高校進(jìn)口儀器設(shè)備采購管理模式的思考

渠 暉, 于文娟, 楊化濱

(南開大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處, 天津 300071)

1 高校采購進(jìn)口儀器設(shè)備的現(xiàn)狀

1.1 國產(chǎn)與進(jìn)口儀器設(shè)備

近年來,國家出臺了《國家中長期科學(xué)技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要(2006—2020年)》《中共中央、國務(wù)院關(guān)于實(shí)施科技規(guī)劃綱要,增強(qiáng)自主創(chuàng)新能力的決定》等文件。這些文件的核心目的就是希望高等院校在基礎(chǔ)研究和關(guān)鍵技術(shù)上實(shí)現(xiàn)突破,研發(fā)出高精尖的國產(chǎn)儀器設(shè)備,實(shí)現(xiàn)相關(guān)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)增長方式的轉(zhuǎn)型,從而進(jìn)一步推動科技創(chuàng)新型國家的建設(shè)。在國家大力支持下,國產(chǎn)儀器設(shè)備研發(fā)與生產(chǎn)突飛猛進(jìn)。在相同實(shí)驗(yàn)條件下,一些國產(chǎn)儀器設(shè)備在精度與實(shí)驗(yàn)重復(fù)性方面已經(jīng)與進(jìn)口儀器設(shè)備不相上下,這也從一個側(cè)面反映出國產(chǎn)儀器設(shè)備研發(fā)近幾年取得了極大的發(fā)展。此外,相對于進(jìn)口儀器設(shè)備高昂的價格,國產(chǎn)儀器設(shè)備也具備了很大的競爭優(yōu)勢[1-4]。

高校主要的任務(wù)是教學(xué)與科研工作,高校用戶在選擇儀器設(shè)備方面,除了考慮前面提到的儀器設(shè)備精度、實(shí)驗(yàn)重復(fù)性、價格等問題外,一般還會考慮以下幾個因素：

(1) 高校中承擔(dān)科學(xué)研究任務(wù)的絕大多數(shù)用戶若想在國際頂尖刊物上發(fā)表高水平文章,除了文章內(nèi)容之外,實(shí)驗(yàn)中用到儀器設(shè)備的品牌和參數(shù)也是文章能否接收的關(guān)鍵性因素之一。這其中很大一部分原因是,很多國外頗具影響力的學(xué)術(shù)期刊審稿人對于國產(chǎn)儀器設(shè)備了解不夠充分,在審稿時可能會因?yàn)椴涣私鈱?shí)驗(yàn)中所使用的國產(chǎn)儀器設(shè)備的參數(shù)、精度等問題而對實(shí)驗(yàn)結(jié)果產(chǎn)生懷疑。因此,為了能順利在國外著名期刊上發(fā)表高水平文章,用戶大多會傾向于選擇采購進(jìn)口儀器設(shè)備開展實(shí)驗(yàn)。

(2) 高校部分用戶反映有些國產(chǎn)儀器設(shè)備在使用過程中還存在不可忽視的缺陷。例如某品牌的國產(chǎn)移液器在人體工程學(xué)設(shè)計方面存在一些問題而導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)重復(fù)性差等,某品牌的國產(chǎn)二氧化碳培養(yǎng)箱返修率較高,耽誤實(shí)驗(yàn)進(jìn)展等。這也在一定程度上導(dǎo)致了部分高校用戶傾向于選擇采購進(jìn)口儀器設(shè)備。

(3) 隨著近幾年國家人才戰(zhàn)略的推進(jìn),很多在國外名校畢業(yè)回國的學(xué)者在國外科學(xué)研究中長期使用某品牌的進(jìn)口儀器設(shè)備,歸國后為了保證實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的一致性與延續(xù)性,減少對實(shí)驗(yàn)條件的摸索,會傾向于選擇采購以前使用的同品牌同型號儀器設(shè)備。

綜上,高校用戶對儀器設(shè)備的選擇,尤其是對實(shí)驗(yàn)室專用科學(xué)研究儀器設(shè)備進(jìn)行選擇時,大多傾向于首選進(jìn)口儀器設(shè)備[5]。

1.2 南開大學(xué)進(jìn)口儀器設(shè)備采購現(xiàn)狀與特點(diǎn)

圖1為南開大學(xué)近年來進(jìn)口儀器設(shè)備采購情況。南開大學(xué)作為文理并重的綜合性大學(xué),進(jìn)口儀器設(shè)備的采購量與典型的同類型同規(guī)模兄弟院校相比偏少。但是,隨著國家的發(fā)展與支持,我校近年來進(jìn)口儀器設(shè)備采購的情況也呈現(xiàn)逐年增長的趨勢。

圖1 南開大學(xué)近年來進(jìn)口儀器設(shè)備采購情況

進(jìn)口儀器設(shè)備作為國產(chǎn)儀器設(shè)備的有益補(bǔ)充,與同類型國產(chǎn)儀器設(shè)備相比,具有單臺件金額高,臺件數(shù)少,使用院系較為集中等特點(diǎn)。呈現(xiàn)以上特點(diǎn)的原因,一是同類型進(jìn)口儀器設(shè)備品牌知名度高,且國外人工成本在一定程度上高于國內(nèi)人工成本；二是進(jìn)口儀器設(shè)備采購量小于國產(chǎn)儀器設(shè)備采購量,沒有形成采購規(guī)模。國產(chǎn)儀器設(shè)備不僅僅包含通用型儀器設(shè)備,還包含專用型儀器設(shè)備,覆蓋面比較廣,而進(jìn)口儀器設(shè)備一般來說均為專用型儀器設(shè)備,學(xué)科針對性比較強(qiáng)；三是進(jìn)口儀器設(shè)備主要用途是教學(xué)和科學(xué)研究,尤其主要是科學(xué)研究。因此,理工科院系采購比較多,而文科院系由于其學(xué)科特點(diǎn),基本不需要專業(yè)儀器設(shè)備開展科學(xué)研究,因而較少采購進(jìn)口儀器設(shè)備。

2 進(jìn)口儀器設(shè)備采購管理流程中的問題

根據(jù)國家頒布的《中華人民共和國政府采購法》《教育部政府采購管理暫行辦法》等采購管理法律法規(guī),結(jié)合我校的實(shí)際工作,南開大學(xué)目前儀器設(shè)備采購以采購額30萬元人民幣作為招標(biāo)限額,超過30萬元人民幣的采購項(xiàng)目需要進(jìn)行招標(biāo)采購。進(jìn)口儀器設(shè)備普遍金額較高,綜合前幾年的采購情況統(tǒng)計,有一半以上的進(jìn)口儀器設(shè)備都需要通過招標(biāo)方式進(jìn)行采購。高校進(jìn)口儀器設(shè)備采購管理的流程如圖2所示。

圖2 高校進(jìn)口儀器設(shè)備采購管理流程簡圖

由于進(jìn)口儀器設(shè)備采購周期長,采購流程中涉及單位較多,其中還包括商務(wù)部、海關(guān)等校外單位,涉及的相關(guān)審批手續(xù)較為嚴(yán)格與復(fù)雜,因而相對于國產(chǎn)儀器設(shè)備的采購來說,在實(shí)際操作中可能會遇到比較多的問題。

2.1 采購審批階段

在采購審批階段,用戶可能需要多次往返于高校內(nèi)各個職能部門,如院系辦公室、財務(wù)處、科技處、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處、招投標(biāo)管理辦公室等。尤其是國內(nèi)很多高校為了進(jìn)一步發(fā)展,設(shè)立了不同的校區(qū),辦理手續(xù)需要在不同校區(qū)間往返,浪費(fèi)人力物力。就南開大學(xué)而言,目前有八里臺校區(qū)、津南校區(qū)和泰達(dá)學(xué)院三個校區(qū),各個職能部門分散在這三個校區(qū),用戶提交采購申請后可能需要在三個校區(qū)之間往返辦理審批手續(xù),增加了成本也降低了效率[6]。

2.2 論證階段

在論證階段,論證委員會把關(guān)嚴(yán)謹(jǐn)與否很重要,一旦儀器設(shè)備通過了論證,就會進(jìn)入采購階段。論證委員會與論證專家在論證過程中,應(yīng)考慮到各種可能發(fā)生的情況,如儀器設(shè)備采購后可能無人管理與使用,或者儀器設(shè)備到貨后可能由于沒有合適的存放地點(diǎn)或者驗(yàn)收指標(biāo)而導(dǎo)致無法驗(yàn)收等。一旦發(fā)生上述情況,不但會影響高校儀器設(shè)備的正常使用,還有可能給高校帶來經(jīng)濟(jì)損失或隱患[7]。

2.3 采購階段

在采購階段,招標(biāo)采購方式的選擇非常重要。目前大多數(shù)高校采用的招標(biāo)采購方式,主要為公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購和詢價等5種。如何選擇合適的招標(biāo)采購方式是高校招標(biāo)采購工作中的重點(diǎn)與難點(diǎn)。此外,在整個采購過程中,匯率波動也可能會給高校帶來一定的風(fēng)險。

2.4 外貿(mào)代理

高校沒有獨(dú)立的進(jìn)出口權(quán),無法直接與外商簽署外貿(mào)合同,需要委托具有資質(zhì)的外貿(mào)代理公司代表高校與外商簽署外貿(mào)合同并進(jìn)行進(jìn)口儀器設(shè)備的采購。高校在實(shí)際工作中,一般習(xí)慣于沿襲以前合作的外貿(mào)代理公司,因?qū)ζ淙狈τ行У墓芾砀偁帣C(jī)制,無法在實(shí)際工作中達(dá)到優(yōu)勝劣汰的目的[8]。

2.5 檔案管理

高校采購進(jìn)口儀器設(shè)備,一般會留存紙質(zhì)檔案。在實(shí)際檔案管理工作中,部分檔案可能會因?yàn)楸４鏁r間過長引起字跡模糊不清(如光敏紙),從而導(dǎo)致部分檔案缺失,給檔案管理工作帶來問題。

3 對于高校進(jìn)口儀器設(shè)備采購與管理模式的思考

3.1 建立儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)

在儀器設(shè)備采購管理工作中,引入互聯(lián)網(wǎng)思維模式進(jìn)行數(shù)字化校園建設(shè),可以突破時間空間的局限性,讓用戶可以依托互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地開展采購工作,降低用戶在儀器設(shè)備采購方面投入的時間和精力,從而更高效地投入到教學(xué)科研工作中。儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)投入運(yùn)行后,用戶可直接在線申購,通過審批后,只需要向?qū)嶒?yàn)室設(shè)備處遞交必要的文字材料或電子版材料,即可完成儀器設(shè)備的申購工作,大大提高效率。此外,信息化平臺的建設(shè),如網(wǎng)上競價系統(tǒng)、儀器設(shè)備采購全生命周期管理系統(tǒng)的建設(shè),也可以從科技層面防范腐敗現(xiàn)象的發(fā)生,有利于廉政建設(shè)。目前我校建立的設(shè)備家具管理系統(tǒng),初步實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備的全生命周期管理,既方便了用戶,提高了工作效率,又保證了采購數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性[9-10]。

3.2 加強(qiáng)大型貴重儀器設(shè)備的論證與驗(yàn)收工作

論證工作一般涵蓋儀器設(shè)備申購理由、選型分析、外部環(huán)境條件以及用戶自身?xiàng)l件等。論證工作最重要的目的,就是減少甚至杜絕重復(fù)采購、采購后無人使用而閑置等問題。此外,儀器設(shè)備的先進(jìn)性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性等也是論證工作非常重要的因素。加強(qiáng)論證工作,首先應(yīng)轉(zhuǎn)變論證委員會與論證專家的思維模式,做到據(jù)實(shí)論證,按需論證,避免在論證通過后出現(xiàn)重復(fù)采購或者采購后閑置等問題,也避免采購性能指標(biāo)明顯已經(jīng)落后的儀器設(shè)備。此外,引入論證問責(zé)機(jī)制,由論證委員會與論證專家對其參與論證的項(xiàng)目負(fù)責(zé),一旦出現(xiàn)問題,可對參與論證的專家進(jìn)行追責(zé)[11]。

驗(yàn)收工作一般應(yīng)由校內(nèi)主管部門、校內(nèi)用戶以及供應(yīng)商共同參與,如涉及商檢,還需有海關(guān)進(jìn)出口檢驗(yàn)檢疫部門等校外單位參與驗(yàn)收。驗(yàn)收工作的意義,是保證采購的儀器設(shè)備能夠順利開展工作。加強(qiáng)驗(yàn)收工作,可以在簽訂采購合同的同時,簽訂驗(yàn)收合作備忘錄,在備忘錄里面明確注明驗(yàn)收所需要的場地條件與各項(xiàng)驗(yàn)收指標(biāo),以便保證驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。

3.3 招標(biāo)方式的選擇與匯率波動風(fēng)險防控

選擇合適的招標(biāo)方式,是儀器設(shè)備招標(biāo)采購工作中的一大重點(diǎn),更是一大難點(diǎn)。采用公開招標(biāo)的方式,可以做到公開公平公正,但是有時并不能達(dá)到最理想的結(jié)果。因此,合理采用公開招標(biāo)之外的其他采購方式就顯得尤為重要。在招標(biāo)采購方式的選擇中,公開招標(biāo)、競爭性談判和單一來源采購三種方式在高校實(shí)際招標(biāo)采購工作中使用頻率相對較高[12-13]。

2014年12月,財政部印發(fā)了《政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法》,在政府采購機(jī)制中引入了一種新的招標(biāo)采購方式——競爭性磋商。競爭性磋商可以看作是競爭性談判的另一種補(bǔ)充模式。競爭性談判遵循的原則是低價中標(biāo),有時談判結(jié)果并不一定是用戶最滿意的結(jié)果；而競爭性磋商的原則是綜合評分法,其磋商結(jié)果會保證所購儀器設(shè)備最優(yōu)的性價比[14]。

對于進(jìn)口儀器設(shè)備,由于其專業(yè)性較強(qiáng)、技術(shù)較為復(fù)雜,有時不易確定詳細(xì)規(guī)格。通過實(shí)踐以及未來長遠(yuǎn)發(fā)展來看,競爭性談判和競爭性磋商是對于進(jìn)口儀器設(shè)備招標(biāo)采購較為合理的方式,也是高校采購進(jìn)口儀器設(shè)備首選的兩種招標(biāo)采購方式。

進(jìn)口儀器設(shè)備采購過程中的匯率波動,是采購過程中需要關(guān)注的另一大重點(diǎn)。從2015—2018年,人民幣兌換美元的匯率從6.22∶1漲到6.49∶1， 再漲到6.90∶1, 而后又回落到6.30∶1。以一臺50萬美元的進(jìn)口儀器設(shè)備為例,在這期間采購的預(yù)算,有可能相差將近30萬元人民幣。高校對于匯率波動風(fēng)險,一方面要積極關(guān)注國家時事與政策,針對預(yù)期有可能發(fā)生的匯率波動作出應(yīng)對,及時通知外貿(mào)代理公司進(jìn)行鎖匯或者付匯結(jié)匯；另一方面也可以人為干預(yù),適當(dāng)縮短或延長進(jìn)口儀器設(shè)備采購過程,在匯率相對較低時完成整個外貿(mào)流程中的付匯過程,為高校節(jié)省資金。

3.4 外貿(mào)代理公司的遴選與考核

外貿(mào)代理公司遴選,是選擇外貿(mào)代理公司的一種較為合理的方式。在實(shí)際工作中,部分高校采用了招標(biāo)遴選方式,還有部分高校采用了校內(nèi)評審遴選方式,均獲得了不錯的效果。我校于2018年4月對目前合作的外貿(mào)代理公司進(jìn)行了校內(nèi)評審工作,在未來的工作中,我們依舊傾向于采用招標(biāo)遴選方式選擇外貿(mào)代理公司。

通過對外貿(mào)代理公司的考核,可以對外貿(mào)代理公司進(jìn)行有效監(jiān)管,防止其在工作中產(chǎn)生惰性。在過去幾年的工作中,我校不定期對外貿(mào)代理公司進(jìn)行考核,對不能達(dá)到用戶滿意的外貿(mào)代理公司要求限期整改,整改后達(dá)到了很好的效果。

高校引入外貿(mào)代理公司遴選制度以及與之相適應(yīng)的外貿(mào)代理公司考核制度,對與其合作的外貿(mào)代理公司實(shí)行優(yōu)勝劣汰,可以從一定程度上對外貿(mào)代理公司進(jìn)行激勵與鞭策,也從另一方面保證了進(jìn)口儀器設(shè)備采購的時效性,提高了用戶的滿意度。

3.5 加強(qiáng)進(jìn)口儀器設(shè)備采購檔案管理工作

由于紙質(zhì)檔案的特殊性,在一段時期內(nèi),高校還需要保存紙質(zhì)檔案備查。在保存紙質(zhì)檔案的同時建立電子檔案數(shù)據(jù)庫,是未來儀器設(shè)備采購檔案管理工作的方向。電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立,使得紙質(zhì)檔案在歸檔后,用戶或者儀器設(shè)備管理人員還可以在電腦或者互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行方便的查詢檢索,便于檔案管理與查詢工作的開展。我校自2013年開始,在進(jìn)口儀器設(shè)備采購過程中開始建立電子檔案數(shù)據(jù)庫,內(nèi)容不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案,還增加了“海關(guān)免稅說明”等采購過程中涉及的其他材料,方便查閱檢索的同時,也保證了進(jìn)口儀器設(shè)備采購檔案的全面性與延續(xù)性。

4 結(jié)語

隨著國家“雙一流”戰(zhàn)略的推進(jìn),在未來的一段時期內(nèi),高校儀器設(shè)備會呈現(xiàn)幾何級數(shù)增長,特別是進(jìn)口儀器設(shè)備。在我們未來的工作中,進(jìn)一步加強(qiáng)進(jìn)口儀器設(shè)備的采購管理工作,是采購管理工作中的重點(diǎn),也是保證高校正常教學(xué)科研工作的基礎(chǔ)。