縣級綜合檔案館在檔案接收進(jìn)館工作中存在的問題與對策

寧區(qū)亮

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革全面深入的推進(jìn)，機構(gòu)改革、國有企業(yè)重組、破產(chǎn)，形成大量需要及時接收進(jìn)館的檔案。這些檔案，與群眾生活息息相關(guān)，具有非常重要的歷史價值和利用價值，是國家的寶貴財富。檔案工作在基層特別是在縣一級尤其重要，如果縣級綜合檔案館接收工作做得不夠好、不夠及時，就會對化解矛盾糾紛、權(quán)屬爭議，保持政策的連續(xù)性帶來不利影響，政府工作就會被動，群眾權(quán)益就無法保障。從而給國家和社會帶來不可估量的損失。因此，縣級綜合檔案館必須搞好檔案的接收工作，才能真正體現(xiàn)檔案工作的功能與作用。

一、存在的主要問題

（一）需接收進(jìn)館的檔案時間跨度長。經(jīng)過摸底，全縣還有15個街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)30年的檔案沒有接收進(jìn)館，且有一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)一直沒有接收進(jìn)館。

（二）檔案數(shù)量少，內(nèi)容單一，種類不全。雖然多數(shù)街鎮(zhèn)檔案接收的時間跨度長，但檔案數(shù)量卻不多。最近一次整理接收6個撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案，個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案整理件數(shù)竟然連續(xù)多年不到兩位數(shù)。檔案內(nèi)容以街道鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)收發(fā)的文件居多，而價值高、利用多與民生相關(guān)的人事、勞動、教育、衛(wèi)生、民政、財政等檔案卻很少。檔案種類不全，多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)以文書檔案為主，而照片、聲像、實物等形式的檔案卻沒有或很少。

（三）檔案整理不規(guī)范或未加整理，檔案整理質(zhì)量達(dá)不到進(jìn)館要求，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作相對滯后。主要表現(xiàn)在：檔案材料收集不齊全，檔案組卷不合理，案卷標(biāo)題不規(guī)范。部分撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)、破產(chǎn)改制企業(yè)檔案材料未加整理，由于撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)、破產(chǎn)改制企業(yè)無留守人員，代管單位無能力對大量長期管理混亂的檔案進(jìn)行整理和移交，且個別單位對檔案整理移交工作持不配合態(tài)度，使檔案移交工作難以開展。部分縣直單位、街道鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案工作重視不夠，檔案機構(gòu)缺失，職責(zé)不明，檔案人員不穩(wěn)定，兼職過多。許多檔案員未經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)知識欠缺，從而導(dǎo)致檔案收集不完整、整理不規(guī)范，給檔案的接收進(jìn)館工作帶來了很大困難。

（四）檔案館事業(yè)經(jīng)費不足，束縛了檔案事業(yè)的發(fā)展。存在檔案裝備老化、數(shù)字化工作開展困難等問題。檔案事業(yè)經(jīng)費未能實現(xiàn)與國民經(jīng)濟(jì)和社會事業(yè)同步發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足的問題沒有根本解決。檔案館室基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后，功能不健全，不能滿足需要，社會服務(wù)功能較弱的狀況沒有得到根本扭轉(zhuǎn)。

（五）現(xiàn)有檔案館庫房面積狹小，不符合檔案館建設(shè)與設(shè)計要求，難以滿足檔案按時接收進(jìn)館的需要。以筆者所在市（臨沂市）各縣區(qū)檔案館為例：12個縣區(qū)檔案館中，建筑面積2200平方米的1個，建筑面積1200-2000平方米的3個，建筑面積1000-1200平方米的7個，建筑面積1000平方米以下的1個。按照《市、縣國家綜合檔案館測評辦法》（檔辦【2008】30號）的要求：館藏檔案數(shù)量10萬卷以下的，縣級檔案館建筑面積指標(biāo)為1200-2600平方米;館藏檔案數(shù)量10-20萬卷的，縣級綜合檔案館建筑面積指標(biāo)為2600-4600平方米。實際情況是各縣區(qū)館藏檔案數(shù)量均超過10萬卷，按標(biāo)準(zhǔn)基本處于過飽和狀態(tài)，按時接收進(jìn)館，難度較大。

二、對策

（一）隨著機構(gòu)改革的推進(jìn)，檔案管理工作將越來越規(guī)范。這次機構(gòu)改革，把檔案的行政管理職能劃歸縣委辦公室，必將加強檔案指導(dǎo)和管理工作的力度，理順行政關(guān)系。在更高層面與更廣范圍內(nèi)加強檔案管理工作，確保檔案整理齊全完整規(guī)范，有利于以后檔案的接收進(jìn)館。

（二）主動與撤并單位聯(lián)系，變被動為主動，適當(dāng)擴(kuò)大撤并單位的檔案接收范圍。 主動與改革涉及的部門和單位聯(lián)系，制定檔案管理與處置工作方案，做好文件材料的收集、整理、保管、利用、清點、交接工作，按規(guī)定對不符合檔案保管條件的單位及時接收進(jìn)館，對符合條件的單位敦促其向新組建機構(gòu)移交檔案，嚴(yán)防檔案流失和失泄密問題發(fā)生。要把工作做在前面，不要坐等相關(guān)單位上門，竭力避免因監(jiān)督、指導(dǎo)不到位致使檔案丟失、損毀事情的發(fā)生。撤并單位、破產(chǎn)企業(yè)短期保存的檔案依照《檔案法》規(guī)定不需要接收進(jìn)館的，但在具體實踐中會出現(xiàn)經(jīng)常用到的現(xiàn)象，所以作為縣級綜合檔案館，撤并單位和破產(chǎn)企業(yè)數(shù)量不是特別多的情況下，有必要擴(kuò)大接收范圍。如我縣造紙廠、水泥廠、蒼松公司企業(yè)破產(chǎn)檔案中的簽到簿、工資發(fā)放單、會計檔案等在核實職工工齡、補繳養(yǎng)老保險維護(hù)職工合法權(quán)益方面發(fā)揮了關(guān)鍵性證據(jù)作用，所以這部分檔案應(yīng)適當(dāng)接收進(jìn)館。

（三）對接收單位檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對接收單位的檔案人員進(jìn)行現(xiàn)場的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，使接收單位檔案人員對接收工作形成初步的認(rèn)識?，F(xiàn)場操作指導(dǎo)，手把手教他們?nèi)绾问占矸诸惥幠?，統(tǒng)一檔案裝具和檔案用品，培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督貫穿整個檔案整理與接收過程之中。

（四）加大對檔案事業(yè)的財政投入。財政投入是支撐檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，是發(fā)展檔案事業(yè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，是開展檔案工作的基礎(chǔ)性條件。目前縣級檔案部門大多財政投入不足，投入的經(jīng)費僅夠維持檔案工作的基本運轉(zhuǎn)，檔案指導(dǎo)人員正常的督促指導(dǎo)工作難以正常維系。河北、河南、江蘇、安徽等周邊省份都已確定了檔案保護(hù)費2元/卷/年的標(biāo)準(zhǔn)，我們省的檔案保護(hù)費標(biāo)準(zhǔn)至今沒有公布，大多數(shù)縣級檔案館達(dá)不到這個標(biāo)準(zhǔn)或財政支出中就沒有檔案保護(hù)費。各個縣級綜合檔案館的財政投入，與各自爭取財政資金的能力有關(guān)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，隨意性大，不能保證縣級綜合檔案館財政投入的穩(wěn)定性和可靠性。建議省檔案局與省財政廳聯(lián)合研究盡快出臺檔案館財政投入標(biāo)準(zhǔn)，以保證縣級綜合檔案館開展指導(dǎo)工作和接收進(jìn)館工作的有效有序開展。

（五）適度加強縣級綜合檔案館庫建設(shè)?？h級綜合檔案館普遍面積偏小，不足以滿足新形勢下檔案工作和接收工作的要求，新的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》已于2008年7月1日由國家建設(shè)部和國家發(fā)改委頒布實施，按照這個標(biāo)準(zhǔn)大多數(shù)縣級綜合檔案館建筑面積需要達(dá)到2600-4600平方米。對縣級政府來說這是一個大項目，在當(dāng)前的干部考核中檔案工作相對來說影響較小，投入大，看得見的效益比較低，政府沒有加大投入建設(shè)檔案館庫的動力。為了從政策層面解決檔案館庫的建設(shè)，需要從政策層面進(jìn)行調(diào)整。一是把檔案館庫建設(shè)納入對縣級政府考核的范圍且占分較重，給縣級政府建設(shè)檔案館注入政策動力和壓力。二是上一級政府負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)下一級檔案館建設(shè)。三是上級財政對縣級檔案館建設(shè)進(jìn)行最大限度補貼，現(xiàn)在臨沂市已享受檔案館建設(shè)補貼，但補貼標(biāo)準(zhǔn)需要再提高，以減輕縣級財政壓力，以利于檔案館建設(shè)落地。這樣，幾年之內(nèi)縣級綜合檔案館庫建設(shè)將會達(dá)到一個嶄新的高度，因為庫房緊張導(dǎo)致檔案接收難、難接受的局面將徹底改觀。

縣級綜合檔案館的檔案接收工作是其最主要的職能之一，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案接收工作做不好，檔案館的后續(xù)工作將成為“無米之炊，無源之水”，將對所在縣區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、社會造成無可估量的損失，對所在地方的歷史造成缺失斷代。因此我們需要加強日常的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案專兼職人員的教育培訓(xùn)，提高對縣級檔案部門的財政投入，搞好縣級綜合檔案館庫的建設(shè)，才能解決縣級綜合檔案館在檔案接收工作中存在的問題，保證縣級綜合檔案館接收工作的正常高效運轉(zhuǎn)。

（作者單位：山東省臨沂市蘭陵縣檢驗檢測中心）