基層政府部門(mén)人事檔案管理工作中的問(wèn)題及思考

李海波

摘? 要：在基層政府部門(mén)中，一項(xiàng)重要的工作便是進(jìn)行人事檔案的管理。該環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和工作效率會(huì)對(duì)整體部門(mén)管理的工作質(zhì)量等產(chǎn)生重要的影響。但是在進(jìn)行人事檔案的管理時(shí)，仍存在部分問(wèn)題，對(duì)此應(yīng)制定相應(yīng)的解決措施及時(shí)處理。

關(guān)鍵詞：管理制度;信息化水平;人員素質(zhì)

人事檔案工作在人力資源管理中具有重要地位，因此當(dāng)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)從現(xiàn)代化的角度去考慮，并從人力資源管理的理念去看待，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1 人事檔案管理工作中的問(wèn)題

1.1 規(guī)范性不足問(wèn)題

當(dāng)前階段部分基層政府部門(mén)，在進(jìn)行人事檔案管理的工作時(shí)，最為明顯的問(wèn)題便是缺乏規(guī)范性。未能建立完善健全的人事檔案管理的工作制度，進(jìn)而無(wú)法對(duì)日常的工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，無(wú)法對(duì)工作人員的工作行為進(jìn)行有效的制約。在選擇人事檔案的管理方式時(shí)，未能對(duì)人力資源的建設(shè)進(jìn)行有效考慮。其一體現(xiàn)在硬件設(shè)施的建設(shè)缺乏規(guī)范性，未能建立單獨(dú)的人事檔案的檔案室，而是將其與其他的檔案混合在一起。相應(yīng)的硬件設(shè)施缺乏完善性，進(jìn)而導(dǎo)致既有的設(shè)備與實(shí)際的需求不相符。其二便是處置檔案材料的方法缺乏規(guī)范性，相關(guān)的檔案管理人員未能正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，致使相應(yīng)的信息缺乏完善性。其三便是檔案的制作缺乏完善性，未能對(duì)檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行更新，仍舊按照以往的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常的工作，進(jìn)而導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率低下。未能對(duì)人事檔案管理信息化的實(shí)際需求進(jìn)行有效考慮，對(duì)數(shù)據(jù)信息等工作加強(qiáng)整理。不僅使得人事檔案管理的質(zhì)量較低，還會(huì)在很大程度上對(duì)人事工作的質(zhì)量與效率產(chǎn)生不利影響。

1.2 信息化水平較低

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，在很大程度上促進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。其中計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)等得到了較為廣泛的應(yīng)用，并具有較好的應(yīng)用成果。但是當(dāng)前階段部分基層政府部門(mén)，其人事檔案管理工作中信息化水平則相對(duì)較低。以往的工作方式無(wú)法有效的滿(mǎn)足當(dāng)下的工作需求，使得人事檔案的管理對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的傳遞等的需求無(wú)法有效滿(mǎn)足。建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案管理，應(yīng)將人力資源信息挖掘的理念作為核心，進(jìn)行人事檔案的管理機(jī)制的建立。從而彌補(bǔ)以往的管理方式未能對(duì)潛在價(jià)值進(jìn)行深入挖掘的不足，有利于實(shí)現(xiàn)人才的合理配置，從而有效提高人才的利用率，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在相應(yīng)的管理軟件上缺乏的較為嚴(yán)重，致使單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法有效建立，進(jìn)而使智能軟件的開(kāi)發(fā)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，無(wú)法發(fā)揮數(shù)據(jù)查詢(xún)的技術(shù)。對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用缺乏規(guī)范性，進(jìn)而使得跨行業(yè)的運(yùn)行無(wú)法實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)的實(shí)用性大大降低，無(wú)法與以往的檔案資源進(jìn)行相應(yīng)的整合。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

相應(yīng)的檔案管理工作人員是該項(xiàng)工作的主體，其管理能力、職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)對(duì)管理工作的質(zhì)量和效率具有重要的影響，并且對(duì)基層政府部門(mén)中人力資源的開(kāi)發(fā)效率具有一定的影響。但是當(dāng)前階段，在基層政府部門(mén)中，受多方面因素的影響，致使檔案管理工作人員的素質(zhì)相對(duì)較低，缺乏相應(yīng)的管理知識(shí)，專(zhuān)業(yè)性較低且缺乏職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。部分管理人員雖然具有較好的管理知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，并具有較好的責(zé)任感，但是缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的有效掌握。進(jìn)而導(dǎo)致日常的操作具有較大的困難，無(wú)法根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行有效的檢索和調(diào)取?；鶎诱块T(mén)對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)問(wèn)題缺乏足夠的重視，進(jìn)而缺乏相應(yīng)的崗前培訓(xùn)和定期培訓(xùn)，未能為人員的進(jìn)修提供良好的平臺(tái)。管理人員不具有相應(yīng)的發(fā)展空間，缺乏合理的績(jī)效考評(píng)，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)的管理人員無(wú)法進(jìn)行晉升。

2 人事檔案管理工作的主要措施

2.1 落實(shí)人事檔案管理責(zé)任制度

當(dāng)前提高檔案管理工作水平，有效消除人事檔案管理工作中不規(guī)范的問(wèn)題，就必須有效落實(shí)各種制度措施，全面細(xì)化人事檔案管理工作程序。首先，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)信息的審核工作，形成完善的人事檔案數(shù)據(jù)審核機(jī)制，著力提高人事檔案審核的效率。其次，提高人事檔案管理的協(xié)調(diào)性，形成以人事部門(mén)為主導(dǎo)，各部門(mén)人員廣泛參與的定期修檔機(jī)制，全面完善人事檔案數(shù)據(jù)信息。第三，提高人事檔案管理的嚴(yán)密性，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)使用的保密制度，并且建立起完善的信息收集渠道機(jī)制，從而提高人事檔案管理有效性，發(fā)揮出人事檔案資源的實(shí)際價(jià)值。

2.2 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

提高人事檔案管理工作質(zhì)量，必須提高人事檔案管理工作的信息化水平，注重運(yùn)用信息化方式提高人事檔案管理效率。首先，加強(qiáng)信息化設(shè)施設(shè)備的引進(jìn)工作，構(gòu)建完善的人事檔案管理信息機(jī)制，開(kāi)發(fā)信息化人事檔案管理工作系統(tǒng)，運(yùn)用信息管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的智能化目標(biāo)。其次，實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理技術(shù)開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)視頻、圖片人事檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，注重轉(zhuǎn)化人事檔案數(shù)據(jù)資源形式的能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化創(chuàng)新。第三，強(qiáng)化建立人事檔案數(shù)據(jù)信息的共享機(jī)制，注重挖掘高水平的信息人才，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的效率。

2.3 加快建設(shè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

加快建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)日益重要，現(xiàn)代人事檔案管理工作不僅局限在人事檔案的存儲(chǔ)階段，還要根據(jù)人力資源開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的信息化處理。首先，構(gòu)建完善的人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，著力配備以人力資源專(zhuān)業(yè)和信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)為主的人力資源管理工作團(tuán)隊(duì)。其次，明確人事檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的工作項(xiàng)目，運(yùn)用項(xiàng)目工作制度拓展人事檔案的價(jià)值。第三，圍繞著人事檔案管理團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)核心業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)工作，注重提高培訓(xùn)的針對(duì)性與實(shí)效性，解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。第四，完善兼職人事檔案管理工作體系，注重提高檔案內(nèi)容的實(shí)用性，從而構(gòu)建起一支有責(zé)任心的檔案隊(duì)伍，提高檔案管理有效性。

3 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作在基層政府部門(mén)的日常工作中占有重要位置，會(huì)對(duì)整體的管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。當(dāng)前階段部分基層政府部門(mén)的人事檔案管理工作中缺乏相應(yīng)的完善性、規(guī)范性，并且在信息化時(shí)代的大背景下，其信息化水平仍處于低下水平，進(jìn)而使得日常管理中工作量較大，且工作難度較大，對(duì)人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率均產(chǎn)生一定的影響。管理工作人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低，從而在很大程度上對(duì)管理工作的質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響。對(duì)此應(yīng)建立完善的管理制度，通過(guò)該制度對(duì)日常的工作進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)工作人員的工作行為進(jìn)行制約。大力發(fā)展現(xiàn)代化的信息化建設(shè)，促進(jìn)信息化水平的提升，充分做到與時(shí)俱進(jìn)。之后還應(yīng)進(jìn)行管理團(tuán)隊(duì)的組建，篩選具有較高管理能力、職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)的人員。并進(jìn)行崗前的培訓(xùn)和定期的培訓(xùn)，切實(shí)提高基層政府部門(mén)，人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。并在一定程度上促進(jìn)基層政府部門(mén)人力資源管理工作的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)基層政府部門(mén)的發(fā)展與進(jìn)步。通過(guò)基層帶動(dòng)上級(jí)，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)綜合國(guó)力的提升。

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