談提高基層檔案管理工作效率的措施

潘玉君

摘 要：本文主要分析了目前檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀，并結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)提出幾點(diǎn)具有針對(duì)性的建議，以提升基層檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：基層; 檔案管理; 工作效率

基層檔案主要指機(jī)關(guān)在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)今后工作有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?；鶎訖n案管理工作是我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

一、基層檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀

基層檔案管理工作的主要內(nèi)容如下： 第一，負(fù)責(zé)制定本單位檔案管理的制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化。第二，做好本單位文件資料的收集、整理、鑒定工作。第三，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，主動(dòng)敦促各部門(mén)保證文件的齊全與完整。第四，做好移交檔案的登記、統(tǒng)計(jì)和保管。第五，編制多種檢索工具，做到各種門(mén)類(lèi)載體的檔案分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范，以迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案并匯編檔案資料。

在實(shí)際的檔案管理工作中并不會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富。但只要管理人員把提供的檔案做好詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，還是能通過(guò)檔案的借閱產(chǎn)生間接效益的。檔案工作人員應(yīng)抱著對(duì)歷史、對(duì)后人負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、整理和保護(hù)。檔案的信息化管理包含檔案信息的加工和信息輸出過(guò)程。信息化加工的質(zhì)量取決于各基層單位檔案管理員的綜合專(zhuān)業(yè)水平。對(duì)文件資料的認(rèn)知程度不僅取決于檔案工作人員對(duì)本單位生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的了解深度和廣度，還取決于檔案工作人員對(duì)文件資料未來(lái)查考價(jià)值的預(yù)判經(jīng)驗(yàn)。因此，檔案工作人員每年的繼續(xù)教育、專(zhuān)業(yè)交流和培訓(xùn)必須列入本單位的教育培訓(xùn)計(jì)劃，這樣才能有效提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平。信息化的輸出過(guò)程主要體現(xiàn)在如何利用檔案軟件進(jìn)行快速查閱，如何精準(zhǔn)定位到每一本檔案案卷甚至是每一份文件，使檔案工作人員不用去庫(kù)房就能立刻提供給使用者。

二、基層檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)不足

目前，在檔案管理崗位上堅(jiān)持多年的檔案管理人員主要靠的是自身的素養(yǎng)和責(zé)任心，他們能安心于檔案管理工作，堅(jiān)持按照達(dá)標(biāo)要求監(jiān)督各類(lèi)檔案及時(shí)歸檔。但僅靠檔案人員的微薄力量只能維持最基礎(chǔ)的實(shí)物檔案管理達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)幾十年不走樣，沒(méi)有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，庫(kù)房空間不足，難以再配置。檔案人員退休后招不到合適的人來(lái)接班，使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化局面無(wú)法維持，最終陷入混亂狀態(tài)。

2.數(shù)據(jù)無(wú)法共享，降低工作效率

目前，辦公室的文書(shū)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的軟件。文書(shū)人員在文書(shū)管理系統(tǒng)上登記收發(fā)文時(shí)，第一次輸入的文件信息，檔案管理人員在檔案軟件上是不能共享的，需要再次輸入到檔案管理系統(tǒng)軟件中。隨著科技的進(jìn)步，文書(shū)人員將文件以?huà)呙杓男问酱鎯?chǔ)在文書(shū)管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)無(wú)法調(diào)閱。提供檔案管理系統(tǒng)中搜索到的文件不能立即打印出來(lái)給利用者，而是必須去庫(kù)房調(diào)閱實(shí)體檔案案卷，對(duì)其進(jìn)行復(fù)印或拍照，不能共享前端文件資料的數(shù)據(jù)，大幅降低了檔案的輸入效率和利用率。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理是一項(xiàng)隨著社會(huì)發(fā)展不斷改進(jìn)的工作，無(wú)論是工作方式還是工作效率，都在不斷的改進(jìn)與提升。因此，對(duì)于檔案管理人員的要求也在不斷提高。目前，很多檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的接受能力一般，甚至有為難情緒。檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)更新不及時(shí)，缺乏上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這些都會(huì)影響檔案管理水平的提升。

4.檔案檢索效率不高

檔案的檢索分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，目前主要使用手工檢索方式，因?yàn)樗鼨z索的成功率較高，但檢索的時(shí)間較長(zhǎng)。計(jì)算機(jī)檢索能使用關(guān)鍵詞搜索，快速又精準(zhǔn)。但經(jīng)過(guò)多次系統(tǒng)的維護(hù)，檔案軟件里的數(shù)據(jù)不是十分準(zhǔn)確，搜索出來(lái)的文件和案卷信息和庫(kù)房?jī)?nèi)的實(shí)體檔案信息有出入。有的檔案在電腦上顯示不出來(lái)，檔案管理人員在庫(kù)房里卻能找到。針對(duì)情況，仍然用手工檢索的方式來(lái)搜索和確認(rèn)。總提來(lái)說(shuō)，缺失嚴(yán)密邏輯和精準(zhǔn)度的檔案管理系統(tǒng)難以提高檔案的檢索效率。

三、提升基層檔案管理工作效率的建議

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，檔案管理工作人員要盡心盡力，不辱使命。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要深入督促應(yīng)歸檔的資料不可漏歸或不歸。單位應(yīng)將檔案工作列入年度考核，這可以從根本上保證檔案的完整性，從而豐富庫(kù)藏，為本單位的各項(xiàng)活動(dòng)提供最堅(jiān)實(shí)的保障。同時(shí)，還應(yīng)建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，日常工作做到有章可循，檔案工作做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享

當(dāng)前社會(huì)正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、資源化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高資源共享率已成為促進(jìn)基層檔案管理工作效率提升的必要途徑。因此，基層單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，積極引進(jìn)信息共享軟件，將能共享的文件資料和檔案數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)云數(shù)據(jù)信息管理。這樣不僅能解放檔案工作人員手工輸入的負(fù)擔(dān)，還能提高檔案的遠(yuǎn)程利用率，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能快速提供給出差在外的利用者。

3.提升檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)關(guān)系到檔案的安全和質(zhì)量。首先，要提升檔案管理工作人員的宏觀管理能力，把檔案管理工作的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)稔熟于心，確?；鶎訖n案的安全。其次，要提升檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平?；鶎訂挝粦?yīng)招錄檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才并形成人才梯隊(duì)，以提高對(duì)文件資料的鑒定能力，保證緊張的庫(kù)房空間里存儲(chǔ)的每一份檔案都是精華，還能保證一個(gè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)期不走樣。最后，要加強(qiáng)對(duì)在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，這樣才有能力創(chuàng)新出檔案管理的新方式。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)社會(huì)科學(xué)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中得到普及離不開(kāi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層檔案的關(guān)注，離不開(kāi)基層檔案管理人員默默的堅(jiān)守和奉獻(xiàn)，更離不開(kāi)信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的幫助。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)把檔案信息化管理工作推動(dòng)起來(lái)，提升基層檔案管理的工作效率和管理水平。

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