論醫(yī)院檔案的利用與服務

朱小青

[摘 要] 醫(yī)院檔案能否得到充分的利用將對醫(yī)院經(jīng)營管理及其職能的發(fā)揮產(chǎn)生重大影響，必須要采取有效的措施來提高醫(yī)院檔案的利用率，確保其能夠更好地服務于醫(yī)院經(jīng)營管理工作，這將會給醫(yī)院的發(fā)展注入源源不斷的生機和活力。文章將對醫(yī)院檔案利用與服務工作現(xiàn)狀及存在的主要問題加以探討和分析，并提出相應的改進對策，以期能夠最大化地展現(xiàn)出醫(yī)院檔案的功能和價值，進而推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展步伐。

[關鍵詞] 醫(yī)院檔案；利用；服務

[中圖分類號] R197.32

1 前 言

在醫(yī)院的經(jīng)營管理過程中形成了非常寶貴的檔案資料，在教學、科研、醫(yī)療等領域中都起到了關鍵性的作用，如何能夠將醫(yī)院檔案價值最大限度地挖掘出來，充分展現(xiàn)其服務職能，值得相關工作人員予以深思。然而在當前醫(yī)院檔案利用與服務工作中仍然潛存不少的問題亟待解決，否則將會嚴重影響到醫(yī)院檔案的利用率，要求檔案管理人員能夠嚴格履行自身職責，將醫(yī)院檔案管理工作落實到位，為醫(yī)院檔案利用與服務工作的規(guī)范化發(fā)展提供有力的支持和保障。

2 醫(yī)院檔案利用與服務工作現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案相對匱乏

雖然醫(yī)院檔案的種類較多，看似覆蓋了會計、人事、醫(yī)療等層面，可是從各種類型檔案的數(shù)量來看，文書檔案占據(jù)著絕大部分，其他類型的檔案則少之又少，而且在這些檔案中只有很少的一部分能夠供社會公眾查閱，剩余的檔案大多只能夠為醫(yī)院服務，社會公眾很難從中挖掘出自己需要的內容。

2.2 檔案管理方法落后

在檔案管理方法上，醫(yī)院檔案通常是由人工進行管理，在醫(yī)院中建立有專門的檔案保管室，檔案管理人員只是在計算機上對醫(yī)院檔案進行編目，以供用戶進行查找，紙質檔案受到損壞的概率較高，稍有不慎就會導致珍貴的檔案資料發(fā)生遺失。而不少醫(yī)院都尚未進行電子化管理，檔案服務對象相對固定，不便于社會公眾的查閱，這給醫(yī)院檔案利用與服務工作增加了一定的困難。

2.3 檔案管理人員素質偏低

檔案管理人員作為醫(yī)院檔案管理工作的主要負責人，其身上肩負的職責重大，不僅需要對檔案進行妥善保管，更要保證醫(yī)院檔案的服務功能可以有效地發(fā)揮出來。然而不少醫(yī)院檔案管理人員都身兼數(shù)職，他們沒有接受過系統(tǒng)的培訓，對檔案管理工作的流程和要點缺乏足夠的認識，致使醫(yī)院檔案利用與服務工作陷入了困境。

3 提高醫(yī)院檔案利用與服務工作水平的有效路徑

3.1 不斷提高室藏檔案數(shù)量和質量

種類豐富、數(shù)量龐大、質量較高的室藏檔案是保證醫(yī)院檔案社會職能得以充分發(fā)揮的必要前提，在重視豐富室藏檔案數(shù)量的同時，更要從征集的檔案中選擇出優(yōu)質檔案，將不具備保存價值的篩除出去，以扭轉傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作的弊病，減輕檔案管理的工作量。醫(yī)院要從多個渠道來收集檔案，爭取面向整個社會，這樣檔案的價值就會進一步提高，還會被社會公眾所廣為熟知，其社會功能的發(fā)揮也將不再是一個難題。醫(yī)院檔案的收集工作是一項長期、艱巨的任務，檔案管理人員要能夠準確判斷出被征集檔案是否具備收錄價值，還要認識到當前醫(yī)院檔案中缺少哪種類型的檔案，有針對性地開展檔案收集工作，這會讓檔案收集工作變得更具有實效性。

3.2 拓寬檔案服務方式

其一，由于用戶對醫(yī)院檔案的使用需求在不斷發(fā)生變化，醫(yī)院檔案部門應與時俱進，深入挖掘用戶的需求，加強對檔案信息的深度分析和加工，將同一類型的檔案集中歸納到一起進行統(tǒng)一管理，還可以將檔案信息與網(wǎng)絡信息資源有機聯(lián)系到一起，致力于給用戶提供細致周到的檔案信息服務，滿足不同用戶的個性化檔案利用需求，此舉將會贏得廣大用戶的認可和青睞。其二，檔案的咨詢服務是醫(yī)院檔案部門給檔案用戶提供的特色服務，用戶對檔案的任何疑問都可以咨詢相關工作人員，由其負責給檔案用戶答疑解惑，當然了，醫(yī)院檔案部門應積極拓展服務渠道，開通網(wǎng)絡咨詢服務，以便于更加便利地與用戶進行溝通和交流。其三，大力推廣現(xiàn)行文件閱讀服務，給用戶創(chuàng)建閱讀醫(yī)院檔案的平臺，讓更多的用戶能夠查閱醫(yī)院檔案信息，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。除此之外，醫(yī)院檔案部門還可以給用戶提供檔案展覽服務、檔案文化休閑服務等，并從各種服務形式的開展中了解檔案信息的利用情況，找出當前醫(yī)院檔案利用與服務工作中的不足之處并加以改進，促進醫(yī)院檔案利用率的不斷提升，彰顯醫(yī)院檔案的服務價值。

3.3 提高醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平

現(xiàn)代信息技術在醫(yī)院檔案管理工作中的應用是一個必然趨勢，借助計算機設備和網(wǎng)絡與信息技術來實現(xiàn)檔案信息的采集、分析、處理、共享，取得的效果非常顯著，促使醫(yī)院檔案利用與服務工作向著更高的效率全面邁進。醫(yī)院領導應充分認識到現(xiàn)代管理理念和管理技術在醫(yī)院檔案管理工作中運用的必要性和迫切性，加大資金投入力度，對硬件設備和軟件系統(tǒng)加以更新和優(yōu)化，給醫(yī)院檔案信息化建設提供有力支撐。而在醫(yī)院檔案信息的共享方面，需要立即著手構建信息網(wǎng)絡，包括醫(yī)院內部信息網(wǎng)和公共信息網(wǎng)，前者負責保管醫(yī)院的機密檔案，只有醫(yī)院工作人員能夠使用這些檔案信息資源，防止那些重要的檔案信息外泄而危害到醫(yī)院的利益；后者則要面向全體社會公眾開放，所有社會公眾都可以根據(jù)自身的實際需求來查找和使用醫(yī)院檔案信息，有助于醫(yī)院檔案服務功能的進一步發(fā)揮。

3.4 提高檔案管理人員的素質

新的時代要求檔案管理人員必須投身于社會，把自己的知識、才學奉獻給社會的同時將新的形象展示給社會。檔案管理人員的新形象應是具有較高的修養(yǎng)、情操以及醫(yī)院檔案部門所特有的良好風范與氣質，能夠以良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重，從而提高醫(yī)院檔案部門的社會地位，更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案部門的社會服務功能。同時檔案管理人員要加強檔案管理知識的學習，檔案管理現(xiàn)代化涉及計算機軟硬件與掃描技術、數(shù)字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強檔案管理人員相關專業(yè)知識的培養(yǎng)，使之能夠熟練掌握計算機基本知識、網(wǎng)絡知識和操作技術，不斷提高檔案管理人員的知識水平和業(yè)務素質，實現(xiàn)檔案管理由手工操作向現(xiàn)代化管理的轉變。

4 結 論

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理觀念的滯后性使得檔案的利用與服務工作遭遇了重重困難，在新時期醫(yī)院檔案的服務對象已經(jīng)成為全體社會公眾，不能再繼續(xù)沿用傳統(tǒng)觀念實施檔案管理工作。為了保證醫(yī)院檔案管理工作的實效性，應不斷豐富醫(yī)院檔案數(shù)量，提高檔案質量，給用戶提供多種多樣的服務，與此同時，還要重視提升檔案的信息化管理水平，加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，從而促進醫(yī)院檔案利用與服務工作的穩(wěn)定有序開展。

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