信息化檔案管理模式下收集工作的問題與策略

李玫

摘 要：本文主要針對(duì)在檔案信息化管理模式下，檔案收集工作中存在的難點(diǎn)問題以及需要把握的重點(diǎn)問題進(jìn)行了簡要的探究。在信息化不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作也開始將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，但是這也使得檔案收集工作面臨著一定的挑戰(zhàn)，要想使得檔案收集工作可以順利的開展，就需要把握好相關(guān)的重點(diǎn)問題，從而進(jìn)一步的推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化檔案管理；收集工作；問題與策略

引言 檔案管理信息化是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)。在檔案管理工作中，運(yùn)用信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠有效地推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。而在檔案信息化管理模式下，檔案的收集工作還存在一些難點(diǎn)問題，要解決這些難點(diǎn)問題，就需要合理的掌控相關(guān)收集工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，合理的安排檔案收集工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的大發(fā)展。 檔案管理工作比較容易受到外部環(huán)境的影響，在當(dāng)前的信息化時(shí)代之中，檔案管理工作也會(huì)隨之出現(xiàn)改變，最為明顯的變動(dòng)原有的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，除了檔案信息載體的變化之外，檔案管理方法的變動(dòng)也比較大，無論是保存檔案的方法還是獲取檔案的發(fā)生了諸多變動(dòng)，管理人員也必須要對(duì)現(xiàn)如今的信息化檔案管理方法有明晰的了解，才能更好地將其有效運(yùn)用，檔案收集工作是檔案管理活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，一旦收集環(huán)節(jié)存在問題，后續(xù)的檔案運(yùn)用工作的都難以實(shí)現(xiàn)，本文對(duì)在這一時(shí)期中，優(yōu)化收集檔案工作的方法進(jìn)行闡述。

一.檔案信息化管理模式下收集工作面臨的幾個(gè)問題

1. 聲像檔案收集難

所謂的聲像檔案就是指照片、音頻以及視頻檔案等。其中照片檔案是在沒有音頻技術(shù)以及視頻技術(shù)的情況下，最為普及的一種檔案形式。在照片檔案的時(shí)期，并沒有電子的檔案的存在，針對(duì)一些常見性的照片檔案進(jìn)行收集的時(shí)候，較為方便，但是針對(duì)一些特殊的照片檔案進(jìn)行收集時(shí)，則較為困難，而且還很容易遺忘一些照片檔案，在照片檔案中，也會(huì)出現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)以及人物標(biāo)注不明確，或者是人物、時(shí)間以及地點(diǎn)模糊的情況出現(xiàn)，面對(duì)這種問題，就需要檔案人員能夠細(xì)心的對(duì)待檔案收集工作，對(duì)照片檔案中的各種信息利用文字進(jìn)行細(xì)致的說明，從而使得照片檔案保持完整。

而在數(shù)碼相機(jī)出現(xiàn)和廣泛的得到應(yīng)用后，數(shù)碼照片相較于原有的照片來說，其照出的圖像更加的清晰，原有的照片檔案形式逐漸的落伍。數(shù)碼照片的數(shù)量有很多，不是每一張都要求進(jìn)行存檔，可以在選取其中有價(jià)值的照片進(jìn)行清洗之后，再進(jìn)行存檔，這樣不僅可以方便攝影者，也可以方便檔案管理人員。原有的紙質(zhì)照片檔案，很多都出現(xiàn)了信息殘缺不全的情況，一部分照片檔案并沒有配備詳細(xì)的文字說明。造成這一狀況出現(xiàn)的主要原因就在于，在對(duì)這些照片檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，由于照片檔案眾多，而管理人員無法全面的了解每張照片的背景以及內(nèi)容，所以無法進(jìn)行文字說明，這樣就使得照片檔案出現(xiàn)信息不全的狀況。另外，很多的照片并沒有及時(shí)的保存為檔案，而時(shí)間一長，很多的攝影人員也無法回憶起攝影當(dāng)時(shí)的情景，這樣就使得即使再珍貴的照片，都失去了其原本的價(jià)值。

2. 有價(jià)值、利用率高的檔案收集難

一些關(guān)于科研的檔案文件，例如像機(jī)械設(shè)計(jì)圖紙等相關(guān)的文件，有關(guān)的人員將這些文件視為機(jī)密文件，無法及時(shí)的進(jìn)行移交，檔案管理人員及時(shí)不斷的進(jìn)行溝通，也無法保障所上交的檔案的真實(shí)性和可靠性，這是因?yàn)橐恍┛蒲腥藛T會(huì)為了保障設(shè)計(jì)機(jī)密不被泄露或者是被盜取，就會(huì)在設(shè)計(jì)文件中加入一些不真實(shí)的數(shù)據(jù)，或者是將其中的重要數(shù)據(jù)消除或者是更改，這樣就使得檔案的真實(shí)性受到影響。一些設(shè)備的說明書會(huì)設(shè)置為很多頁，在復(fù)印的時(shí)候，既麻煩又繁瑣，另外很多的人員并不想將這些說明書轉(zhuǎn)交給他人使用，但是一些新手人員必須要借助說明書才能夠進(jìn)行學(xué)習(xí)，這樣就使得有價(jià)值、利用率較高的檔案在收集上會(huì)出現(xiàn)很大的難度，從而也會(huì)影響到檔案的傳播和共享。

3. 未形成歸檔體系，由個(gè)人保管的檔案收集難

從多年的檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)看到，院黨委文件、黨政辦文件及各類會(huì)議紀(jì)要等機(jī)關(guān)文件作為管理檔案的重點(diǎn)，由于實(shí)行集中統(tǒng)一管理，專門機(jī)構(gòu)、專人負(fù)責(zé)，此類收集從來都不是問題。而相對(duì)來說。檔案存放分散、部門多、人員多，就容易造成相互推諉，延誤檔案的收集。

4. 除了檔案資源類型上的多樣化，電子檔案信息資源的海量也已經(jīng)成為當(dāng)下電子檔案的一大特點(diǎn)，這就給電子檔案的收集與整理加大了難度。其次就是電子檔案收集與整理工作的方式變得更加迅捷。迅捷的收集與整理方式得益于檔案管理技術(shù)不斷融合信息技術(shù)進(jìn)行自我創(chuàng)新，尤其是當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及使得網(wǎng)民數(shù)量劇增，加快了網(wǎng)絡(luò)檔案資源的獲取速度，讓檔案的收集與整理變得更加迅捷。

二.加強(qiáng)檔案收集工作的具體措施

1. 注重教育、加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案收集難存在單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和檔案人員素質(zhì)的問題。我們不能籠統(tǒng)地說有些單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案，而是沒有站在檔案為集體服務(wù)的角度去認(rèn)識(shí)檔案。很多檔案，都是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)太重視檔案的作用了，為了自己用著方便，或者怕交給檔案人員保存不放心而自己收藏。當(dāng)然，也有的單位領(lǐng)導(dǎo)的確不重視，使檔案難以收集。在思想認(rèn)識(shí)上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，要積極的應(yīng)對(duì)檔案收集工作中出現(xiàn)的各種難題，采取有效的措施對(duì)這些難題進(jìn)行合理的解決，出于對(duì)檔案事業(yè)的責(zé)任和使命，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

2. 樹立正確的思想觀念

將資源建設(shè)作為檔案工作開展的主要任務(wù)，牢固樹立資源建設(shè)為第一要?jiǎng)?wù)的思想，相關(guān)的檔案管理部門要對(duì)各種有價(jià)值的史實(shí)資料進(jìn)行全面的保存。庫藏要全面涉及企業(yè)工作的各個(gè)方面，無論是管理、生產(chǎn)。還是科研工作。對(duì)于檔案室來說，就是要把收集的重點(diǎn)和立足點(diǎn)放在本單位形成的檔案上，放在能真實(shí)記錄和反映其職能活動(dòng)的檔案材料上，其意義在于要留住各力，面的信息，真實(shí)地再現(xiàn)歷史，突出自我

3. 優(yōu)化檔案收集機(jī)制

嚴(yán)格規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制是電子檔案收集與整理進(jìn)行的依據(jù)和基礎(chǔ)，因此要不斷完善電子檔案的管理機(jī)制。信息技術(shù)的發(fā)達(dá)使得檔案管理的環(huán)境變得復(fù)雜化，而且還處于一個(gè)不斷變化中，所以要不斷地根據(jù)時(shí)代發(fā)展現(xiàn)實(shí)，對(duì)電子檔案管理的機(jī)制進(jìn)行完善，保證檔案管理的信息化順利現(xiàn)實(shí)。

制定嚴(yán)格檔案管理機(jī)制，其中的關(guān)鍵就是對(duì)檔案的收集和整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化處理。從電子檔案的鑒別與篩選，再到電子檔案的整理與分析，都需要有信息安全保密制度、存檔制度等，這些都需要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，尤其是在機(jī)密信息的收集與整理過程中，這些制度的完善意義重大。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理工作的系統(tǒng)建設(shè)工作的難度比較高，主要是其涉及到的事務(wù)較為繁雜，在管理的初期階段需要開展收集工作，如果檔案收集工作存在偏差，會(huì)難以滿足檔案管理與利用的需要， 在信息化不斷發(fā)展的今天，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，在檔案信息化管理模式下，檔案收集工作所面臨的問題也逐漸的增多，其中的難點(diǎn)問題也亟待解決，而要想使得檔案收集工作可以在檔案信息化管理模式下得到有效的開展，就需要樹立正確的思想觀念，制定健全的審查和獎(jiǎng)勵(lì)制度，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，從而使得檔案收集工作能夠順利的進(jìn)行，從而推動(dòng)檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn) ：

[1]遲曉云.試論新形勢(shì)下的檔案收集工作[J].價(jià)值工程，2010（24）.

[2]王京芬.淺論技術(shù)檔案收集工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（S1）.

[3]肖存軍.文書檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（19）.+