淺談林業(yè)檔案信息化建設(shè)

劉常玲

林業(yè)檔案作為林業(yè)檔案資源的歷史工具，記載著林業(yè)工作者的成就業(yè)績(jī)，是溝通各林業(yè)單位部門(mén)之間的重要紐帶，同時(shí)也作為載體，反映了林業(yè)部門(mén)在貫徹國(guó)家林業(yè)法律法規(guī)政策等方面所做出的突出貢獻(xiàn)。而今，林業(yè)檔案的信息化建設(shè)成為林業(yè)工作中重要的組成部分，與林業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。

信息技術(shù)發(fā)展迅猛的今天，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)融入各行各業(yè)，成為社會(huì)發(fā)展重要的催化劑。檔案信息化管理模式有助于檔案部門(mén)從具備檔案管理與利用的職能，信息化采集與服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，而且已經(jīng)成為其發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，檔案信息化為檔案工作注入了新的發(fā)展活力，檔案信息化建設(shè)成為擺在檔案管理者面前必須要解決的問(wèn)題。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的共享性，必須解決檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，才能使檔案管理工作效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

一、林業(yè)檔案信息化建設(shè)的益處

（一）傳統(tǒng)林業(yè)檔案紙質(zhì)媒介的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的林業(yè)檔案管理工作通常以紙張為媒介進(jìn)行信息的記載和傳遞。紙質(zhì)檔案是一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的文書(shū)紙質(zhì)檔案也由于自身特性，在保存的過(guò)程中容易受到很多不確定因素的影響，造成一定程度的損毀，給檔案工作帶來(lái)?yè)p失。另外，受到歷史條件的限制，檔案的傳輸性能也被局限，傳統(tǒng)的方式通常是以郵遞紙質(zhì)信息的方式進(jìn)行信息共享，不僅時(shí)間長(zhǎng)，而且安全性也不能保證，檔案文件丟失的概率很大，檔案管理工作的效率非常低。

（二）林業(yè)檔案信息化建設(shè)的益處

1.檢索快捷，節(jié)約成本

如果在實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化建設(shè)的單位，對(duì)于檔案借閱過(guò)程中，檢索目錄，檢索原文都非常迅速和快捷，可以不必都調(diào)出原件，這樣既節(jié)省時(shí)間，也避免對(duì)原件利用時(shí)的磨損，提高了工作效率。在工作人員調(diào)閱文件的時(shí)候，除非必要復(fù)印之外，只須調(diào)閱電子版的文件目錄及電子版的文件即可，既節(jié)省時(shí)間、節(jié)省人力，又節(jié)省紙質(zhì)資源。在日常檔案管理工作中將更有利于利用。

2.檔案保管利用更安全

林業(yè)檔案不再是單純的紙質(zhì)文件，而是以紙質(zhì)檔案和數(shù)字化掃描檔案雙套制的形式進(jìn)行記錄和保存。數(shù)字化掃描檔案的存在不僅大大提高了檔案保存的安全系數(shù)，而且還不容易受到自然條件的干擾。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)手段提高了檔案的保存性和傳輸性，能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，不需要浪費(fèi)大量的人力和時(shí)間，這是傳統(tǒng)檔案管理所無(wú)法比擬的。檔案的管理模式也不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理理念，而是實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，使林業(yè)檔案利用高效、安全，大大推動(dòng)了林業(yè)事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，信息資源共享成為可能

檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是檔案實(shí)現(xiàn)信息共享的必經(jīng)之路。建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)一定要嚴(yán)格遵守保密原則，謹(jǐn)防泄密。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)還要進(jìn)行與各單位鏈接的端口的預(yù)留，以便為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備工作。檔案信息化建設(shè)首先要進(jìn)行檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)錄入，其次就是把進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描加工的電子文件與相應(yīng)的目錄掛接，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。林業(yè)檔案管理部門(mén)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化，信息資源共享成為可能。

二、林業(yè)文案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案信息化建設(shè)的主要障礙就是有些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重要性的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足。有些領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)因循守舊，還停留在傳統(tǒng)意義上的檔案管理上，沒(méi)有放眼到開(kāi)放的世界，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，打破以前那種封閉式的管理模式，更沒(méi)有考慮到檔案信息化建設(shè)對(duì)節(jié)約時(shí)間和人力成本的重要性。

（二）檔案信息化建設(shè)的資金投入不足

林業(yè)建設(shè)單位大多分布在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)或不發(fā)達(dá)的地區(qū)，資金實(shí)力不足。要實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案信息化建設(shè)，必須投入一定的資金進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)升級(jí)與設(shè)施設(shè)備的更新和配備、并且購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件。大多數(shù)單位沒(méi)有做這部分資金的預(yù)算，或許沒(méi)有考慮這部分資金的預(yù)算支出，給林業(yè)檔案信息化建設(shè)帶來(lái)現(xiàn)實(shí)困難。

（三）檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

傳統(tǒng)的檔案管理要求檔案員做到檔案的整理歸檔、借閱、統(tǒng)計(jì)和保管等基本管理技能，但在檔案信息化建設(shè)的情況下，對(duì)檔案員的素質(zhì)要求更高，不僅要求會(huì)傳統(tǒng)檔案管理方式，還要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及檔案管理軟件的操作方法和技能熟練掌握。林業(yè)部門(mén)對(duì)檔案管理人員往往要求不高，有些單位的檔案員甚至連最基本的檔案管理知識(shí)掌握都不牢固，在檔案整理，借閱和使用過(guò)程中查準(zhǔn)率不高，影響工作的正常開(kāi)展。因此，提高各單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是每個(gè)單位必須提高到認(rèn)識(shí)的新高度，抓緊培訓(xùn)。

（四）缺少規(guī)范統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)

林業(yè)檔案信息化工作的開(kāi)展，還有一個(gè)難題，那就是檔案數(shù)字化掃描加工工作缺少一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)紙質(zhì)檔案紙張大小的規(guī)定，不同類(lèi)型檔案的劃分：如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等等，如何進(jìn)行數(shù)字化掃描沒(méi)有一個(gè)完整統(tǒng)一的規(guī)定。很多單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描加工時(shí)，都是采用外聘服務(wù)的方式進(jìn)行，這些公司工作人員的業(yè)務(wù)水平也是參差不齊，所以掃描出的數(shù)字化檔案也是五花八門(mén)，應(yīng)用起來(lái)比較麻煩。

三、加強(qiáng)林業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議

（一）提高林業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

提高林業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，首先要從提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度開(kāi)始，要讓部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的重要性以及檔案信息化建設(shè)的重要性。要讓領(lǐng)導(dǎo)真正對(duì)檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要意義有深刻的認(rèn)識(shí)，才能對(duì)檔案信息化建設(shè)工作有很大地促進(jìn)作用，從而加快各林業(yè)部門(mén)的檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）加大檔案軟硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入

檔案信息化建設(shè)工作離不開(kāi)資金的支持。檔案軟硬件設(shè)施建設(shè)需要更新檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)。購(gòu)置更新電腦、掃描儀等硬件。林業(yè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要把檔案軟硬件建設(shè)作為單位的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，提前謀劃，做好預(yù)算，真正把資金用在檔案管理工作中來(lái)。

（三）加快檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，增強(qiáng)檔案的安全保管措施

檔案資源的數(shù)字化，是一種新型的檔案信息形式，能夠?qū)⒉煌臋n案信息資源進(jìn)行整合，是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展而產(chǎn)生的。它的優(yōu)勢(shì)在于能夠?qū)⒏鞣N形式的信息資源以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，然后通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將信息資源進(jìn)行連接，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享。這樣不僅能夠避免檔案資源載體在使用過(guò)程中所造成的損壞，而且提高了檔案的使用效率，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)利用的目的。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)，一定要時(shí)刻注意檔案信息資源的安全保管問(wèn)題，加強(qiáng)檔案信息資源的保密措施，確保不出現(xiàn)檔案信息資源泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

（四）加大對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)于檔案管理人員的選用一定要堅(jiān)持學(xué)歷與技術(shù)相結(jié)合的原則。既要保證檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要保證政治素質(zhì)過(guò)硬。要加大對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度。要每年定期舉辦或參加檔案管理部門(mén)組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)或走出去的方法，廣開(kāi)思路，增加見(jiàn)識(shí)，使檔案管理人員真正適應(yīng)檔案管理工作。對(duì)于檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)建立的單位，還要對(duì)專(zhuān)兼職檔案員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和保密培訓(xùn)。

（五）加快檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

盡快建立一套完整規(guī)范的檔案信息化加工標(biāo)準(zhǔn)，是解決檔案掃描過(guò)程中所遇到問(wèn)題最直接的解決途徑。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括：檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)加密規(guī)范、電子文件信息化加工后檔案存儲(chǔ)格式與載體規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等。建立檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)，能夠規(guī)范檔案數(shù)字化加工行為，使掃描的文書(shū)檔案整齊，規(guī)范，方便利用。

（作者單位： 河北省林業(yè)科學(xué)研究院）