信息化環(huán)境中工會(huì)工作檔案的管理模式分析框架

林月麗

摘要：檔案管理是工會(huì)工作中的重要內(nèi)容。公會(huì)檔案管理工作中存在的漏洞與不足之處會(huì)嚴(yán)重影響工會(huì)管理工作的開(kāi)展。本文從工會(huì)工作檔案信息化管理模式的建設(shè)意義入手，對(duì)工會(huì)檔案管理工作中存在的不足之處與信息化時(shí)代公會(huì)檔案管理體系的建構(gòu)措施進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：信息化;工會(huì);工作檔案;檔案管理

前言：

工會(huì)檔案反映了與工會(huì)日常工作有關(guān)的資料。此類檔案不僅可以為職工與群眾提供必要的資料，也可以為工會(huì)未來(lái)工作的開(kāi)展提供支持。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)化的公會(huì)管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。對(duì)信息化時(shí)代的工會(huì)檔案管理措施進(jìn)行探究，有助于工會(huì)檔案管理效率的提升。

一、工會(huì)工作檔案信息化管理模式的建設(shè)意義

（一）有助于工會(huì)檔案管理的數(shù)字化的發(fā)展

工會(huì)檔案與工會(huì)發(fā)展歷程息息相關(guān)。工會(huì)檔案管理方式是現(xiàn)代企事業(yè)單位的管理水平的反映?，F(xiàn)代工會(huì)檔案管理框架體系的構(gòu)建，有助于提升工會(huì)檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)而在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的基礎(chǔ)上，提升工會(huì)在企事業(yè)單位中的存在感^[1]。

（二）可以為工會(huì)檔案資料的安全管理提供保障

信息化時(shí)代的到來(lái)，要求工會(huì)組織在檔案管理工作中，構(gòu)建具有數(shù)字化特點(diǎn)與信息化特點(diǎn)的檔案管理體系。在信息化檔案管理體系構(gòu)建過(guò)程中，工會(huì)組織需要完成傳統(tǒng)文字圖像資料向電子數(shù)據(jù)資料的轉(zhuǎn)換。數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建，有助于克服檔案管理工作中存在的管理漏洞。

（三）有助于提升工會(huì)的管理效率與管理水平

檔案信息化管理體系的構(gòu)建，要求工會(huì)組織根據(jù)統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)與統(tǒng)一化的格式，完成檔案信息管理體系的建設(shè)。工會(huì)信息化檔案管理體系的構(gòu)建，可以在減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上，提升檔案信息查閱速度與管理效率，也有助于公會(huì)檔案管理水平的提升。

二、工會(huì)檔案管理工作中存在的不足之處

根據(jù)工會(huì)檔案管理工作的實(shí)際情況，工會(huì)檔案管理工作中的不足之處主要表現(xiàn)在了以下方面：一是，工會(huì)檔案管理水平低下;二是，工會(huì)檔案管理人員的專業(yè)性有待提升;三是，工會(huì)檔案檔案管理的價(jià)值有待提升。一些工會(huì)組織對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏重視，在檔案管理工作中多采用簡(jiǎn)單化與重復(fù)性強(qiáng)的檔案管理的方法。檔案丟失和檔案組卷混亂等問(wèn)題的出現(xiàn)，會(huì)影響工會(huì)組織檔案管理工作的服務(wù)水平。一些企事業(yè)單位的工會(huì)組織存在著檔案管理人員數(shù)量不足的問(wèn)題。在現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)水平有待提升的情況下，工會(huì)檔案管理工作的服務(wù)水平往往難以得到有效提升^[2]?，F(xiàn)階段工會(huì)檔案多采用封閉化的管理方式，這種封閉化的管理方式不僅會(huì)影響信息資源的利用效率，也會(huì)給信息化工作的整體進(jìn)程帶來(lái)不利影響。

三、信息化環(huán)境中工會(huì)工作檔案管理模式建構(gòu)措施

（一）樹(shù)立現(xiàn)代化的工會(huì)檔案管理理念

在信息化時(shí)代，工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人員與工會(huì)工作人員都需要意識(shí)到檔案管理工作的重要性。并要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化工作理念的培養(yǎng)。根據(jù)企事業(yè)單位工會(huì)工作的實(shí)際情況，工會(huì)組織可以吸收一些優(yōu)秀企事業(yè)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，并要讓職工將現(xiàn)代化的工作理念與現(xiàn)代化的技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理工作之中。為構(gòu)建統(tǒng)一化、規(guī)范化的檔案管理體系，工會(huì)組織也需要從檔案管理制度、檔案管理工作流程及檔案管理人員管理制度等方面入手，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

專業(yè)化的工會(huì)組織檔案管理人才隊(duì)伍的構(gòu)建，也是工會(huì)檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中不可忽視的內(nèi)容。為提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平，工會(huì)組織不僅需要加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，也需要做好內(nèi)部現(xiàn)有人力資源的培養(yǎng)工作。在信息化時(shí)代背景下，工會(huì)組織也需要對(duì)與檔案管理工作有關(guān)的硬件設(shè)施進(jìn)行完善，以便為職工提供相對(duì)良好的工作環(huán)境。根據(jù)工會(huì)檔案管理工作的實(shí)際需要，工會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)者也需要讓檔案管理人員強(qiáng)化信息化檔案管理意識(shí)，為增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感。

（三）加強(qiáng)信息化數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)與數(shù)字化建設(shè)有助于工會(huì)工作中積累的珍貴資料的保存。原有檔案的數(shù)字化，是工會(huì)組織檔案管理人員在信息化時(shí)代的檔案管理工作中所面對(duì)的突出問(wèn)題。為促進(jìn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理人員需要對(duì)原始資料進(jìn)行分類、甄別與整理，并要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則，將檔案信息收入于數(shù)據(jù)庫(kù)中。為構(gòu)建信息化的檔案管理體系，工會(huì)組織也需要從檔案信息的內(nèi)容入手，完成信息平臺(tái)的索引建設(shè)。電子化、數(shù)字化與網(wǎng)格化的檔案信息管理體系的構(gòu)建，可以為工會(huì)檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性提供保障。根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，工會(huì)組織也可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理工作之中^[3]。

（四）合理開(kāi)發(fā)工會(huì)檔案的利用價(jià)值

根據(jù)工會(huì)檔案的特點(diǎn)，工會(huì)組織需要在順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，樹(shù)立共享意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，并要在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中做好檔案資源的深度開(kāi)發(fā)。在廣泛收集工會(huì)工作資料的基礎(chǔ)上，公會(huì)檔案管理部門需要在擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，構(gòu)建以開(kāi)放式管理為主的工會(huì)檔案管理體系，以便讓工會(huì)檔案更好地為職工群眾服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：

工會(huì)檔案信息化管理是工會(huì)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的反映。創(chuàng)新工作理念，樹(shù)立現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，可以讓工會(huì)檔案管理工作更好地滿足社會(huì)發(fā)展需求與職工群眾的實(shí)際需要。

參考文獻(xiàn)

[1]陳紅賓.淺談工會(huì)檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：50.

[2]魏若鵬.淺談對(duì)工會(huì)檔案的信息化管理問(wèn)題[J].赤子（上中旬），2016（03）：152.

[3]萬(wàn)國(guó)云.信息化環(huán)境中工會(huì)工作檔案的管理模式分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（17）：21-22.

（作者單位：廣西銀行學(xué)校）