中職學校檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑研究

石艷梅

摘 要：新時代社會環(huán)境中，中職院校必須重視檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，才能為中職院校提供優(yōu)質(zhì)檔案服務工作。本文通過了解中職學校檔案管理工作的具體情況，著重分析促進中職學校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展具體路徑，以供參考。

關鍵詞：中職學校 檔案管理 現(xiàn)代化 實現(xiàn)路徑

隨著我國經(jīng)濟水平不斷提升，社會環(huán)境的進步使中職院校必須緊跟時代的腳步，才能有效促進自身的可持續(xù)發(fā)展，才能為社會提供更多專業(yè)技能型人才。在這種環(huán)境下，中職院校需要重視該工作的現(xiàn)代化發(fā)展，加強該工作的質(zhì)量與效率，保證中職院校的檔案管理工作能夠為中職學校的有序、健康發(fā)展奠定堅實基礎。

一、中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀

根據(jù)筆者的調(diào)查可知，中職院校在進行檔案管理過程中，由于對該工作重視程度不足，導致相關該工作人員整體素質(zhì)較低，整個檔案信息載體結(jié)構(gòu)較為單一，根本無法滿足該工作實際需求。除此之外，由于學校各個部門之間溝通較少，該工作人員在收集資料過程中存在較多困難，部分中職院校完成檔案管理工作使用的手段方法較為陳舊，這些都會嚴重影響其工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、促進中職學校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展具體路徑

（一）配備專業(yè)檔案管理人員

中職院校的檔案辦公室需要對檔案進行集中的保存與管理，因此，學校需要安排專業(yè)工作人員參與到該工作中。作為工作人員，不但要熟悉整個職教辦學的規(guī)律，還要保證工作人員擁有專業(yè)管理相關知識滿足工作需求，保證其政治素質(zhì)滿足該工作需求，在工作過程中，工作人員也要堅決按照檔案管理規(guī)章制度完成工作。與此同時，為了保證該工作能力效率不斷提升，學校還要重視為工作人員配備專業(yè)的硬件設施，不但要設專門的空間作為檔案管理辦公室，還要重視檔案保存過程中涉及的各類保護措施，保證檔案保存的完善性、安全性與條理性，進而提升該工作現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）重視檔案收集整理工作

中職院校在進行檔案管理現(xiàn)代化建設過程中，應當重視立卷歸檔工作，始終堅持“以我為主”的原則，保證能夠及時收集學校行政、財務等多種文件資料，收集學校在進行活動過程中的各類核心會議資料與工資材料等。在收集到所有的文件材料之后，應當按照門類進行資料的區(qū)分，而后按照年度、類別等進行分類整理，并進行歸檔收納工作，保證整個檔案的收集整理工作具有一定的規(guī)律性，若需要對某個檔案進行調(diào)取，可以在第一時間尋找到檔案記錄與具體內(nèi)容。除此之外，應當重視以該工作的要求為基礎拓展完成其中的每一個工作環(huán)節(jié)，從收集整理到最終的鑒定保管等工作，都能絕對符合該工作要求，使中職院校檔案管理工作體系建設較為完善，文件匯編也便于隨時查閱取用，真正滿足該工作的實際需求。

（三）建設檔案管理信息化

隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為當下中職院校必須重視的工作內(nèi)容，這也是該工作現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路。工作人員轉(zhuǎn)變自己傳統(tǒng)工作觀念帶來的束縛，以便于能夠在后續(xù)的工作中更好地發(fā)揮信息技術(shù)的作用，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進技術(shù)為該工作帶來便捷。在利用信息化技術(shù)進行檔案管理信息化工作時，需要制定配套的工作制度、管理體系與運行機制，為中職院?，F(xiàn)代化檔案管理帶來更多便捷，使檔案在進行整理歸納與調(diào)取過程中消耗的成本更少。除此之外，學校還需要為辦公室配備先進的計算機以及信息檢索終端等設備，從基礎設備上為工作人員提供完善的工作環(huán)境，使其能夠在科學化、信息化的工作環(huán)境中有效、全面地完成檔案管理，提高工作的質(zhì)量與效率。

（四）完善相關管理規(guī)章制度

中職院校在進行檔案管理工作時，要重視相關法律法規(guī)內(nèi)容，促進其管理規(guī)章制度完善化發(fā)展。時代的進步以及檔案管理工作要求的提升使工作人員的綜合素質(zhì)成為中職院校需要考慮的問題，在招聘工作人員時，中職院校需要重視對其業(yè)務能力、管理操作能力、科學技術(shù)能力進行考察，同時了解其思想道德素質(zhì)，使其能在完成該工作的過程中兢兢業(yè)業(yè)，避免出現(xiàn)檔案內(nèi)容信息泄露等問題。在對檔案資源進行開發(fā)過程中，中職院校也應當始終堅持規(guī)章制度的內(nèi)容，保證工作人員服務態(tài)度的積極與熱情，提高服務工作的質(zhì)量與效率。企業(yè)應當重視檔案辦公室服務功能的開發(fā)，將檔案原本以收藏為主的使用方向轉(zhuǎn)變成為以開發(fā)利用為主。學校需要保證檔案檢索工具滿足服務需求，并利用先進技術(shù)手段輔助該工作，促進其現(xiàn)代化建設速度不斷提升，充分發(fā)揮檔案信息的作用，提高教育教學質(zhì)量。

三、結(jié)語

隨著科學技術(shù)的進步與發(fā)展，中職院校在進行檔案管理過程中，需要重視信息化技術(shù)的應用，保證檔案管理工作能夠結(jié)合網(wǎng)絡技術(shù)進行現(xiàn)代化改革，中職院校應當配備專業(yè)工作人員，重視檔案收集整理工作，建設檔案管理信息化，完善相關管理規(guī)章制度，只有這樣，才能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為中職院校的發(fā)展帶來有效促進力。

參考文獻

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