淺析人事檔案的管理

竇全軍

檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。這充分說明了檔案工作在建設(shè)中國特色社會主義社業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。結(jié)合工作，現(xiàn)淺析如下看法。

一、人事檔案管理與利用存在的問題

（一）歷史遺留問題多，升級達標(biāo)工作任務(wù)繁重

體制調(diào)整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問題。如人事檔案盒（袋）破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒有進行規(guī)范整理，歸檔材料規(guī)格不同，有的甚至沒有進行科學(xué)的分類和裝訂。體制調(diào)整后，面臨人事檔案的重新整理，升級達標(biāo)工作，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。

（二）專職檔案管理人員缺乏

單位人事部門一般配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使單位人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（三）人事部門檔案意識有欠缺

為規(guī)范人事檔案管理工作，安排具有責(zé)任心的專職人員負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)，可是有些單位仍不能認(rèn)真對照制度，及時將需要歸檔的人事檔案材料報送，借（調(diào)）閱人事檔案時也不能認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

（四）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，很多單位人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

（五）檔案管理手段落后

現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。

二、人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為單位選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。為此，筆者為做好檔案的管理與利用作出如下解決方法。

三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施

（一）加強檔案人員管理，完善各項管理制度

為了提高檔案管理水平，要安排了工作責(zé)任心強，綜合素質(zhì)高的人員專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，并每年安排檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力;還要制定《檔案管理制度》、《檔案管理辦法》、《檔案資料保管制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保密守則》等一系列規(guī)章管理制度。專職工作人員做好檔案保管的安全、保密、保護工作，嚴(yán)格執(zhí)行查詢借閱制度，借閱人借閱相關(guān)資料前，必須填寫檔案借閱登記表，歸還后及時銷號，確保檔案管理工作科學(xué)、規(guī)范、有序。扎實鉆研檔案管理工作，提高經(jīng)辦檔案保管、交接、轉(zhuǎn)移和利用業(yè)務(wù)水平，完成經(jīng)辦業(yè)務(wù)登記和記錄，及時、準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案收進、移出、利用等情況，按社區(qū)、街道分類保存，確保檔案資料規(guī)范化，防止檔案損失，延長檔案壽命，同時不定期檢查檔案及日常維護工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取補救措施，確保檔案的完整無損。

（二）嚴(yán)把“三關(guān)”，注重檔案管理質(zhì)量

嚴(yán)把收集關(guān)。要求檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理要求，認(rèn)真細(xì)致地鑒別收集歸檔的材料，不符合質(zhì)量要求的材料堅決不予入庫，并及時將收集到的檔案材料歸入檔案盒內(nèi)，做到資料收集齊全。嚴(yán)把整理關(guān)。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡兩歷一身份”核定作為人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料。嚴(yán)格程序關(guān)。以檔案工作的準(zhǔn)確、真實作為人事檔案工作的最終目的，做好人事檔案管理收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等工作環(huán)節(jié)。同時，在工作程序上，注重從每卷檔案材料前后印證中審核信息，力求材料的真實性和準(zhǔn)確性，確保審核工作質(zhì)量。

（三）落實現(xiàn)代化管理系統(tǒng)建設(shè)

建立和完善所管檔案的信息管理系統(tǒng)，文書、專業(yè)、設(shè)備、聲像、電子、實物等全部檔案，及時更新保持檔案基本信息庫與退休人員社會化管理信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容一致。對退管黨員基本信息資料進行統(tǒng)一整理，將已有材料錄入電子臺帳形成檔案目錄，做到一人一檔，便于查閱，實現(xiàn)檔案管理的高效規(guī)范化，確保每一份檔案的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。

（四）強化保密意識，切實維護檔案管理嚴(yán)肅性

嚴(yán)格按照《干部人事檔案管理規(guī)定》的辦事流程、政策規(guī)定和程序辦事，堅持原則，從嚴(yán)把關(guān)，切實維護檔案管理工作的嚴(yán)肅性;強化保密意識，對檔案管理工作情況、干部基本信息、數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁對外公布;對所審核的檔案和信息嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁涂改檔案，嚴(yán)禁無關(guān)人員翻看檔案，認(rèn)真做好專項審核設(shè)備、場地的安全保密管理，從嚴(yán)執(zhí)行各項安全保密管理規(guī)定和要求，嚴(yán)防發(fā)生失泄密事件;對在檔案管理工作及專項審核過程中個別存在失職瀆職行為或弄虛作假的，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

為加強人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化目標(biāo)，人社部門要高度重視人事檔案管理工作，不斷健全機制，完善措施，規(guī)范管理，多措并舉，不斷規(guī)范和完善人事檔案管理工作。要以檔案達標(biāo)復(fù)查工作為契機，實行目標(biāo)管理，盡力抓好案卷質(zhì)量，逐步實施信息化管理，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代化、規(guī)范化的要求，并充分利用、發(fā)揮干部人事檔案在人事管理、隊伍建設(shè)方面特有的作用，使檔案更好地為單位服務(wù)。

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