PDCA循環(huán)在醫(yī)院因公出國(guó)（境）申辦工作中的應(yīng)用

■ 王蔚為 衡永樂(lè) 徐 震

《“健康中國(guó)2030”規(guī)劃綱要》指出，要實(shí)施中國(guó)全球衛(wèi)生戰(zhàn)略，全方位積極推進(jìn)人口健康領(lǐng)域的國(guó)際合作。這意味著，在新時(shí)期大力發(fā)展國(guó)際交流與合作，在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展中的作用與意義將不斷提升。因公出國(guó)（境）在提升醫(yī)院綜合實(shí)力和醫(yī)療水平、增強(qiáng)國(guó)際影響力和話語(yǔ)權(quán)、拓展國(guó)際合作與培養(yǎng)人才隊(duì)伍方面，均發(fā)揮著不可忽視的作用[1]。做好因公出國(guó)（境）申報(bào)工作，對(duì)于確保因公出國(guó)（境）任務(wù)的順利開(kāi)展至關(guān)重要。南京市婦幼保健院近年來(lái)積極發(fā)展外事交流與合作，積極鼓勵(lì)并支持醫(yī)、教、護(hù)、研及管理人員主動(dòng)“走出去”。通過(guò)出國(guó)（境）考察訪問(wèn)、參加國(guó)際會(huì)議及“引進(jìn)來(lái)”共建合作等形式，深入開(kāi)展國(guó)際交流與合作，推進(jìn)醫(yī)院國(guó)際化發(fā)展進(jìn)程。因公出國(guó)（境）申辦工作，是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的事務(wù)性工作，歸口于醫(yī)院辦公室，由外事工作人員負(fù)責(zé)。南京市婦幼保健院外事工作人員將PDCA循環(huán)管理工具應(yīng)用于因公出國(guó)（境）申辦工作中，有效解決現(xiàn)存問(wèn)題，不斷提高外事工作服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院國(guó)際交流與合作做好前期保障工作。

1 計(jì)劃階段：分析工作現(xiàn)況，找出問(wèn)題

1.1 時(shí)限性強(qiáng)，突發(fā)情況多，申辦周期長(zhǎng)

因公出國(guó)（境）申辦工作從出訪人員提前申報(bào)計(jì)劃至辦理好護(hù)照簽證順利出訪，一般需要2個(gè)月以上的時(shí)間。其中很多環(huán)節(jié)，比如收到對(duì)方邀請(qǐng)函確定行程、院內(nèi)審批、行前公示、行文后遞交審批、錄指紋辦理因公護(hù)照、遞交外事辦申辦簽證、行前教育等，均有明確的時(shí)限要求，辦理人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定辦理。此外，申辦過(guò)程中常會(huì)有一些突發(fā)情況及問(wèn)題出現(xiàn)，如人為因素導(dǎo)致資料準(zhǔn)備不齊、個(gè)別國(guó)家或地區(qū)相關(guān)政策變化等，均會(huì)導(dǎo)致申辦時(shí)間進(jìn)一步延長(zhǎng)。

1.2 人員相對(duì)少，工作綜合性強(qiáng)

目前，南京市婦幼保健院因公出國(guó)（境）申辦工作主要由院長(zhǎng)辦公室1名工作人員負(fù)責(zé)辦理。此項(xiàng)工作既涉及多種文字類資料的準(zhǔn)備，又牽涉到多類事務(wù)性工作的處理，流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)眾多，對(duì)辦理人員的綜合素質(zhì)和能力要求較高。工作人員既要具備一定的外語(yǔ)溝通和文書(shū)能力，又要具備高效的事務(wù)辦理能力、對(duì)突發(fā)情況的協(xié)調(diào)處理能力，還要具備高度責(zé)任心和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

1.3 管理制度嚴(yán)格，出國(guó)（境）人員知曉度不高

加強(qiáng)出國(guó)（境）人員教育管理，是確保出國(guó)（境）管理工作規(guī)范運(yùn)作、提高安全防范能力的重要舉措[2]。因公出國(guó)（境）申辦是一項(xiàng)繁雜、細(xì)致并且專業(yè)性很強(qiáng)的工作，許多出國(guó)（境）人員并不了解因公出國(guó)（境）的辦理流程[3]。隨著形勢(shì)的不斷變化，國(guó)家對(duì)因公出國(guó)（境）的管理政策不斷更新、管理制度不斷完善、審批要求日益嚴(yán)格，每個(gè)環(huán)節(jié)必須辦理完成后方可繼續(xù)進(jìn)行。由于許多出國(guó)（境）人員對(duì)此項(xiàng)工作的流程和管理制度知曉度不高，導(dǎo)致一部分出訪任務(wù)因申辦時(shí)間太倉(cāng)促而延遲或取消。

2 執(zhí)行階段：面對(duì)問(wèn)題，尋找方法，制定方案，全力執(zhí)行

因公出國(guó)（境）申辦工作時(shí)限性強(qiáng)，需處理的事務(wù)繁雜，突發(fā)性情況常有發(fā)生，需經(jīng)多部門審批，環(huán)環(huán)相扣、缺一不可，必須嚴(yán)格按照規(guī)定，清晰梳理流程，步步落實(shí)方可申辦成功。申辦周期長(zhǎng)，通常需要2～3個(gè)月時(shí)間，流程主要包括計(jì)劃預(yù)審批、出國(guó)（境）前教育、行前公示、準(zhǔn)備申辦材料、辦理因公護(hù)照、申辦簽證、歸國(guó)后護(hù)照管理及出訪總結(jié)等。

2.1 先行一步，提早預(yù)報(bào)計(jì)劃

在醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，由黨委辦公室、院長(zhǎng)辦公室、人事科、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、科教科、財(cái)務(wù)科等相關(guān)部門共同商討決定，建立預(yù)報(bào)下一年出訪計(jì)劃的工作流程。每年10月上旬，由院辦通過(guò)OA系統(tǒng)及院辦公會(huì)、院周會(huì)等全院性會(huì)議發(fā)布通知，全院各科室人員經(jīng)科主任同意后將下一年因公出國(guó)（境）計(jì)劃按經(jīng)費(fèi)來(lái)源提前報(bào)送至醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部，科教科等職能部門歸口審批，再經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批后由院辦匯總。下一年因公出國(guó)（境）各批次預(yù)報(bào)計(jì)劃經(jīng)院黨委會(huì)商議后，最終形成“醫(yī)院次年因公出國(guó)（境）預(yù)報(bào)計(jì)劃表”，經(jīng)公示后于11月中旬上報(bào)上級(jí)部門審批。每年提早發(fā)布通知，要求各科室早報(bào)計(jì)劃，一方面可以有效預(yù)測(cè)次年醫(yī)院出訪批次及人員數(shù)量，為申辦工作早做準(zhǔn)備；另一方面，引導(dǎo)醫(yī)院各科室人員對(duì)因公出國(guó)（境）活動(dòng)具有科學(xué)計(jì)劃的管理意識(shí)，便于遇到臨時(shí)出訪計(jì)劃時(shí)有足夠的調(diào)劑空間。

2.2 化繁為簡(jiǎn)，建立標(biāo)準(zhǔn)工作流程

院辦外事工作人員將申辦工作按時(shí)間結(jié)點(diǎn)進(jìn)行分解，梳理后形成因公出國(guó)（境）申辦標(biāo)準(zhǔn)工作流程（standard operation procedure，SOP），并注明每個(gè)環(huán)節(jié)的開(kāi)始時(shí)間和完結(jié)時(shí)間。SOP建立后，將繁雜的申辦工作分解為一個(gè)個(gè)單純性的事務(wù)環(huán)節(jié)，明確了申辦過(guò)程中不同時(shí)間應(yīng)該完成的工作內(nèi)容，使得繁雜的申辦工作有了操作指南，便于在特殊情況下院辦其他人員協(xié)助外事工作人員處理相關(guān)事宜，將僅一人專辦轉(zhuǎn)變成可多人協(xié)作。醫(yī)院因公出國(guó)（境）申辦標(biāo)準(zhǔn)工作流程見(jiàn)表1。

表1 醫(yī)院因公出國(guó)（境）申辦標(biāo)準(zhǔn)工作流程

2.3 多科室協(xié)同合作，提高工作效率

因公出國(guó)（境）申辦工作事務(wù)種類多，需要醫(yī)院多個(gè)部門共同完成。建立多科室協(xié)同合作的辦公方式，會(huì)有效提高申辦工作效率。例如，行前公示由院辦通過(guò)醫(yī)院OA系統(tǒng)完成，需要信息科協(xié)助；《出國(guó)（境）預(yù)算表》由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)測(cè)算和制作；《因公臨時(shí)出國(guó)（境）人員備案表》由黨委辦公室負(fù)責(zé)審核辦理；出國(guó)（境）人員考勤由人事科記錄與管理等。

2.4 加強(qiáng)相關(guān)政策及規(guī)章制度宣傳，做好行前教育工作

院辦外事工作人員整理并及時(shí)更新出國(guó)（境）行前教育有關(guān)內(nèi)容，設(shè)計(jì)《出國(guó)（境）人員行前教育情況表》。行前教育結(jié)束后，要求每位當(dāng)事人填寫(xiě)該表并存檔備案，做實(shí)、做好行前教育工作。通過(guò)行前教育環(huán)節(jié)對(duì)即將出訪的人員進(jìn)行宣教，既利于申辦工作的進(jìn)一步推進(jìn)，又便于出國(guó)（境）人員任務(wù)結(jié)束后相關(guān)事務(wù)（如費(fèi)用的財(cái)務(wù)報(bào)銷、及時(shí)歸還因公護(hù)照、上交出訪報(bào)告等）的辦理和管理。院辦還利用醫(yī)院各級(jí)會(huì)議及OA辦公系統(tǒng)“通知公告”欄目及時(shí)發(fā)布上級(jí)部門的管理要求，讓全院工作人員加強(qiáng)對(duì)因公出國(guó)（境）申辦工作的了解。這樣能使出國(guó)（境）人員及時(shí)、方便地了解到申辦因公出國(guó)（境）的有關(guān)要求及辦理進(jìn)程，而且減少了人為因素造成的失誤，提高了申辦工作的效率。

2.5 不斷提升自身工作能力，培養(yǎng)責(zé)任心

因公出國(guó)（境）作為國(guó)際交流的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到對(duì)外交流的水平和質(zhì)量。申辦因公護(hù)照簽證是一項(xiàng)綜合性、時(shí)限性很強(qiáng)的工作。作為外事工作人員，應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高個(gè)人能力，以極大的工作熱情、極強(qiáng)的責(zé)任心做好申辦工作，及時(shí)關(guān)注護(hù)照簽證要求的變化情況，指導(dǎo)協(xié)助因公出國(guó)（境）人員及時(shí)、高質(zhì)量完成材料準(zhǔn)備等工作。院辦外事人員還應(yīng)加強(qiáng)與上級(jí)部門，包括市衛(wèi)生健康委、市政府外事辦的聯(lián)系，經(jīng)常主動(dòng)前往了解與學(xué)習(xí)最新的外事政策；同時(shí)，日常工作與生活中還要不斷提高個(gè)人的外語(yǔ)水平，提升協(xié)調(diào)辦事能力，培養(yǎng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

3 檢查階段：及時(shí)檢查，評(píng)估效果

因公出國(guó)（境）申報(bào)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)在執(zhí)行后都需要進(jìn)行檢查，可通過(guò)自查、上級(jí)部門檢查以及同行交流等方式開(kāi)展。通過(guò)檢查評(píng)估結(jié)果，得出結(jié)論，有些經(jīng)驗(yàn)需要繼續(xù)保持，有些需要持續(xù)改進(jìn)，不斷優(yōu)化。自2013年至今，南京市婦幼保健院共辦理近100批、150余人次赴美國(guó)、英國(guó)、德國(guó)、意大利、加拿大、瑞士、丹麥等30多個(gè)發(fā)達(dá)國(guó)家因公出國(guó)（境）交流、培訓(xùn)及短期進(jìn)修學(xué)習(xí)，有效保障醫(yī)院臨床及管理人才“走出去”。醫(yī)院產(chǎn)科、婦科、超聲科、麻醉科、新生兒科等學(xué)科帶頭人曾前往美國(guó)、英國(guó)、德國(guó)、加拿大、澳大利亞、西班牙、意大利等國(guó)家參加行業(yè)內(nèi)年會(huì)近20次，并進(jìn)行大會(huì)發(fā)言及交流。2015年底，醫(yī)院與美國(guó)哈佛醫(yī)學(xué)院碧芙以色列迪肯尼斯醫(yī)療中心簽署3年合作協(xié)議，穩(wěn)定開(kāi)展臨床實(shí)踐、科研、教學(xué)方面的合作及人才資源的交流學(xué)習(xí)；2017年，醫(yī)院兒童保健科與美國(guó)太平洋大學(xué)簽署合作協(xié)議，共建太平洋大學(xué)兒科臨床聽(tīng)力學(xué)技術(shù)示范基地、太平洋大學(xué)聽(tīng)力學(xué)科研合作基地，定期互訪，培養(yǎng)學(xué)生，并進(jìn)行臨床指導(dǎo)與科研的緊密合作。

在因公出國(guó)（境）申辦工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)后，院辦外事人員既做好了因公出國(guó)（境）申辦的管理和服務(wù)工作，確保了每一批次出訪任務(wù)的順利進(jìn)行，同時(shí)又使自身的工作能力得到了提升，并獲得了工作的成就感。

4 總結(jié)階段：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，改進(jìn)因公出國(guó)（境）申辦工作SOP流程

在每一批次因公出訪申辦工作結(jié)束后，都要對(duì)申辦過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，記錄每個(gè)環(huán)節(jié)的辦理時(shí)間，為后續(xù)申辦因公出國(guó)（境）的醫(yī)務(wù)人員提供參考數(shù)據(jù)，形成比較客觀的預(yù)估。同時(shí)，對(duì)不同類別的出訪批次進(jìn)行橫向比較，對(duì)同類別出訪批次進(jìn)行對(duì)比分析，找出不同批次之間辦理過(guò)程的差別。通過(guò)總結(jié)，發(fā)現(xiàn)申辦工作中的問(wèn)題，由外事工作人員將問(wèn)題整理后在院辦科務(wù)會(huì)上進(jìn)行討論，并與出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)所涉及的其他合作科室及時(shí)進(jìn)行溝通，從而尋找出更便捷、高效的處理事務(wù)的方法與途徑，進(jìn)而修改因公出國(guó)（境）申辦工作的SOP流程，進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)。

5 結(jié)語(yǔ)

國(guó)際交流與合作在提升醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和管理水平方面均發(fā)揮了不可忽視的作用，已成為保障醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。因公出國(guó)（境）申辦是醫(yī)院外事服務(wù)的常規(guī)工作，做好此項(xiàng)工作是醫(yī)院順利開(kāi)展各類出訪學(xué)習(xí)和交流活動(dòng)、增強(qiáng)國(guó)際影響力、拓展國(guó)際合作及人才隊(duì)伍培訓(xùn)的前期基礎(chǔ)保障。將PDCA這一質(zhì)量管理方法運(yùn)用于因公出國(guó)（境）申辦工作中，把每一個(gè)環(huán)節(jié)均按照計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理來(lái)執(zhí)行，將成功的經(jīng)驗(yàn)納入標(biāo)準(zhǔn)，將存在問(wèn)題的環(huán)節(jié)納入下一個(gè)循環(huán)持續(xù)優(yōu)化。每循環(huán)一次，都是因公出國(guó)（境）申辦工作的改進(jìn)和優(yōu)化，從而保障申辦工作的服務(wù)質(zhì)量和管理水平持續(xù)提升。