淺談工程項目物資集中采購管理難點及對策

顧麗華

（上海臻璟實業(yè)發(fā)展有限公司，上海 200126）

近幾年來，隨著國內(nèi)建筑市場的逐步融合，為大型建筑施工企業(yè)既帶來了機遇又帶來一定挑戰(zhàn)，在物資管理的整個工作中，采購是當(dāng)中一個至關(guān)重要的步驟,加強對采購流程的管理對于降低企業(yè)投入成本來說刻不容緩。因此，如何加強工程項目物資集中采購管理水平，構(gòu)建合理的管理機制，充分發(fā)揮管理創(chuàng)新的優(yōu)勢，使產(chǎn)業(yè)獲得利益最大化，成為我國建筑施工企業(yè)亟須解決的問題。

1 工程項目物資集中采購管理中存在的難點問題

1.1 物資的供應(yīng)管理混亂

企業(yè)實行物資集中采購管理，首先需要解決的難點問題就是物資的及時供應(yīng)問題。由于在集中采購工作開展的過程中，企業(yè)所需采購的物資信息需要一個自下而上的傳遞流程，這就使得企業(yè)在進(jìn)行采購時的流程相應(yīng)的變長，并且還會增加一些中間環(huán)節(jié)和手續(xù)，而這個過程中一旦任何一方的需求信息出現(xiàn)問題，都會導(dǎo)致整個采購管理工作出現(xiàn)問題，致使采購時間的延長，最后物資的及時供應(yīng)也難以獲得有效的保障?，F(xiàn)如今，在具體的工程施工過程中，所選擇使用的施工承包模式也會有所區(qū)別，這樣就使得承包方和建設(shè)方在物資供給方面處于分散狀態(tài)，再加上同一種類物資所設(shè)定的準(zhǔn)則和管理方式也不一樣，所以沒有辦法擬定相同的物資需求計劃，以致于承包方和建設(shè)方在供貨商的選擇上程序繁多，比較復(fù)雜，從而造成倉庫存儲費用增加。

1.2 物資的積壓問題

企業(yè)實行物資集中采購管理，還需要面臨的一項難點問題就是可能出現(xiàn)的物資積壓問題。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的外部經(jīng)營環(huán)境處在不斷的變化中，企業(yè)勢必會根據(jù)市場以及其他多方面的因素對生產(chǎn)計劃進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，這種生產(chǎn)計劃的調(diào)整同樣會對企業(yè)的物資需求產(chǎn)生影響。在集中采購管理模式下，企業(yè)在采購物資時就有可能出現(xiàn)物資積壓的問題，而這些積壓的物資對于企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)以及健康發(fā)展會產(chǎn)生一定的影響。

1.3 采購費用問題

企業(yè)實行物資集中采購管理，一方面能夠降低企業(yè)的成本支出，但同時也會給企業(yè)增加倉儲費用以及二次倒運費用，一旦降低成本的費用，不足以抵扣這兩方面的費用支出，就會使得企業(yè)的整體采購費用增加，不能夠發(fā)揮出集中采購的優(yōu)勢。

1.4 企業(yè)債務(wù)負(fù)擔(dān)問題

企業(yè)實行物資集中采購管理，其所需要承擔(dān)的應(yīng)收賬款數(shù)額也會出現(xiàn)持續(xù)性增長的情況，如果企業(yè)因某項較大規(guī)模的工程項目而出現(xiàn)大量采購物資的情況，企業(yè)的負(fù)債也會出現(xiàn)較大的增長，此時企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)也就會出現(xiàn)一些問題，情況嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)的資金鏈出現(xiàn)斷裂，從而使得企業(yè)的采購因此而終止。這種情況的出現(xiàn)，與企業(yè)的流動資金不足以及資金調(diào)度不暢有著非常密切的關(guān)系，同時對于企業(yè)的長遠(yuǎn)健康發(fā)展也是有著非常嚴(yán)重的影響的。

1.5 落實和推行方面存在的難點問題

物資集中采購管理有著傳統(tǒng)采購方式所不能比擬的優(yōu)勢，同時也打破了企業(yè)的各個組成部門以及各單位間現(xiàn)存的利益格局，因此，在落實和推行的過程中勢必會受到部分員工或者部門的偏見甚至是抵觸。同時，在物資集中采購管理的具體實施過程中，也存在一定的問題，可能會對企業(yè)的當(dāng)前經(jīng)營發(fā)展以及管理過程產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，這也就導(dǎo)致了部分基層單位以及基層員工對于物資集中采購管理方式產(chǎn)生抵觸和反感。

2 企業(yè)工程物資集中采購供應(yīng)管理的意義

企業(yè)在開展具體工程施工過程中，對物資實施集中采購管理，這對企業(yè)的工程建設(shè)有著非常重要的作用。

第一，可以使企業(yè)內(nèi)部各個種類物資采購需求標(biāo)準(zhǔn)得以統(tǒng)一，使部門和部門之間實現(xiàn)資源共享，共同制定采購計劃，并對供應(yīng)商、采購價及招投標(biāo)管理等統(tǒng)一進(jìn)行采購和結(jié)算工作，這樣做大量減少了采購人員，也有效減少了采購成本。

第二，能夠有效控制質(zhì)量，對各個供應(yīng)商開展準(zhǔn)入制度，注重對其開展考核評定，同時加強對其進(jìn)行有效監(jiān)督，對于不好的供應(yīng)商予以淘汰，有效控制物資采購質(zhì)量。

第三，由于前面已經(jīng)對供應(yīng)商進(jìn)行有效監(jiān)督和激勵，可以有效提升質(zhì)量和各種服務(wù)水平，按照一定的規(guī)則和準(zhǔn)繩開展交易，有效治理了企業(yè)物資采購環(huán)境。

3 加強工程項目物資集中采購管理的有效策略

3.1 加大對采購計劃的管控力度

想要有效地解決工程項目物資集中采購管理中的難點問題，確保物資的集中以及及時供應(yīng)，全面提升管理能力，就必須要加強企業(yè)對于采購計劃的管控力度，從而全面提升物資采購項目的準(zhǔn)確性以及及時性，杜絕出現(xiàn)盲目采購物資的情況。此外，企業(yè)還需要做好計劃，防止在工程項目開展的過程中因采購問題而致使企業(yè)出現(xiàn)停工，做好出現(xiàn)意外情況的準(zhǔn)備，防止出現(xiàn)物資不足或是過于閑置的問題，積極地應(yīng)對市場環(huán)境變化對企業(yè)的發(fā)展所產(chǎn)生的影響。為確保采購計劃的順利進(jìn)行，作為企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)部門，需要從實際出發(fā)，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃以及物資消耗的實際情況進(jìn)行精確地計算，選定不同的時間段作為單位來對物資的實際需求量進(jìn)行精確地計算，并按照行業(yè)規(guī)范和企業(yè)規(guī)定將這些結(jié)果逐級逐層如實上報，并將審批完成后的最終結(jié)果給物資集中采購部門。之后，采購部門需要嚴(yán)格按照物資需求計劃的內(nèi)容以及當(dāng)前物資庫存情況進(jìn)行物資采購計劃的編制工作，并注意在進(jìn)行編制的過程中進(jìn)行一定的預(yù)留，充分考慮要有一些保險儲備，從而保證企業(yè)在生產(chǎn)運營過程中能隨時使用。

另外，對于采購流程的確定要使其符合一定準(zhǔn)繩。①明確集中采購的具體功能，使其在一定的期限內(nèi)合理開展采購作業(yè)工作，從而確保采購工作可以順利進(jìn)行；②對于采購環(huán)節(jié)各部分的權(quán)利和職責(zé)進(jìn)行區(qū)別，防止在采購時出現(xiàn)無條理、無秩序和重復(fù)的情況；③根據(jù)集中采購條件與采購規(guī)模適時調(diào)整采購程序，保證采購流程可以有效適應(yīng)大宗物料的供應(yīng)過程，采購管理流程圖如圖1所示。

圖1 采購管理流程圖

3.2 構(gòu)建順暢的采購信息傳遞通道

為保障工程項目物資集中采購管理工作能夠順利開展，企業(yè)需要構(gòu)建順暢的采購信息傳遞通道，確保物資需求信息能夠及時地從需求部門傳遞到采購部門。在這個傳遞的過程中，渠道過長、審核環(huán)節(jié)過多都是導(dǎo)致信息出現(xiàn)失真以及遲滯的重要因素，也是對企業(yè)物資集中采購造成風(fēng)險的重要因素。為此，企業(yè)為減少集中采購過程中出現(xiàn)的問題，就必須要對信息傳遞的渠道進(jìn)行全面優(yōu)化，減少其中的中間環(huán)節(jié)，這樣才能夠有效地降低信息傳遞補償所導(dǎo)致的集中采購風(fēng)險。此外，企業(yè)還需要對信息傳播手段進(jìn)行不斷的革新、調(diào)整，充分地借助現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機技術(shù)進(jìn)步帶來的有利條件，提升網(wǎng)絡(luò)化辦公水平，同時提高工程項目物資集中采購管理工作的有效性和及時性。

3.3 做好企業(yè)資金的統(tǒng)一調(diào)度工作

對于企業(yè)的資金，企業(yè)對其統(tǒng)一調(diào)動和安排，這是最基本的一個條件。倘若企業(yè)不能保證有充足的資金，物資集中采購管理工作也就無法順利地開展下去。在我國相當(dāng)一部分的企業(yè)中，出于多方面因素的考慮，一般情況下，不會將營業(yè)收入納入所需物資的采購中去，在開展企業(yè)物資供應(yīng)的資金進(jìn)行償還時，也是不夠積極主動的。這就會使得企業(yè)的內(nèi)部債務(wù)和債權(quán)不斷的增多，企業(yè)資金在周轉(zhuǎn)的過程中也會因此導(dǎo)致補償。為了有效地避免上述問題的出現(xiàn)，防止資金周轉(zhuǎn)不開而影響到企業(yè)的正常采購，需要企業(yè)加強對資金進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，有效建立企業(yè)內(nèi)部的資金結(jié)算平臺，以此來確保企業(yè)資金能夠正常周轉(zhuǎn)。

3.4 做好物資采購部門的內(nèi)控建設(shè)工作

想要保障工程項目物資集中采購管理工作的有效性，防止產(chǎn)生不良影響，防止物資集中采購過程中可能出現(xiàn)的各種營私舞弊情況，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)就需要監(jiān)理健全物資采購部門的內(nèi)控建設(shè)管理制度，并在實踐的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行不斷的強化、改革，保障工作的實效性。監(jiān)理內(nèi)部控制制度，對物資集中采購管理工作所涉及的各項操作流程、基本原則以及行為規(guī)范等內(nèi)容加以明確，提升物資集中采購管理的規(guī)范化水平。此外，還應(yīng)該采用公平、公正以及公開的方式進(jìn)行招標(biāo)，積極地聽取相關(guān)部門給予的意見和建議、接受他們的監(jiān)督，避免在物資集中采購的過程中暗箱操作問題出現(xiàn)。

4 結(jié)語

在工程項目建設(shè)的過程中，物資費用在施工成本中占據(jù)了非常大的比重。采用物資集中采購管理的方法，能夠有效地降低企業(yè)原材料成本，從而降低企業(yè)施工成本。為了提升物資集中采購管理水平，企業(yè)一定要做好采購計劃，構(gòu)建良好的信息通道，加強資金管理以及構(gòu)建良好內(nèi)控制度，以此來確保物資集中采購管理的優(yōu)勢得以真正實現(xiàn)，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。