基于信息化條件下探討檔案管理信息化的發(fā)展

王慧芳 馬雯

摘? ?要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的產(chǎn)物，而對(duì)于檔案管理部門而言，必須要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，做好檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理現(xiàn)代化與信息化是并存的，在實(shí)際工作中，必須要處理好兩者之間的管理，實(shí)現(xiàn)兩者之間的共贏，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文中對(duì)基于信息化條件下探討檔案管理信息化的發(fā)展做了詳細(xì)的闡述，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的必要性做了簡(jiǎn)要的分析，并從五個(gè)方面指出了信息化條件下檔案管理信息化的發(fā)展方向，為檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展出謀劃策，僅供同行商榷。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 信息化? 現(xiàn)代化? 發(fā)展方向

中圖分類號(hào)：G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）10（a）-0196-02

1? 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案需要長期保存，很容易出現(xiàn)文檔紙張受潮、蟲蝕等，為了改善存儲(chǔ)環(huán)境，檔案部門要投入大量的文檔管理費(fèi)用，并且檔案需要反復(fù)查閱，這給檔案管理帶來困難。信息社會(huì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，使得檔案管理方式發(fā)生了變化，信息化建設(shè)成為必然。

1.1 檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的要求

全球化背景下，檔案資源信息化建設(shè)成為各國搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最高點(diǎn)，也是加快社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

1.2 檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的要求

在社會(huì)發(fā)展中，檔案工作作為社會(huì)的基礎(chǔ)性工作，對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著重要的作用，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，檔案工作的環(huán)境也在發(fā)生著根本性的變化，無論是內(nèi)部環(huán)境還是外部環(huán)境，內(nèi)部環(huán)境有：工作模式、工作方法等，外部環(huán)境有：使用者的要求，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化等，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)，所以檔案管理工作面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1.3 檔案管理信息化是提高工作效率的要求

在檔案管理工作中，由于檔案的整理和歸類都是人工來進(jìn)行，而檔案管理又要求精細(xì)，花費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，但是最終的效率卻不夠明顯，而在信息化條件下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)，而所呈現(xiàn)出來的弊端也非常明顯。

2? 信息化條件下檔案管理信息化的發(fā)展方向

2.1 檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)化辦公時(shí)代已經(jīng)一去不復(fù)返，無紙化時(shí)代來臨，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，檔案文件可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，省時(shí)省力，不僅提高了工作的效率，同時(shí)也保證了在傳遞過程中的安全性，這是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給辦公帶來的巨大優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也是一次轉(zhuǎn)折點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展給檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。

由于計(jì)算機(jī)的共享性，檔案資源共享可以完全的實(shí)現(xiàn)，而檔案資源是需要大量的檔案館藏，檔案管理的虛擬化可以通過互聯(lián)網(wǎng)之間的互聯(lián)來增加館藏，以獲得大量的檔案資源。通過互聯(lián)網(wǎng)，可以將世界各地的檔案信息收集起來，檔案資源是非常豐富的，而檔案使用者可以在非常短的時(shí)間內(nèi)查閱到所需的資料，解決了紙質(zhì)化時(shí)代的難題，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的最終目的，無紙化和虛擬化的檔案管理工作，不僅能夠使檔案查詢更為方便，而且不占很大的空間，容量非常大，這些都是檔案管理信息化的巨大優(yōu)勢(shì)。

2.2 檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

隨著縮微技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，在檔案管理數(shù)字化方面提供了很大的幫助。檔案信息的數(shù)字化，是通過縮微等相關(guān)的電子技術(shù)將檔案資料轉(zhuǎn)化為相關(guān)的電子文件，以便于查閱和管理?？s微技術(shù)、攝影技術(shù)等電子技術(shù)，都是通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和處理，最終轉(zhuǎn)變?yōu)橄嚓P(guān)的電子文件。

實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制。

2.3 檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，信息化社會(huì)已經(jīng)逐漸形成，人們足不出戶便可知曉天下，信息空間變得越來越大，信息化時(shí)代，不僅人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，人們的工作效率也得到了大幅的提高。對(duì)于檔案管理而言，檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化也在逐步形成，而且其發(fā)揮的效用也越來越明顯。

現(xiàn)階段，在企事業(yè)單位中都建立了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，鑒于有的文件的安全性，有的單位中規(guī)定不能接入互聯(lián)網(wǎng)，甚至有的計(jì)算機(jī)是單機(jī)操作，單位的局域網(wǎng)都禁入。但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件資料的安全性得到了大大的提升，密碼安全技術(shù)的升級(jí)、語音識(shí)別技術(shù)的深化等，這些都很好的保護(hù)了文件資料的安全。對(duì)于文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別技術(shù)，也有了大的提升，收文部門和單位之間的信任度也有所提高。作為信息傳播方式的重要途徑之網(wǎng)絡(luò)傳輸，它有著巨大的優(yōu)勢(shì)，如：速度快、范圍大、成本低、真實(shí)性高等，這些已經(jīng)被社會(huì)各界所廣泛認(rèn)可，所以在檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)為期不遠(yuǎn)。

2.4 檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

隨著電子技術(shù)的日新月異，檔案資源的載體也不再是一種介質(zhì)，它正在向多元化、智能化方向發(fā)展，如光盤、磁盤、U盤、數(shù)碼產(chǎn)品等，這種多元化的載體資源勢(shì)必使檔案館藏步入多元化的發(fā)展方向，所以傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被徹底顛覆，而首當(dāng)其沖的檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代是必然。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及語音識(shí)別技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理向自動(dòng)化和智能化方向邁進(jìn)，在檔案管理的新模式下，文檔一體化成為可能，而檔案信息會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收并按照已知的程序進(jìn)行歸類整理，方便了及時(shí)查閱和使用。傳統(tǒng)的檔案管理模式，如手工整理、人工搬運(yùn)、人工翻閱等模式已經(jīng)一去不復(fù)返，檔案管理工作者徹底從腦力和體力勞動(dòng)中解脫，新的管理模式更為安全和便捷，節(jié)省了大量的時(shí)間成本和勞動(dòng)力成本，這是信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也發(fā)揮了檔案管理的最大化價(jià)值。

2.5 檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化

首先，檔案管理實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化管理，可以更好的為檔案管理的共享做服務(wù)。檔案資料，是一本記事簿，它記載著歷史，有著重要的價(jià)值意義，不僅記載歷史，服務(wù)現(xiàn)在，同時(shí)也是未來的重要參考資料，是重要的信息資源，且不可再生。檔案管理實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化管理，可以增強(qiáng)人們對(duì)檔案保護(hù)的意識(shí)，建立完善的檔案共享機(jī)制，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，發(fā)揮其最大的用處。

其次，檔案管理實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化后，可以更好的開發(fā)和利用檔案資源。檔案資源是一本記事簿，只要對(duì)其進(jìn)行有效利用，可以更好的知古今，為工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

最后，檔案管理實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化后，從根本上推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，檔案數(shù)據(jù)庫是各行各業(yè)檔案信息的匯總，這更需要社會(huì)各界的廣泛支持，使檔案資源更加的豐富和完善;第二，各行各業(yè)的發(fā)展也離不開檔案資源庫，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展離不開原始的檔案資源。所以，以上兩個(gè)方面，是相互依存，共同進(jìn)步，為檔案管理社會(huì)化和市場(chǎng)化提供了基礎(chǔ)的資源，最終推動(dòng)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

3? 結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化已成為趨勢(shì)，對(duì)于檔案工作人員而言，要不斷的完善自身，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，將其運(yùn)用到實(shí)際的工作中，提高檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 褚麗娜.現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界，2019（S1）：90.

[2] 趙國偉.淺談文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)[J].高原地震，2019，31（2）：71-74.

[3] 梁金愛.數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化的建設(shè)策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（18）：21-22.