信息流管理：董秘服務(wù)董事會的關(guān)鍵

王志剛

董事會雖然對公司管理層擁有選聘和監(jiān)管大權(quán)、對公司重大事項有決策權(quán)，但由于信息流的屏蔽和過濾處理，在公司治理和規(guī)范運(yùn)作上實際無能為力

記述華爾街歷史上最著名的公司爭奪戰(zhàn)的《門口的野蠻人》一書中，美國RJR納貝斯克公司董事克雷普斯，對CEO威爾遜在未向董事會匯報的情況下投入6800萬美元研發(fā)“無煙”香煙，造成公司巨大損失憤怒地質(zhì)詢，“你為什么不早點(diǎn)告訴我們？你信任參與這個項目的公司數(shù)百名員工，信任合作的幾十位廣告代理，信任外部供應(yīng)商和科學(xué)家，但你卻不信任我們……”遺憾的是，威爾遜的繼任者約翰遜一樣對董事會提供的信息相當(dāng)貧乏，雖然其對董事的額外津貼和福利相當(dāng)豐厚。時間過去半個世紀(jì)，類似的故事在中國上市公司一幕幕上演。居于公司治理核心的董事會，不僅沒有得到公司管理層的信任，更是被控股股東排除在實際信息之外，在渾然不覺中一家家上市公司發(fā)生了違規(guī)違法事件。

2018年3月，匯源果汁（01886.HK）公告稱，2017年8月至2018年3月期間，匯源果汁向北京匯源（控股股東旗下公司）提供了一筆本金為42.82億元、利率10%的短期貸款。這筆與關(guān)聯(lián)方的大額貸款沒有進(jìn)行相關(guān)的披露，沒有通過董事會的批準(zhǔn)。4月，匯源果汁停牌;6月，港交所介入，對其股票復(fù)牌列出的條件包括對相關(guān)貸款進(jìn)行法證調(diào)查公布調(diào)查結(jié)果，并采取合適的補(bǔ)救行動等;7月，匯源果汁公告稱，若未能在2020年1月底完成港交所列出的復(fù)牌條件，港交所將會展開取消公司上市地位的程序。

2018年11月，深圳證券交易所對高升控股（000971）及其實際控制人、總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)兼董事會秘書等公開譴責(zé)：在董事會不知情的情況下，高升控股2017年10月至2018年1月與控股股東等多家關(guān)聯(lián)方共同向第三方借款27500萬元，2018年4月-7月高升控股向其實際控制人的關(guān)聯(lián)方拆出資金18200萬元;2017年11月，實際控制人的關(guān)聯(lián)方辦理4000萬元商票權(quán)利的保理業(yè)務(wù)，高升控股向保理公司出具了承兌擔(dān)保及回購承諾函。以上非經(jīng)營性資金占用和關(guān)聯(lián)擔(dān)保事項未履行董事會審議程序、信息披露義務(wù)。

對上市公司而言，信息的重要性如何強(qiáng)調(diào)都不為過，信息的不對稱不僅決定了資本市場上投資者博弈的勝敗，也直接影響到公司治理的有效性。未經(jīng)董事會批準(zhǔn)的關(guān)聯(lián)交易和對外擔(dān)保悄然發(fā)生，董事會審議內(nèi)容之外的抽屜協(xié)議才是交易的核心內(nèi)容。董事會雖然對公司管理層擁有選聘和監(jiān)管大權(quán)、對公司重大事項有決策權(quán)，但由于信息流的屏蔽和過濾處理，在公司治理和規(guī)范運(yùn)作上實際無能為力。董事會執(zhí)行對公司的管理職責(zé)，履行對公司管理層監(jiān)督義務(wù)。不論是美國的法庭還是中國的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，對于董事是否忠實勤勉盡職，不以董事是否掌握其應(yīng)得的信息為責(zé)任追究的判斷依據(jù)。從早年鄭百文“顧問型”獨(dú)立董事要求免于處罰，到近期多位外部董事以不了解公司財務(wù)具體細(xì)節(jié)主張免責(zé)，都沒有得到監(jiān)管機(jī)構(gòu)和司法機(jī)關(guān)的認(rèn)同。事實上的信息不對稱造成的董事會決策違規(guī)或監(jiān)督失職，仍將帶來對董事個人責(zé)任的追究。

上市公司的董事會，既肩負(fù)著一般公司董事會對股東的責(zé)任，更承擔(dān)著向社會公眾履行信息披露的法定責(zé)任。我們不能指望對公司知之甚少、一無所知的董事能有效履行監(jiān)管職責(zé)，能做出正確和恰當(dāng)?shù)纳虡I(yè)決策。如何避免落入信息不對稱的陷阱，如何保證全面和到位的職責(zé)履行，董事會全體成員需要認(rèn)真面對，作為董事會工作支撐體系的代表者——董事會秘書，更應(yīng)該積極作為，以保證董事會獲得信息的及時、真實、準(zhǔn)確、完整為標(biāo)準(zhǔn)，從董事會日常信息流和董事會決策信息流兩方面，建立有效的管理與服務(wù)機(jī)制，這是董秘服務(wù)董事會的一大關(guān)鍵。

董事會秘書在董事會信息服務(wù)的首要任務(wù)，并不是提交需要董事會審議的各項議案，而是要為全體董事特別是外部董事（占比過半）詳細(xì)、全面說明公司情況，并通過周報和月報等持續(xù)的企業(yè)日常信息和行業(yè)信息報送，盡可能多地組織董事調(diào)研、訪談和參加公司各方面活動，讓董事會成為公司的一級管理機(jī)構(gòu)而非會議機(jī)構(gòu)或?qū)徟鷻C(jī)關(guān)，讓全體董事都盡可能像公司工作人員一樣，“獨(dú)立董事不孤獨(dú)、外部董事不外行”，這樣才能為其全面履行董事職責(zé)奠定基礎(chǔ)。

2018年修訂的《上市公司治理準(zhǔn)則》第二十七條規(guī)定，“上市公司應(yīng)當(dāng)保障董事會依照法律法規(guī)和公司章程的規(guī)定行使職權(quán)，為董事正常履行職責(zé)提供必要的條件?！彼^必要條件并非僅指辦公場所等，而更應(yīng)該是上述信息服務(wù)的充分保障，是董事知情權(quán)的充分保障。準(zhǔn)則第二十八條規(guī)定，董事會秘書為履行職責(zé)有權(quán)參加相關(guān)會議，查閱有關(guān)文件，了解公司的財務(wù)和經(jīng)營等情況，其他機(jī)構(gòu)及個人不得干預(yù)董事會秘書的正常履職行為。董事會秘書就要充分利用監(jiān)管規(guī)定賦予的職權(quán)，帶領(lǐng)董事會工作體系（董事會辦公室、審計部等）成為董事會的信息前端，為董事會工作信息流的時效、質(zhì)量做出機(jī)制性的保證，努力讓董事得到其履職所需要的公司各方面信息。

在日常信息方面，一些公司治理優(yōu)秀的上市公司，已建立了行之有效的日常信息溝通機(jī)制，以及周報月報等信息簡報格式。監(jiān)管機(jī)構(gòu)可以規(guī)定日常信息流服務(wù)的最低要求，對于一些先進(jìn)的信息服務(wù)實踐則可以提倡與推廣。

董事會決策信息流的服務(wù)，與董事會、專門委員會的議事規(guī)則設(shè)計和運(yùn)作直接相關(guān)。董事會秘書在服務(wù)董事會時，要堅守為董事會負(fù)責(zé)、為董事做好工作保障的理念。做好董事會決策的前置工作，包括董事會審議事項的核實與確認(rèn)、管理層研討和審批程序的完成、對提案從形式到內(nèi)容的把關(guān)、獨(dú)立董事的事先認(rèn)可、董事會專門委員會的研究和審議，通過一系列程序的信息流轉(zhuǎn)，保證作為董事會議案文件的信息應(yīng)當(dāng)是真實、準(zhǔn)確、完整的。董事會文件發(fā)出后，董事作為決策者應(yīng)當(dāng)有時間來理解與分析，有線索來核實與查證，有依據(jù)來判斷與決策。董事會會議過程的信息流管理有法律要求，要做好會議記錄并保存。由于通訊方式等非現(xiàn)場會議的存在，董事會會議過程中各位董事的意見，應(yīng)當(dāng)作為集體決策的信息流實現(xiàn)共享，從而保證董事會決策的嚴(yán)肅性和科學(xué)性。

董秘和董事會工作體系還要做好董事會決議事項的跟進(jìn)信息通報，為董事會決策信息的閉環(huán)把好關(guān)。審計部門要在董事會審計委員會的領(lǐng)導(dǎo)下，通過事后審查，把上市公司的各方面實際情況反饋給董事會，保證董事會不被信息屏蔽和信息過濾，用公開和透明來保障公司治理和企業(yè)良性運(yùn)行。

作者系神州高鐵董秘，“金圓桌獎”最具創(chuàng)新力董秘獎得主