論大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作

馬領(lǐng)曉

摘 要：當(dāng)前，檔案管理工作面臨著眾多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，為了大數(shù)據(jù)時(shí)代持續(xù)發(fā)展檔案管理工作，應(yīng)有效應(yīng)用信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷調(diào)整革新傳統(tǒng)檔案管理工作方法。為此，本文主要探討了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；創(chuàng)新

1大數(shù)據(jù)背景下傳統(tǒng)模式檔案管理面臨挑戰(zhàn)

1.1理念落后、流程繁雜

傳統(tǒng)的檔案管理是為了方便進(jìn)行檔案的查找和使用，更注重于檔案的收集和管理，在應(yīng)用方面技術(shù)不完善，管理混亂，大部分是通過(guò)人手進(jìn)行規(guī)劃并做好標(biāo)記的，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息越來(lái)越多，檔案數(shù)量越來(lái)越龐大，對(duì)許多的文件檔案沒(méi)有辦法進(jìn)行很好的規(guī)劃。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式流程過(guò)于繁雜，每一環(huán)節(jié)的人工工作量極大，在管理中不僅耗時(shí)、耗力，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這都嚴(yán)重影響新形勢(shì)下的檔案管理的發(fā)展。

1.2數(shù)字檔案數(shù)量日漸龐大

隨著技術(shù)手段的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都產(chǎn)生大量的數(shù)字檔案，這些數(shù)據(jù)無(wú)法利用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行很好的管理，傳統(tǒng)管理方法無(wú)法處理數(shù)據(jù)量龐大的數(shù)字檔案，必須運(yùn)用到大數(shù)據(jù)管理模式，便于今后對(duì)檔案的保管、調(diào)閱和查找等。

1.3管理人員綜合素質(zhì)有待提升

傳統(tǒng)模式下的檔案管理人員，因不需要進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作和相關(guān)軟件的使用，在檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，逐漸無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理人員者綜合素質(zhì)的要求。傳統(tǒng)模式中，檔案管理人員了解檔案管理基本概念，熟悉相關(guān)工作流程即可上手檔案管理工作，然而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)于檔案工作人員提出了新的更高要求。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作應(yīng)對(duì)措施

2.1完善現(xiàn)有檔案管理制度和設(shè)備

首先，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下，利用數(shù)據(jù)信息技術(shù)現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)，針對(duì)現(xiàn)行的檔案管理工作制度和管理體系作出相應(yīng)的調(diào)整。要讓大數(shù)據(jù)技術(shù)和現(xiàn)有檔案管理制度相結(jié)合，利用新技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段，讓制度跟上技術(shù)的步伐，制定、細(xì)化各類檔案與大數(shù)據(jù)相結(jié)合的情況，做到因檔案類別不同，檔案管理具體方式不同。其次，要及時(shí)更新檔案管理部門的軟、硬件設(shè)施。軟、硬件設(shè)施作為檔案管理部門的基礎(chǔ)，其作用不可忽視。要對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行整合處理利用，加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案儲(chǔ)存模式。同時(shí)，單位要重視檔案管理工作，適需加大投入力度。檔案管理部門要積極與大數(shù)據(jù)公司進(jìn)行對(duì)接，設(shè)計(jì)、優(yōu)化出符合單位需要的檔案管理軟件，提高檔案管理工作的效率與服務(wù)能力。

2.2提高檔案管理人員相關(guān)管理能力

首先，應(yīng)設(shè)置相關(guān)技能、知識(shí)培訓(xùn)課程。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)通過(guò)組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等形式，提高現(xiàn)有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)知識(shí)，重視檔案管理人員的專業(yè)能力、操作能力和服務(wù)水平的提升。因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景下，檔案管理工作的手段和方式在不斷改變，專業(yè)化傾向更加明顯。其次，積極引進(jìn)專業(yè)化人才。檔案管理部門要根據(jù)需求，引進(jìn)專業(yè)化人才。政府、用人單位也應(yīng)積極和高校進(jìn)行協(xié)商、合作，培養(yǎng)出適應(yīng)檔案管理需求的應(yīng)用型、復(fù)合型人才，同時(shí)也應(yīng)為檔案學(xué)等相關(guān)專業(yè)學(xué)生給予實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，使其在進(jìn)入社會(huì)后能快速適應(yīng)國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)和信息部門相關(guān)工作，更好地服務(wù)檔案事業(yè)。最后，合理優(yōu)化檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)。要根據(jù)檔案管理部門所服務(wù)的對(duì)象現(xiàn)狀，調(diào)整相應(yīng)的檔案部門管理人員結(jié)構(gòu)，做到從基層服務(wù)人員到技術(shù)性人才靈活配備，使檔案管理隊(duì)伍與實(shí)際工作需要相匹配。同時(shí)，還應(yīng)注重青年人才引進(jìn)工作，根據(jù)工作情況來(lái)改善現(xiàn)有的福利政策，以改變現(xiàn)有的檔案管理人員年齡偏高問(wèn)題，調(diào)整人員結(jié)構(gòu)比例，打造有活力有能力的檔案管理隊(duì)伍。

2.3加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理安全性工作保障

大數(shù)據(jù)背景下，雖然帶給檔案管理工作以巨大的儲(chǔ)存空間和快捷的操作方式等一系列優(yōu)勢(shì)，但是同時(shí)也面臨著來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)。在平時(shí)工作中讓其形成良好的操作習(xí)慣，如及時(shí)更新殺毒軟件、更新系統(tǒng)補(bǔ)丁等，定時(shí)查殺病毒，杜絕惡意軟件入侵。其次，要積極與大數(shù)據(jù)公司的技術(shù)人員進(jìn)行對(duì)接。多進(jìn)行技術(shù)交流，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的危機(jī)處理能力和手段，提高單位檔案數(shù)據(jù)的安全性。最后，要制定嚴(yán)格的檔案數(shù)據(jù)安全保障制度。檔案部門要認(rèn)真制定好檔案數(shù)據(jù)安全保障制度，做到從檔案數(shù)據(jù)收集、整理、調(diào)取等各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)規(guī)范工作流程，明確檔案數(shù)據(jù)突發(fā)情況處理程序，做到穩(wěn)中有序、安全快捷的檔案服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 強(qiáng)化資源聚集

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源的概念正在從傳統(tǒng)的狹義定義向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變。檔案部門必須有意識(shí)地收集各種形式和巨大價(jià)值的各種數(shù)據(jù)資源。因此，檔案部門要與不同的數(shù)據(jù)所有者合作，鼓勵(lì)各社會(huì)組織和個(gè)人參與檔案資源的建設(shè)，不斷完善檔案資源的建設(shè)。不斷變化的互聯(lián)網(wǎng)資源檔案和檔案資源的多樣化要求檔案部門改變檔案資源的收集方式，并收集更多更高質(zhì)量的檔案資源。例如，及時(shí)訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)上的存檔資源并及時(shí)存檔用戶文件。檔案管理需要逐步掌握使用科學(xué)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)構(gòu)建和優(yōu)化檔案資源的能力。

3.2 深化行政能力

目前，我國(guó)正在全面深化行政體制改革，為檔案管理體制的改革和完善提供了契機(jī)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)改變行政職能，明確檔案管理部門的性質(zhì)，在社會(huì)力量的幫助下改變服務(wù)方式，加強(qiáng)法制建設(shè)，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平和專業(yè)人才培養(yǎng)；并加強(qiáng)與機(jī)構(gòu)的合作。包括與檔案創(chuàng)建者、用戶、中介、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商和數(shù)據(jù)公司的協(xié)作。從而建立以人為本，務(wù)實(shí)高效的檔案管理制度。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

“數(shù)據(jù)本身毫無(wú)價(jià)值，它通過(guò)數(shù)據(jù)提供服務(wù)提供真正的價(jià)值，而數(shù)據(jù)就是一種服務(wù)”。為了從多種資源中挖掘出更多有價(jià)值的資源，檔案部門必須不斷開(kāi)放檔案資源，優(yōu)化檔案資源服務(wù)，不斷強(qiáng)化人性化，個(gè)性化，智能化，知識(shí)化的檔案資源服務(wù)理念，建立知識(shí)庫(kù)。最大化服務(wù)檔案資源系統(tǒng)的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，微服務(wù)、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和云存儲(chǔ)云服務(wù)等各種新興媒體的應(yīng)用將成為檔案服務(wù)的舞臺(tái)。

3.4 健全安全防護(hù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，不穩(wěn)定的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境對(duì)檔案資源的安全構(gòu)成了重大威脅。為了保證檔案資源的安全，解決檔案資源管理的安全隱患，檔案管理部門要不斷完善檔案管理的安全體系。要不斷加強(qiáng)國(guó)家各級(jí)綜合檔案保障建設(shè)，改善檔案存放條件，完善檔案保障責(zé)任制，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理隊(duì)伍，加強(qiáng)技術(shù)防范，不斷提高安全性。建設(shè)檔案信息系統(tǒng)備份系統(tǒng)，歸檔大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份中心執(zhí)行異構(gòu)備份和存儲(chǔ)。

4結(jié)語(yǔ)：

總之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，各類檔案信息必將呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，這給檔案管理工作提出了極大的挑戰(zhàn)。然而挑戰(zhàn)與機(jī)遇是并存的，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理創(chuàng)新研究是必不可少的重要環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張欣.解讀大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的價(jià)值提升[J].理論觀察，2014，01