最大數(shù)值。

參數(shù)說明：lookup_value查找目標，可以是數(shù)值、文本字符串或引用。Table_array查找區(qū)域，可以從一個單元格區(qū)域中查找，也可以從一個常量數(shù)組或內(nèi)存數(shù)組中查找；查找目標一定要在該區(qū)域的第一列并且該區(qū)域中一定要包含要返回值所在的列。Col_index_num返回值的列數(shù)，即查找范圍區(qū)域的列數(shù)，是一個整數(shù)值。Range_lookup精確或模糊查找，精確即完全一樣，模糊即包含的意思，取值FALSE或0表精確查找，取值為1或TRUE時則表示模糊查找。

（二）實例應用

在《員工XXX年考勤表》中選擇單元格AK5輸入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班費申表！$C：$M，7，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，7，0））”以獲得員工的公休日加班個數(shù)；選擇單元格AN5輸入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，10，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，10，0））”以獲得員工的法定節(jié)假日加班個數(shù)；選擇單元格AO5輸入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，11，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，11，0））”以獲得員工在延長工作時間的加班個數(shù)。

在上述獲取員工公休日加班個數(shù)等公式中使用了嵌套函數(shù)。其中ISERROR函數(shù)，用來檢驗數(shù)值或引用類型，ISERROE（value）判斷值是否為任意錯誤（#N/A、#VALUE！、#REF！、#DIV/0！、#NUM！、#NAME？或#NULL?。?。IF函數(shù)用來執(zhí)行邏輯判斷，它可以根據(jù)邏輯表達式的真假，返回不同的結果，從而執(zhí)行數(shù)值或公式的條件檢測任務。

六、總結

Excel軟件作為一種功能強大的數(shù)據(jù)處理工具，在企業(yè)辦公中的應用日益廣泛，而Excel提供的函數(shù)功能強大，對于解決繁瑣而復雜的日常工作有著事半功倍的作用。以上通過一些簡單的實例介紹了考勤管理中一些常用的函數(shù)，但是在實際應用要，需要把各種函數(shù)綜合起來相互嵌套。只要根據(jù)以上所舉實例的方法對其進行適當?shù)男薷?，能使之適合不同的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和考勤管理的需求。管理考勤的人員要對其進行深刻的理解和靈活的應用，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的處理能力，確?？记诠芾淼慕y(tǒng)計更加及時和準確，是現(xiàn)在從事考勤管理作必備的技能。