新建高職院校檔案管理如何面對工作中存在的問題

謝志勛

摘 要： 當(dāng)前，新建高職院校檔案管理工作存在一些問題，主要表現(xiàn)在思想認(rèn)識、工作機制、隊伍建設(shè)、信息化建設(shè)和有效利用等方面。解決這些問題的對策是：轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度；對照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善工作機制；加強系統(tǒng)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)；改革傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)管理信息化；發(fā)揮檔案作用，助力學(xué)校發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 新建高職院校 檔案管理 問題

檔案是分類保存以備查考的文件和材料；檔案管理是檔案館（室）工作人員對檔案實體和檔案信息進行專業(yè)的保管料理并提供相關(guān)服務(wù)的業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作十分重要，它是一個單位或部門其他各項工作順利進行的重要保障，也是一個單位或部門總結(jié)成功經(jīng)驗、實現(xiàn)內(nèi)涵發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。對于新建高職院校而言，檔案管理工作尤為重要。新建高職院校必須正視本校存在的問題，采取必要的措施，提升本校檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化水平，使其更好地服務(wù)于教育、教學(xué)和管理等工作，從而促進學(xué)校的質(zhì)量提升和跨越發(fā)展。

一、新建高職院校檔案管理工作存在的問題

當(dāng)前，新建高職院校主要有兩個來源：一是以原有中專院校為基礎(chǔ)升格而成；一是地方政府直接創(chuàng)辦全新高職院校。由于各種原因，建校之初，一些新建高職院校會將主要精力放到擴張校園面積、擴建校園建筑、美化校園環(huán)境、添置教學(xué)設(shè)施、充實教師隊伍、加強專業(yè)建設(shè)等軟硬件建設(shè)方面，而檔案管理工作沒有提到同步發(fā)展日程上，導(dǎo)致存在一些問題。

（一）思想認(rèn)識方面的問題。

部分新建高職院校由于欠缺檔案管理工作經(jīng)驗，或者還是沿襲原有中專時代的檔案管理模式，沒有及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，導(dǎo)致對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。這種錯誤意識影響的直接結(jié)果是，一些學(xué)校檔案管理工作沒計劃，檔案管理工作沒部署，相應(yīng)的場所、設(shè)施、經(jīng)費和人員沒保障，檔案管理工作被當(dāng)作學(xué)校辦公室的附屬工作之一。這種不利局面制約了檔案管理工作的開展，也影響了學(xué)校其他工作的正常開展。

（二）工作機制方面的問題。

首先，一些新建高職院校缺少專門的檔案管理工作部門，有的學(xué)校即使有專門的檔案管理部門，其地位也是邊緣化的。其次，這類學(xué)校的檔案管理工作制度不夠完善，沒有形成制度化和常態(tài)化。再次，這類學(xué)校的檔案管理流程不明確，立卷、編目、檢索等工作流程沒有按照國家檔案局制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范操作，忽視對聲像及實物的歸檔。另外，在查閱或使用檔案資料時，沒有嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，情況登記不及時。

（三）隊伍建設(shè)方面的問題。

根據(jù)2008年教育部公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，檔案館館長、副館長和綜合檔案室主任應(yīng)當(dāng)具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)該校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。但部分新建高職院校檔案管理人員的現(xiàn)狀是：專業(yè)技術(shù)職務(wù)低甚至沒有專業(yè)技術(shù)職務(wù)；檔案管理人員編制不足甚至沒有編制；專職人員數(shù)量不足甚至沒有專職人員而只有兼職人員，且兼職人員流動性較大；檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)普遍不高。由此看來，新建高職院校檔案管理人員無論在質(zhì)量和數(shù)量方面還是在專業(yè)性方面，均達不到教育部規(guī)定的相關(guān)要求。

（四）信息化建設(shè)方面的問題。

新時代信息技術(shù)已滲透到社會生產(chǎn)和生活的各個方面，廣大高校紛紛借助新時代信息技術(shù)，建構(gòu)本校檔案信息化管理體系，全面提升檔案管理效能。然而，一些新建高職院校檔案管理信息化程度偏低，基本處于起步階段，有的院校還在采用人工歸檔和手工操作方式，降低了檔案管理工作的有效性，這對于編排檔案、查找檔案、完善檔案都是阻礙。不容忽視的是，紙質(zhì)檔案在人工流轉(zhuǎn)過程中存在損毀風(fēng)險。

（五）有效利用方面的問題。

由于各種原因，一些新建高職院校的檔案資料不完備，檔案管理工作主要停留在檔案收集層面，導(dǎo)致檔案管理與檔案服務(wù)脫節(jié)，未能為學(xué)校日常工作開展提供便利條件。另外，部分新建高職院校忽視檔案資料的借鑒和參考價值，未能從已有檔案資料中總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗，提高辦學(xué)水平。

二、解決上述問題的對策

上文列舉了新建高職院校在檔案管理工作中存在的主要問題，要解決這些問題可以采用如下對策：

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度。

新建高職院校的檔案管理工作不但是檔案管理工作者的天職，而且是事關(guān)學(xué)校發(fā)展穩(wěn)定的重要事項。新建高職院校的校領(lǐng)導(dǎo)尤其要引起高度重視，中層領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工應(yīng)該轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念，有強烈的檔案管理意識，并將檔案管理工作納入學(xué)校的重要日程。具體來說，檔案管理工作要納入學(xué)校五年發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，有具體的細(xì)化措施，落實相應(yīng)的場所、設(shè)施、經(jīng)費和人員保障，納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人員的業(yè)績考核和述職范圍。

（二）對照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善工作機制。

新建高職院校要緊緊圍繞檔案管理工作為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)這一宗旨開展工作，按照《檔案法》、《檔案實施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和上級文件要求，結(jié)合學(xué)校實際，成立專門的檔案管理工作部門，建立和完善學(xué)校的檔案管理制度，逐步實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。首先，學(xué)校的規(guī)章制度應(yīng)明確檔案管理工作的地位和重要意義，改變檔案管理員的守舊思想，使其提高重視程度，從而更加積極主動地從事檔案管理工作。其次，要保證檔案的收集和歸檔工作的完整性和客觀性，進一步明確學(xué)校的檔案管理工作流程，規(guī)范立卷、編目、檢索、借閱、移交等工作。例如，在制定立卷歸檔制度方面，學(xué)校要明確立卷歸檔工作的范圍、責(zé)任、時間、流程和相關(guān)要求，將專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)部門納入立卷歸檔范圍，避免遺漏白頭文件、未打印文件和重要的手抄件、聲像材料、電子文件等。另外，學(xué)校要根據(jù)檔案的不同等級，分別采取相應(yīng)措施進行保護和管理；根據(jù)實際配備相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備。

（三）加強系統(tǒng)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)。

新建高職院校要根據(jù)學(xué)校實際情況配備政治過硬、數(shù)量充足、業(yè)務(wù)熟練的專職檔案管理人員。對專職檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案管理工作的方針政策，熟悉本校各類檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。同時又要發(fā)揮專職檔案人員的作用，通過面授、講座、編印資料等方式指導(dǎo)全校各部門開展檔案管理工作。要鼓勵檔案工作人員樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，鼓勵他們攻讀檔案專業(yè)的高學(xué)位，不斷學(xué)習(xí)檔案管理新知識，不斷進行理論和實踐探索，不斷提升專業(yè)技術(shù)職稱和檔案管理水平，從而成為既懂業(yè)務(wù)又懂信息化和現(xiàn)代化知識的新型檔案工作者。

（四）改革傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)管理信息化。

在網(wǎng)絡(luò)時代，由于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，新建高職院校的檔案管理工作模式必須從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由原來的手工操作向檔案管理信息化轉(zhuǎn)變。當(dāng)前檔案館（室）的發(fā)展程度不再以館藏量是否大、紙質(zhì)檔案是否多作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，而是以是否能提供更多的電子材料、是否能更快獲取檔案信息、是否能為社會提供更便捷的服務(wù)作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案館（室）必須與時俱進，采用現(xiàn)代技術(shù)、更新設(shè)施設(shè)備、提高檔案管理人員的信息化水平。相反，如果單靠人工超負(fù)荷運轉(zhuǎn)，其結(jié)果只能是效率低下、質(zhì)量低劣、工作拖延。當(dāng)然，電子文件還不能完全取代紙質(zhì)文件，重要的電子文件需要同時進行紙質(zhì)備份。同時，新建高職院校應(yīng)注意信息化后電子檔案的保密問題，增加對信息防范技術(shù)的資金投入，通過專機專用、軟硬件更新升級、文件備份、網(wǎng)絡(luò)防火墻等方式加強信息技術(shù)保障。

（五）發(fā)揮檔案作用，助力學(xué)校發(fā)展。

鑒古可以知今。學(xué)校檔案是在教育教學(xué)和管理工作過程中形成的，其本質(zhì)就是知識和信息的載體。例如，新建高職院校的教學(xué)檔案真實記錄了教學(xué)工作的方法、內(nèi)容、途徑和成果信息，利用這些信息可以促進學(xué)校轉(zhuǎn)變教育理念、改進教學(xué)方法、推進教學(xué)改革，從而提升教育教學(xué)質(zhì)量。又如，利用人事檔案信息，可以為干部和教工的獎懲晉升提供佐證材料，促進學(xué)校各部門之間人力資源的合理配置，從而最大限度地發(fā)揮人才效益。而充分利用學(xué)校的校史資料，能凝聚人心、匯集智慧、激發(fā)動力，從而激發(fā)全體師生員工干事創(chuàng)業(yè)的熱情，促進和諧校園建設(shè)。

三、結(jié)語

雖然新建高職院校檔案管理工作在思想認(rèn)識、工作機制、隊伍建設(shè)、信息化建設(shè)和有效利用等方面存在一些問題，但這些問題是完全可以解決的，對策是：轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度；對照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善工作機制；加強系統(tǒng)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)；改革傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)管理信息化；發(fā)揮檔案作用，助力學(xué)校發(fā)展。

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