淺議高職院校教學(xué)秘書的崗位作用與崗位能力培養(yǎng)

徐霞

摘 要：高職院校教學(xué)秘書是教學(xué)管理的基層實(shí)踐者、組織者、管理者、服務(wù)者，同時(shí)也是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀，在教學(xué)管理中起著重要的作用。根據(jù)教學(xué)秘書的崗位作用，提出加強(qiáng)教學(xué)秘書的相應(yīng)崗位能力的培養(yǎng)，是搞高高職院校教學(xué)管理質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)改革的重要任務(wù)。

關(guān)健詞：高職院校;教學(xué)秘書;崗位作用;崗位能力

高職院校教育教學(xué)質(zhì)量水平的提高，需要我們對(duì)教學(xué)工作以及教學(xué)手段的創(chuàng)新，同時(shí)還需要合理的教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理中最基層的一線管理服務(wù)人員，在教學(xué)管理中發(fā)揮著重要的作用，他們崗位能力水平的高低直接影響著高職院校教學(xué)工作質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因此，認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書崗位作用、崗位能力結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)教學(xué)秘書崗位能力培養(yǎng)具有十分重要意義。

一、高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

（一）教學(xué)運(yùn)理管理作用

高職院校教學(xué)秘書的主要工作內(nèi)容是教學(xué)運(yùn)行管理，包括日常教學(xué)管理、教學(xué)檔案管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等方面工作，其主要職責(zé)在于協(xié)助分管教學(xué)院長做好本學(xué)院的教學(xué)工作管理及有關(guān)教學(xué)制度、教學(xué)文件及各項(xiàng)教學(xué)工作的貫徹執(zhí)行與布置落實(shí)。保證學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)工作正常有序進(jìn)行。

（二）溝通的橋梁作用

教學(xué)秘書在負(fù)責(zé)向全院教師傳達(dá)學(xué)院及上級(jí)主管部門所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、文件精神及各項(xiàng)教學(xué)工作時(shí)需準(zhǔn)確、及時(shí)地將信息傳遞給學(xué)院老師，并虛心聽取學(xué)院老師們對(duì)教學(xué)管理過程中的意見和建議，及時(shí)反饋學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息，為教師的授課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供支持與幫助。教學(xué)管理工作涉及方方面面，良好的溝通與協(xié)調(diào)能力是保證教學(xué)工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵所在。

（三）教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控作用

教學(xué)秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做出的教學(xué)決策，負(fù)有檢查、督促、催辦、落實(shí)的職責(zé)。這就需要教學(xué)秘書比較全面的了解教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查教學(xué)質(zhì)量，分析評(píng)估教學(xué)效果，并根據(jù)所反饋的情況進(jìn)行分析、研究與總結(jié)。在教學(xué)管理中形成自己意見和建議，也要為教學(xué)管理工作中存在的問題提出對(duì)策與解決方案，從而促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量不斷提高。

二、高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中應(yīng)具備的崗位能力

教學(xué)管理事務(wù)復(fù)雜、繁瑣，是一項(xiàng)平凡而艱巨的工作。這對(duì)教學(xué)秘書的能力提出了更高的要求，認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書應(yīng)具備的崗位能力，并在工作實(shí)踐中有意識(shí)地培養(yǎng)之，是教學(xué)秘書從新手到專家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)，對(duì)提高教學(xué)管理水平和工作效率具有重要的意義。

（一）統(tǒng)籌管理能力

高職院校教學(xué)秘書工作頭緒繁多，內(nèi)容涉及到教師調(diào)、換課手續(xù)辦理、教學(xué)計(jì)劃管理、教務(wù)管理、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、選課管理、畢業(yè)論文管理、畢業(yè)資格審核、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等方面的工作。作為教學(xué)秘書，必須具有統(tǒng)籌規(guī)劃能力，應(yīng)做到事前有計(jì)劃，計(jì)劃做到有余地，遇事考慮輕重緩急。對(duì)于常規(guī)的教學(xué)工作做到心中有數(shù)，合理安排工作程序，提高工作效率。

（二）信息綜合處理能力

在這個(gè)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，教學(xué)秘書應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行教學(xué)管理工作已經(jīng)普及。包括各類通知、教學(xué)文件的發(fā)送、教務(wù)管理、成績管理、選課管理、教學(xué)任務(wù)安排、實(shí)踐教學(xué)管理、檔案管理、畢業(yè)資格審核等，諸多教學(xué)管理工作都離不開計(jì)算機(jī)。所以，加強(qiáng)相關(guān)教學(xué)軟件、數(shù)據(jù)庫等知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握系統(tǒng)管理、信息管理等先進(jìn)的管理方法和技能，熟練使用教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、實(shí)踐教學(xué)管理系統(tǒng)等，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)才能更加優(yōu)質(zhì)、快捷為師生服務(wù)，提高教學(xué)管理質(zhì)量。

（三）溝通與協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著溝通的橋梁作用，教學(xué)秘書不僅要完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)所布置的各項(xiàng)工作，而且在日常教學(xué)管理中要與職能部門、教師、學(xué)生保持緊密聯(lián)系，在這些聯(lián)系中溝通是最直接方式，只有具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，才能消除工作中的阻力，使是溝通更順暢、高效。另外，教學(xué)秘書在工作中也要注重工作方法，擺正自己在協(xié)調(diào)工作中的地位和角色，促進(jìn)教學(xué)工作良性運(yùn)轉(zhuǎn)，提高教學(xué)管理工作的效率。

（四）調(diào)研分析能力

教學(xué)秘書應(yīng)積極地對(duì)教學(xué)過程進(jìn)行跟蹤調(diào)查，了解教師的課堂教學(xué)情況及學(xué)生的學(xué)情，檢查督促教學(xué)環(huán)節(jié)的落實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，處理問題，以保證教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果的提高。要重視教學(xué)信息的收集、整理及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)提供完整、準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息，把對(duì)策建議和處理預(yù)案直接提供給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

（五）良好的個(gè)人修養(yǎng)和心理調(diào)適能力

教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁多，壓力大、責(zé)任重。一旦發(fā)生疏忽，就可能造成較大的教學(xué)事故，給教學(xué)秘書工作帶來一定的心理壓力。在執(zhí)行決策過程中，遇到同事不配合、遭到誤會(huì)、受到委曲、甚至是批評(píng)，都會(huì)直接影響教學(xué)秘書的工作心情，產(chǎn)生負(fù)面情緒，這就需要教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的個(gè)人修養(yǎng)與自我調(diào)適能力，以平和的心態(tài)對(duì)待工作，在工作中始終保持“愛崗、敬業(yè)、忠實(shí)、服務(wù)”的精神。

總之，高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)與管理。一方面要完善教學(xué)秘書的崗位培訓(xùn)制度，通過舉辦職業(yè)化培訓(xùn)、教學(xué)研討、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等來加強(qiáng)教學(xué)秘書崗位能力培養(yǎng)。另一方要加強(qiáng)思想教育，讓他們充分認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作的重要性，熱愛高等教育事業(yè)，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)職業(yè)的精神、強(qiáng)化全心全意為師生服務(wù)的意識(shí)，確保教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定、高效，有效促進(jìn)高職院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙霞.以人為本建設(shè)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍[J].中國成人教育，2011，（12）.

[2]鐘任軍.高職院校教學(xué)秘書崗位職責(zé)與崗位能力淺議[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2014，（6）.

[3]湯玉英.新時(shí)期高校教學(xué)管理工作中教學(xué)秘書的能力培養(yǎng)[J].讀與寫雜志，2013，（4）.

[4]黃珊.新時(shí)期高職學(xué)院教學(xué)秘書管理工作之探討[J].天津市教科院學(xué)報(bào)，2012，（6）.